“网络报销”在企业财务管理中的运用分析

（中国储备粮管理总公司 北京100044）

一、“网络报销”的发展

所谓“网络报销”是指在单据填写、凭证提交和审核支付等环节实现网络化、标准化的业务操作模式。国际著名的IT公司，如Microsoft、IBM在ERP的基础上，利用自身的开发能力，成功地实现了网上审批系统和财务系统的前端数据共享，如Microsoft的MS-Expense，IBM的NEDS等。但上述系统仅仅适用于这些公司内部，在我国财务系统不兼容，实施成本也很高。国内专业厂商的网上报销系统结合国内各行业需求自主研发，如民安信网上报销与费用管控系统（MAXTECH-OACC）、矩方的兴元X/3、友为网上报销系统等，系统成熟稳定，应用效果比较显著，性价比较高。随着网络的进步，网上报销系统和财务管理软件的融合趋势日益明显，并向着社会化、移动化、协作化方向发展，结合了预算管理、现金管理、收支管理等财务功能，因而不仅仅是报销软件，更是预算控制和成本计量的有效工具，通过实施网络报销，企业可以实现业务财务预算管理有机结合，大幅提升企业资源的合理流动。21世纪以来，信息化程度高的国有企业已经开始使用了网络报销。作为大型上市企业，对于预算管理控制又有较高要求，需要一个符合要求的工具和途径。同时，集中报销数据量大，审批不及时，财务记账、支付压力增大。通过网络报销系统，可以实现集团财务的集中管理与监控；在线统一费用报销用款审核控制机制；实现远程处理、动态核算；企业可以根据预算控制、历史报销情况进行评价和控制，进而通过网上银行兑付，加快了支付速度，节约了成本开支。

二、“网络报销”与传统财务报销的比较优势

（一）提高工作效率

通过报销流程的标准化，规范了填单要求、审批流程，提高了审批速度。传统手工报销时，各级审批人在审批单据时由于时间、地点因素不能快速通过，有时在某一审批节点会停留很长时间，甚至需要报销人员来来回回奔跑很多部门，报销周期过长，员工抱怨，领导繁琐。通过网络报销，可以提高报销人填单效率、管理者审批效率以及费用会计凭证生成效率。差旅费补助、金额合计等计算可以按照报销制度设计公式，自动计算，节省大量繁琐的计算时间。

（二）便于实现财务公开透明与预算控制

“网络报销”最显著的优势在于能够按照严格报销规定和操作流程进行管理。当报账人员在网络操作中出现超预算、超范围、超标准支出时，系统将自动提示，并无法进行下一步操作，从而为实现预算管理的实时监控，减轻财务审核压力，为有效实现“三公”支出透明提供了基础，为有效落实中央“八项规定”提供了监督手段。全程实时费用监管，掌握费用支出流向，真正实现了“事前预算控制，事中动态监控，事后评价分析”。

（三）便于提高查询效率

在企业内部审计和外部审计过程中，均要求对原始单据进行细致查询。传统财务报销手段需要耗费大量时间对原始单据进行复印、装订与存档，再花费大量精力进行查询，势必降低审核效率。“网络报销”的便利性也体现于通过对原始单据进行扫描，实现数字化存储。在需要查看相关原始单据或其复印件时，只需从系统中调取进行查阅即可，极大地节省了审核时间，提高查询效率。

（四）实现标准化流程，作为企业控制风险的抓手

财务管控和业务协同，将业务流程与报销流程有机结合，有效落实风险管控、全面预算管理、内部控制等各项企业管理制度，将各项控制制度全部渗透到流程的各个环节，固化到报销系统里，推进财务管理的“四化”（规范化、标准化、流程化、自动化）进程，为公司长期稳步发展打下坚实基础。

（五）为精细化管理提供数据支持

电子报销单在完成报销流程后，报销信息作为可以深度挖掘的财富。如进行成本、利润分析；客户信用管理；构建绩效管理模型，为管理者提供量化的数据作为决策的依据。

三、中储粮系统实施网络报销的思考

（一）推进“网络报销”的必要性

中国储备粮管理总公司2000年成立，注册资本166.8亿元，受国务院委托具体负责中央储备粮（含中央储备油）的收购、存储、调运、销售及进出口业务等，组织架构为“两级法人，三级架构”，在全国31个省、区、市设立了24个分公司和几百个直属库。总公司及直属库是法人单位；直属库是三级管理单位，是独立核算、自负盈亏的法人实体。目前很多分公司实现跨地区的统一经营，一个法人单位和几个跨地区的非法人实体共同经营，因此实施网络报销可以提高工作效率、降低成本开支、增强资金管控能力。

