怎样确保网络条件下办公室自动化系统的安全可靠运行

王雯

摘 要：随着经济的飞速发展和社会的进步，网络技术已经广泛的应用于人们的日常生活和生产中。网络技术的飞速发展对办公室的建设造成很大的影响，传统的办公室逐渐被全新的网络化自动办公室模式代替，办公室的自动化使用网络技术代替传统的手工办公，极大的提高了工作效率。本文重点介绍了自动化办公室的特点及办公室自动化的建设。

关键词：网络；办公室自动化；建设

随着网络技术的飞速发展，传统的办公模式已经不能适应新环境的要求，为满足社会发展的需求，办公室自动化的建设规模越来越大，在网络条件下，办公自动化已经成为现代办公室建设重中之重。办公室自动化能有效的改善办公条件，提高办公室的工作效率，办公室自动化具有文字处理功能、图形处理功能、声音处理功能、日常事务处理功能、局域网络功能等诸多优点，自动化办公模式对现代办公室有极其重要而意义。

1 办公室自动化

1.1 办公室自动化的概念

办公室自动化的英文名为Office Automation，缩写为OA，是近年来新型的办公理念，办公室自动化是指通过网络信息处理系统自动化的处理办公室事务，办公自动化的范畴比较广阔，只要在在传统的办公室中使用各种新技术、新设备进行办公工作都属于办公室自动化的范围。

1.2 办公室自动化的特点

办公室自动化是应用计算机网络技术代替人工处理办公是的日常事务，办公室自动化具有文字处理功能、图形处理功能、声音处理功能、日常事务处理功能、局域网络功能等特点。文字处理功能是指办公室自动化具有办公文件的编辑、修改、储存、打印等功能，极大的提高了办公人员文件管理能力；图形处理功能是指办公人员可以通过网络技术对一些图形进行分析、处理，根据图形的变化趋势做出正确的判断；声音处理功能是指办公人员可以利用自动化办公设备进行远程通话；日常事务处理功能是指办公人员可以利用自动办公设备处理一些日常的工作事务，如日常邮件的管理、会议的安排等；局域网络功能是指通过网络技术建立一个局域网，将各部门的办公室关联到局域网中，实现各部门的资源共享，方便各部门的信心交流。

2 办公室自动化建设的原则

在建设自动化办公室时要坚持办公室的规范性原则、先进性原则、完整性原则、实用性原则、可靠性原则。

2.1 规范性原则

办公室的自动化系统要有规范、系统的操作流程，因此在建设自动化办公室时，要遵守办公室的规范性原则，只有保证办公室的规范性，才能确保办公室的文件管理、日常事务处理、信息处理、会议管理等有一个良好的运作平台，才能满足办公室日常工作的需求。

2.2 先进性原则

办公室自动化的建设要有较高的出发点，要采用先进的技术及设备进行办公室自动化建设，确保自动化办公室的长期运作，避免因技术或设备落后等问题造成的办公室自动化系统的淘汰，造成自动化办公室的无效建设。

2.3 完整性原则

为确保办公室自动化的有效工作，必须建立一个完整的自动办公系统，只有自动办公系统的信息处理系统和数据接收系统能满足办公室的日常工作需求，才能保证办公室自动化的正常工作，因此，在进行办公室自动化建设时要严格的遵守完整性原则，确保办公室自动化系统的有效运行。

2.4 实用性原则

在构建办公室自动化系统时，要确保办公室自动化系统的实用性，不能为了节省投资使用一些不切实际的设备，办公自动化系统的编码、功能、数据库、信息管理中心等要有良好的扩充性，确保在未来的发展中，办公室自动化系统的正常运行。

2.5 可靠性原则

在建设自动化办公室时，要充分的考虑办公自动化系统的安全性和可靠性，防止重要的机密文件丢失，自动化系统的数据库和信息库要有备份系统，只有授权的用户才能进入信息管理中心查询信息，为保证系统的可靠性，必须建立系统安全日志，对访客的访问时间进行记录。

3 办公室自动化建设的意义及存在的问题

3.1 办公室自动化建设的意义

办公室自动化能让办公人员快速、准确的处理各种信息，有效的提高办公效率，在网络条件下，运用计算机网络技术建设自动化办公室，极大的提高了办公室的现代化管理水平和服务水平，办公室自动化具有处理事务快、信息储备量大、科学性强、保密能力强等诸多优点，极大的提高了文件的管理能力和保密状况。办公室自动化能积极的辅助办公室的各项事务顺利的开展，对现代办公室工作有极其重要的意义。

3.2 办公室自动化建设存在的问题

目前，办公室自动化建设中存在一定的问题，影响了办公室自动化的建设。长期以来，人工办公的模式已经深入人心，一些办公室工作人员很难接受办公自动化的办公方式，造成自动化办公同传统办公相冲突。由于办公室自动化的管理制度不健全，导致办公室自动化系统的安全性受到影响，自动化办公系统收发、处理、存储的信息具有很高的利用价值，如果办公室自动化系统的安全得不到保障，将严重的制约办公室自动化的发展。在计算机网络化背景下，一些黑客经常利用网络技术攻击办公室自动化系统，导致文件信息泄露，造成严重的损失。

4 办公室自动化建设中存在的问题处理措施

4.1 安全保障措施

为确保办公室自动化系统安全的运行，单位可以利用自动化操作系统、电子邮件、数据库、应用系统提供的安全控制体系等严格的控制使用用户，单位要在办公室自动化设备上安装相关杀毒软件，对重要的机密文件在传输工程中，要加密处理，防止信息的泄露，为确保文件的安全传输，单位应该建立独立的内部网络系统，尽量减少单位的网络系统同外部网络的关联。

4.2 完善办公室自动化规章制度

办公室自动化系统和其他的管理软件系统不同，办公室自动化系统处理的文件具有一定的法律效力，因此，单位要建立完善的办公室自动化管理制度，保证单位办公室自动化的正常运行，通过严格的规章制度，减少因工作人员操作失误造成的文件信息泄露，确保单位办公室自动化系统的良好运作，有效的提高办公室工作效率。

4.3 建立专业办公室自动化工作人员

办公室自动化系统具有很高的专业能力，由于传统的办公室工作人员大部分进行的是人工处理，很难适应自动化办公系统，在运用办公室自动化系统时，不能有效的处理事务，因此，单位要建设一支专业办公室自动化工作人员，确保办公室自动化系统的良好运作，避免因为确少专业的操作人员而不能有效的运行。要注重办公室工作人员的思想政治教育，强化工作人员的工作责任心，科学的对办公室工作人员进行培训，有效的加强办公室工作人员的专业技能，提高办公室工作人员的综合素质，确保办公室自动化系统的正常运行。

5 总结

办公室自动化能让办公人员快速、准确的处理各种信息，有效的提高办公效率，办公室自动化能提高办公室的现代化管理水平和服务水平，因此，单位要加强办公室自动化系统的安全管理，建立完善的办公室自动化规章制度，建立专业办公室自动化工作人员，确保办公室自动化系统的正常运行。

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