档案数字化建设信息安全保障策略研究

许雯

摘 要：随着信息科学技术的高速发展，信息技术在档案领域的应用越来越广泛。档案数字化建设中影响信息安全的因素很多，在档案数字化建设中应该做好信息安全保障工作，建立健全有效的预警机制，充分运用信息安全技术等现代化科学技术，为档案管理信息安全营造良好的环境，以此更好地保障档案数字化建设中的信息安全。本文对档案数字化建设信息安全保障策略进行了研究和探讨。

关键词：档案；数字化；信息安全

0.引言

上世纪九十年代至今，信息技术的高速发展掀起了全球范围内的信息革命，也大大改变了我们的日常生活和工作方式，也为档案管理的现代化建设提供了便利[1]。信息技术改变了传统的档案管理模式，克服了档案纸质管理中存储信息量小、占用空间大等问题，实现了档案信息的共享和远距离传播。档案数字化建设能够提高档案的社会服务功能，满足社会不同阶层对档案资源的利用需求，并且拓展了档案信息的共享范围。但在档案数字化建设过程中，档案信息的存储对系统的依耐性更强，并且存储具有易变性和高密度性等特点，这也对档案数字化建设中的信息安全保障工作提出了更高的要求。档案信息化建设中的关键工作就是保障信息安全，在档案管理工作中研究保障信息安全的策略，能够有效拓展档案信息安全的研究领域，发展档案学研究的理论体系。本文分析了档案数字化建设中影响信息安全的因素，并探讨了相应的解决对策。

1.档案数字化建设中影响信息安全的因素分析

1.1环境因素

在档案数字化建设中各种自然环境都会对信息载体带来一定的影响，如有害气体、强光、霉菌等对光盘等载体的影响很大，温度、湿度过高或者太低都会让光盘、磁盘等发生变形、弯曲等。同时空气中的灰尘和霉菌容易对光盘表面造成污染，导致记录的信息损坏、丢失，并且这种损坏让系统无法读取光盘等载体中的信息，电子档案也无法发挥作用。有害气体和强光对电子档案载体的破坏性更大，有害气体具有一定的腐蚀性，容易破坏光盘让其老化、变质，而强烈的紫外线会让光盘等失去稳定性，进而影响到光盘的读出效果等。

1.2社会因素

社会因素中一方面是战争、社会暴力等不可抗力对数字化档案的影响；另一方面是人文因素对数字化档案的影响。在档案管理工作中由于管理人员缺乏信息安全意识，忽视了对档案信息安全的管理，特别是一些基层工作人员普遍将发展经济作为主要任务，认为档案管理工作可有可无。研究表明，我国很多企业在改制、兼并或破产时存在档案信息大量流失等问题。同时在档案数字化建设过程中，网络黑客、病毒和网络犯罪等对电子档案安全造成了很大的威胁，一些敌对势力会利用互联网窃取重要的档案信息或者进行其他非法活动。

1.3技术因素

档案数字化建设过程中的信息安全不仅与载体和环境等因素有关，其对系统也存在很强的依耐性，信息系统的软硬件更新换代的速度很快，并且计算机信息系统本身存在一定的脆弱性，这也导致系统很容易受到病毒等因素的影响。这主要表现在数字化档案信息的传递和识别离不开信息系统，如果离开信息系统对电子档案的信息安全影响较大[2]。当前电子产品更新换代的速度很快，推出的新产品会替代原有的信息存储等技术，必然影响到原有存储信息的读取。同时现有的计算机信息系统存在一定的脆弱性，虽然计算机系统功能强大，但仍然存在一些缺陷，现有的信息系统结合了通信、信息处理等多种功能，网络结构错综复杂、涉及内容十分广泛，也让档案信息安全问题变得更为复杂。

2.档案数字化建设中保障信息安全的策略

2.1完善档案数字化建设中的信息安全法律法规

档案数字化建设中的法律法规能够为档案信息安全提供必要的保障[3]。管理人员在档案管理中做到依法治档，能够有效避免任何损害档案信息安全的行为，同时法律法规给人们以心理上的威慑，也能够对损害档案信息安全的不法分子给予必要的惩戒，为档案信息安全管理创造良好的法律环境。