目前，中储粮总公司系统内部预算管理已实行多年，预算的理念深入人心，但是传统的手工报销方式，使得预算控制执行相对滞后。通常员工来报销、领取支票时，财务人员查询预算表，逐笔登记支出并计算预算后，才能掌握预算的执行进度。特别是业务量大时，靠手工归集预算，费时费力，容易出差错，不利于预算执行中的控制。因此开展网络报销，是加强企业管理、强化成本费用控制的重要措施。

（二）中储粮总公司实施“网络报销”的设想

通过总结试点经验，笔者认为网络报销软件首先要保证网络安全，操作要简单易用。然后实现前置审批控制财务风险，提供动态的预算执行控制，优化费用报销和管控流程，为企业提供完善的资金管控系统，提高企业管理水平。

1.强化预算管理，落实前置审批。通过网络报销系统，有效落实预算的前置审批要求。重点加强对直属企业购销合同、费用支出的前置审批。例如，直属库向粮食经营者收购粮食支付货款时，一般采用先货后款的形式进行。购销部门业务员依据合同付款进度及时获取发票，核实收购入库粮油数量质量后编制付款审批单。通过网络报销流程，经购销部门负责人、财务部门负责人、仓储部门负责人审核后，按权限报分管副主任及库主任审批。超过规定限额的大宗款项或超过分公司区域指导价的，必须经分公司审批后，财务部门出纳员再依据报销系统审批生效的付款单、合同、发票、原始入库单付款。通过网络报销系统，实现预算数据的实时更新，减轻了财务人员工作量，确保了数据准确真实，还可以将多年预算数据、支出数据对比分析，趋势分析，增强企业财务分析能力。

2.制度流程化，提升管理水平。梳理业务流程，对公司内部业务流程和管理过程进行优化，将企业内部控制制度嵌入网络报销系统，关键环节业务流程自动化，实现业务管理制度化，制度流程化，流程信息化，从而提升企业风险控制能力。即对分、子公司、直属库的业务流程与日常管理制度进行梳理，参照总公司分别制定相应的《内部控制指引》，针对关键控制环节的风险点，提出控制目标，制定控制措施，将控制措施固化到网络报销系统中，努力做到工作流程信息化，实现在线监控。充分利用现有业务管理信息系统、购销资金风险防控系统、办公自动化等系统，将物资采购制度、工程招标制度、粮食轮换等各项制度固化在网络报销系统的各个流程中。如果未按规定流程流转，将无法支付资金。通过与“智能化粮库”、“ERP”等系统对接，实现财务管理信息化与计划、统计、仓储、人事、投资等业务系统的有机链接，真正实现集团公司信息一体化管理。实现对企业各类资源、生产要素的综合管控，从事后监督变为过程监督、在线管控，使企业管理智能化、标准化。

3.费用标准化控制，有效节约开支。为有效落实中央的“八项规定”、“六项禁令”以及中储粮总公司“加强公司系统作风建设的七项要求”，参照《中央和国家机关会议费管理办法》、《中央和国家机关培训费管理办法》、《中央和国家机关差旅费管理办法》、《行政事业单位业务招待费列支管理规定》、《北京市党政机关外宾接待经费管理办法》等规定，将各项费用支出标准内置在网络报销系统内，实现费用标准化控制。对企业生产经营过程中的可控成本推行对标管理，从而实现企业的降本增效目标。

4.合同动态管理，有效防控风险。将合同管理模块内置在网络报销系统中，有效落实企业风险管控。资金支付时，网络报销系统提示输入合同编号，在线查询合同条款及历次付款时间、金额、比例、付款必要条件等，相关业务领导在线确认达到必要付款条件后，主管财务领导审批支付款项。系统自动生成累计付款金额、余款等信息。业务和财务人员可能有变动，对项目情况不了解，通过报销系统内置合同台账，可动态查看合同项目履行情况及付款情况，或者到了付款周期，系统自动提示，避免重复或遗漏支付款项。此外，从合同台账里可以挖掘大量信息，企业可以综合分析加以利用。例如根据网络报销系统的合同台账，可以提炼上游供货商及下游客户的名称及其信用情况，对不良客户信息导入“黑名单”数据库，在全系统范围内共享，从而防范企业经营风险。Z