总编室人员需具备的意识和能方

唐允

摘要：在出版企业内部经营管理机制改革过程中，每个部门人员都需要密切配合，深化对本部门工作的认识，不断探索改进，从而提高出版界这“第二步改革”的成效。总编室作为出版社编务工作的中枢部门，应该如何在这次改革中提高部门效率？本文结合实际工作体会，总结了总编室人员主观上应该具备的5种意识和客观上需要具备的8种能力1以求进一步促进总编室工作的开展，充分发挥总编室在出版社工作中的重要枢纽作用。

关键词：“第二步改革”；总编室；5种意识；8种能力

随着出版企业体制改革的完成，内部经营管理机制的改革成为迅速启动的“第二步改革”，这步改革不仅需要社领导班子的总体规划和研究部署，同时更需要出版社每个部门人员的建言献策、贯彻落实。为此，各部门都应进一步深化对本职工作的认识，不断探索改进，从而提高改革成效。

总编室（有的出版社称作“总编办”，是总编办公室的简称）是出版社一个特殊而重要的部门，有人曾把总编办比喻为“出版社的润滑剂”，由此形象地描述了总编室工作对于出版社的重要性。但在具体的工作中，笔者感到这个“润滑剂”遇到的阻力还是相当不少的。例如，总编室的工作不像编辑工作那样有着明晰的从选题策划到出版完成的起始节点，工作成果难以量化，烦杂的工作中总编室人员缺乏一定的成就感，进而导致了工作的机械性，创新力缺乏；另一方面，有些编辑及有些部门人员也认为总编室的工作只不过是打打杂，签签字，开开单子等，所以当选题申报、书号下发、稿酬支付等工作在时间上的要求得不到满足时，常会产生对总编室工作的不满。而当总编室在执行管理职能，如发布一些社内政策文件时，也常常不能得到充分理解，认为这是给出版发展增加束缚，往往需要总编室人员多次解释沟通才能勉强配合工作。

要克服这些阻力，除需要社领导对总编室工作给予充分的重视外，还需要编辑人员增加对总编室工作的了解，更重要的是需要总编室人员自身提高综合素质。正如马克思主义唯物辩证法所言，内因对事物的发展起决定作用。只有总编室人员本身的素质提高了总编室的工作才能更加有条不紊，真正对出版工作起到润滑、促进的作用。笔者在此结合平日的工作内容总结了总编室人员应该具备的5种意识和8种能力，以求进一步促进总编室的工作，充分发挥总编室在出版工作中的重要枢纽作用。

一、总编室人员需具备的5种意识

人类的任何行为都在意识指导下有目的、有步骤地进行，做好总编室工作，首先要强调5种意识：

一是服务意识：总编室的服务对象非常广泛，对外包括作者、读者，对内包括编辑、营销等各部门，服务内容也纷繁复杂，这就要求总编室人员在编务工作中时刻保持耐心、细致、周到，同时要加强主动服务的意识，例如平时注意收集工作中遇到的各类问题，认真归纳分析，针对性地发布一些出版提醒、业内动态等，这样既有利于社内各部门之间的工作协调，更从总体上有利于塑造出版社的良好形象。

二是管理意识：虽然这种管理有时得不到编辑的理解，但总编室人员必须认识到“管理就是一种服务，这种服务是管理中服务意识、服务态度的具体表现，是贯穿管理始终的”。对于总编室负责的出版环节，必须加强责任感，严格把关，不能轻易做老好人，台则就很容易让部门工作限于被动，使总编室的管理职能流于一句空话。

三是创新意识：总编室人员在烦杂的工作中应该勤于思考，提高创新意识，努力让工作充满活力，例如在向社领导提供各类出版信息统计时，工作不能仅仅停留在被动地提供某些数据、制作表格上，而应该先行分析，提升视角，尽力做到在向领导提供信息的同时阐明自己的分析结论，以加强参谋的作用。

四是大局意识：在与外界打交道以及与社内其他部门的沟通中，总编室人员必须时刻保持大局意识，对外与作者、读者和上级部门沟通时应大方得体，不卑不亢，时刻维护出版社形象；对内，在发布通知规定、作出行为之前一定要通盘考虑，注意细节，尽量做到条理清晰，理据鲜明，只有从出版社的整体利益出发才能有效地处理好各类矛盾和问题。

五是版权意识：管理版权业务也是总编室的工作内容之一，为此总编室人员一要加强版权贸易的意识，例如结合本社特色分析选取特色出版物，通过参加国际图书博览会等书展并加强对国外相关领域出版物的了解，以促进版权引进和版权输出工作；二要加强版权使用和保护的意识，加强著作权知识的学习，在维护本社出版物合法权益的同时也能做到合理使用其他相关作品，这点在版权问题较为突出的数字出版形势下更为重要。

二、总编室人员需具备的8种能力

在实际工作中，仅仅具备正确的工作意识还不够，所谓“心有余而力不足”，这正强调了客观能力对人们达到行为目标的重要性。综合分析总编室的工作内容，笔者认为总编室人员还需具备以下8种工作能力：