（1）档案管理部门应该加强对档案信息安全法规的宣传教育，让管理人员深入了解相关法律法规，档案信息安全管理工作中管理人员也应该树立信息安全的法制理念。在档案数字化建设工作中，档案管理部门也应该寻求社会不同阶层的帮助，让全社会参与到档案信息安全保障工作中，以此构建更为完善的档案信息安全保障法律体系。各级政府和相关管理部门应该充分发挥带头作用，做到严格守法、规范用法，不断提高自身的档案信息安全法制意识，对于损害档案信息安全的人员给予严厉的处罚，进一步提高档案执法的公信力。

（2）目前我国的档案数字化建设工作还处于初级阶段，对于档案数字化建设中信息安全法律法规的研究还不够深入，在一些方面还缺乏应有的引导性和前瞻性。例如，由于出现了各种新情况，相关部门对一些法规进行了修改或者补充。相关法律法规的频发修改也表明我们对于档案信息安全法律法规的研究工作还不够深入全面[4]。因此在理论研究方面我们可以充分借鉴国外的成功经验，通过多方面的借鉴对比为研究档案数字化建设信息安全保障打下坚实的法律基础，以此为制定科学合理、具有前瞻性的法律法规提供理论依据。

2.2健全档案数字化建设中的信息安全管理体系

档案数字化建设中涉及到软硬件、档案数据和环境等多种因素，在档案信息安全管理工作中应该树立科学管理的目标，不断完善档案信息安全管理体系，以此保障档案数字化建设中的信息安全。

（1）档案数字化建设中应该努力提高档案管理人员的专业素质，可以说人是档案数字化建设中的安全守护者，也可以说是破坏信息安全的“始作俑者”。随着档案数字化建设进程的深入推进，档案管理工作中也提高了对档案信息安全管理人员的要求。首先档案管理人员应该提高自己的政治素养，在档案管理工作中选拔政治可靠、有强烈责任心的人员，并且在日常工作中注意他们的言行和工作态度，加强对管理人员的教育和培养，充分调动他们工作的积极性和创造性。档案管理信息化建设中也应该注重培养管理人员的信息素质，档案信息安全管理人员可以通过培训或者自学的方式，加强互联网、信息技术等方面的学习，大力提高自己的档案数字化管理水平。此外，档案数字化建设中管理人员应该努力提高自己的业务素质，了解档案数字化管理的所有流程，并且加强对档案科学管理方法的学习，提高档案管理工作效率。

（2）在档案管理工作中应该建立健全档案信息安全管理体制，档案信息安全管理工作属于一项复杂的工程，需要在管理过程中制定明确的制度，做到双管齐下，以此保障档案信息的安全效益。数字档案信息被建立后在管理过程中很容易损坏，在安全管理过程中应该明确各方面的建设主体，规定各级部门的具体权责，在数字化档案使用过程中严格控制审批、查询和通信等流程，做到不仅保障数字信息档案的安全性，也能够发挥数字档案的优越性。

（3）在档案数字化建设中提高档案数字化建设中的信息安全保障技术。首先构筑信息安全防火墙，通过物理安全防范、软硬件保护等方式避免档案信息受到外来攻击，制定完善的档案信息管理规范，提高物理层面的安全性能。加强访问、目录级别等方面的控制，通过限制访问等方式提高控制力度[5]。通过监控、审核和备份等保护措施，避免各种外力或者人为因素对信息系统的破坏。对档案数据信息进行必要的特殊处理，例如可以将这些信息进行加密，避免非法分子恶意篡改。做好数据和系统备份工作，保障系统或者数据在遇到外力破坏后可以恢复，避免在系统损坏后出现系统崩溃或者数据丢失，进一步提高信息系统的稳定性和可靠性。

3.结语

保障信息安全是档案信息化建设中的关键性工作。档案管理工作中应该完善档案数字化建设中的信息安全法律法规，健全档案数字化建设中的信息安全管理体系，大力提高档案管理人员的专业素质，以此确保档案管理工作中的信息安全。

参考文献

[1]窦雪兰.论信息时代档案工作的三大转变[J].宿州学院学报，2010（04）.

[2]解颖娴.信息时代电子和纸质档案并存的必然性分析[J].芜湖职业技术学院学报，2011（03）.

[3]甄进芬.信息时代电子文件对传统档案工作的冲击和挑战[J].新乡教育学院学报，2012（04）.

[4]惠芬，王永君.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2011（06）

[5]范淑清，江涛.信息时代企业档案管理服务模式创新[J].佳木斯教育学院学报，2010（06）.