一是政策学习能力：负责编务的总编室工作是一种政策性很强的编辑组织管理工作，总编室人员应认真学习出版行业的各类文件法规，理解透彻并能对编辑在出版过程中提出的疑难问题给出权威的解答，而不能似是而非，让编辑无所适从。

二是制度建设能力：国家有关出版的成文法律法规通常具有普适效力，而每家出版社在实际工作中遇到的问题则多种多样，新情况也层出不穷，这就要求总编室人员平时应注意积累，结合国家的相关政策法规及时对社内相关制度进行修订完善，并建立健全各类流程管理、质量保障体系，如在《<中国标准录音制品编码>国家标准实施办法》和《音像电子出版物专用书号管理办法》发布后，应及时对以往电子音像出版物书号申领程序做调整，以便让编辑们充分了解流程，保证电子音像出版物的正常出版进度。

三是文件处理能力：作为出版社对外联系的一个窗口，总编室常常收到上级下发的各种调研通知、活动通知等，对此，需要总编室人员具备高效的文件处理能力，包括良好的语言表达能力和沟通能力，通过与社内各部门的联系，深入了解社内相关情况，统计分析有关资料和数据，形成书面报告，正确而全面地向上级汇报，以便行政部门对出版社整体情况形成全面而不失细致的认识，进而制定宏观政策予以指导。

四是选题分析、跟踪能力：总编室承担着全社选题整理、分析、上报的任务，选题计划体现了整个出版社的出书结构、品牌特色，对于每一次的选题申报，总编室绝不能只是简单地进行汇总相加，而应对选题的整体结构进行详细分析，例如在区分出教材类、学术专著类、大众类、重大选题的基础上，进一步关注哪些有做成长线产品的可能，哪些具备申报项目、奖项成为重点产品的潜力等，这样在出版社选题论证会上就可提供一份材料翔实而又让人一目了然的选题计划分析书，便于社领导有的放矢地高效论证，掌握选题动态，把握出书结构。在选题报批后，总编室更要对其中的重大、重点选题及时予以跟踪，加强监督管理，提高选题实现率。

五是组织协调能力：“曾经有出版社在某种图书上出现重大的政治性失误，在追查责任的时候，竟然发现，二审、三审都对这个问题提出了质疑，要求妥善处理，结果责任编辑竟然没有处理这个意见就发稿了，后面的环节也就疏漏过去了。试想，如果我们总编办负责发稿的同志能够仔细检查三审意见的落实与处理结果，这样的问题是完全可以避免的。”。正如这里所说的，总编室的日常编务工作潜移默化地体现了协调能力，这种协调能力并不是单纯机械地推进流程，而应是有意识地、积极主动地审核协调；而除了日常编务工作以外，各类社级项目、奖项的申报组织更对总编室人员的组织协调能力提出了更高要求，包括项目评估，认真填报申请书等等，其中涉及与编辑、专家、营销部门、出版部门的协调以及向上级主管部门的咨询等工作，在这类工作中，总编室人员如果考虑不全面，没有良好的组织协调能力，常常会引发部门之间的不满，甚至导致责任互相推诿，进而阻碍项目申报和实施的进度。

六是综合的信息分析能力：当前信息化社会的发展使信息成为重要的生产力要素之一，对于出版业来说，获得高质量的信息成为选题策划创新的起点。编辑需要敏锐的信息捕捉能力，身处编务工作枢纽部门的总编室人员更需要综合的信息分析能力。就此“总编室要变被动为主动，想社领导和编辑部门之所想，进一步增强信息统合、分析职能，准备多层次、多渠道的分析报告，这样才能更好行使建议权和引导权。”这种综合的信息分析能力既包括纵向上对出版界政策文件的上传下达，也包括横向上对业界动态、热点问题的研究整理，同时还包括搜集和本社出版工作相关的信息，加强社内信息反馈改进工作等。

七是团队协作能力：总编室的工作涵盖了出版前期的选题申报、重大选题备案、中期的流程管理以及后期的稿酬发放、工作量计算等，这一系列工作不可能单独由哪一个人完成，需要部门全体人员的配合，因此，团队协作能力在总编室工作中尤为重要，总编室人员应该根据个人特点统筹安排部门分工、常常交流互通消息、遇到问题不互相推诿、彼此相互取长补短等等。

八是熟练的网络办公能力：随着计算机网络信息技术的不断进步，现在出版社内部基本都实行了OA办公系统，而选题申报、书号申领以及一些项目申报等也都实行了网上申报方式，这大大提高了编务工作的时效性，但与此同时也对总编室人员提出了快速提高网络办公能力的要求，即能迅速而熟练地掌握各类系统，并能发现问题及时与相关部门沟通，同时要对本部门工作中提供的信息数据进行及时的更新和维护，以保证系统中的信息准确性等。

综上，作为总编室人员应当始终牢记《图书编辑工作基本规程》中的规定：“总编室是编务工作的组织者和管理者。它是总编辑的指挥和参谋机构，基本职责是组织编辑工作各项计划的制订、实施，协调各环节的关系，联系作者、读者，管理版权业务，为编辑工作提供优质服务，促进图书质量的提高。”在正确意识的指导下，自觉提高自身综合能力，以使总编室的工作不断适应日益变化的出版形势，将部门作用发挥到最大化，是为当今总编室人员的工作要务。