高校实验文档资料分类归档研究

摘 要：高校实验文档资料分类归档是高校实验工作的一项重要内容，这项工作的好坏直接影响了高校档案管理工作的开展，本文分析了高校实验文件档案资料的分类归档管理现状及原因，并提出了自己的分类归档标准。

关键词：高等学校；实验档案；分类；归档

目前，绝大部分高校都有实验室与设备管理处这个职能部门，从事相关的实验教学、实验科研、实验教研和实验管理等工作，为此，会形成许多相关的档案文件资料。作为教学为第一线的高校来讲，实验显然为教辅部门，教辅部门的人力资源配备、财力配备等方面可能存在弱势，因此，许多高校都面临着如何管理高校实验文件档案资料的问题。笔者在从事高校实验工作中，曾负责制定相关的实验档案分类标准，在制定过程发现的相应问题，引发了笔者对高校实验文件档案资料分类归档的思考。

1 高校实验文档资料分类归档现状、问题及原因分析

从总体来讲，高校实验文件档案资料分类现状不理想。笔者通过期刊网检索发现，专门论述这个问题的文章寥寥无几。而且笔者通过对自己附近的几所高校的调研发现，高校实验文件档案资料分类现状情况的确不容乐观。主要表现在如下三个方面：

1、从全局来讲，高校实验文件档案资料分类归档不健全。主要原因是：

（1）从事实验管理的人，缺乏档案管理的知识，也就是说，从人力资源配备来讲，具有不合理性。目前，许多高校对实验管理人员的要求并不高，从学历结构来讲，有的高校只要求具有高中学历的人就行，有的高校要求具有专科以上学历，但据笔者走访有关高校，以及结合本人的工作经历，发现：相对教学第一线来讲，甚至相对其他教辅部门来讲，具备研究生（含）以上学历的人从事实验室管理工作的人并不多，在一些地方院校更是如此。从专业来讲，更是五花八门。高校实验人员专业结构不合理，信息类专业人员太少。有些高校，将一些在其他部门工作不理想或不想再从事自己相关工作的教师调往实验部门，这样做可能存在一个极大的问题，该同志是不是一定会适合做实验工作。如果实验工作是收编了一些在其他岗位不合格的同志来承担，极难相信，这些同志们会在新的实验岗位上做出出色的贡献与优秀的成绩。

（2）从经费来讲，高校的实验工作也存在着极大问题，制约了合理而科学的实验文档资料分类归档标准的出台。经费不足，对实验工作无论从形式来讲，还是从内容来讲，都会产生很负面的制约。想一想，连该悬挂各实验室的规章制度都因没钱而实现不了，会有井然有序的实验教学、实验科研、实验评估吗？因为经费的问题，还会对其他方面产生深远的影响。因为没有钱，该走出去参观学习其他院校，走出去接触生气勃勃的社会生产实践的机会都没有，实验工作会做好？也正是因为经费的问题，使得一方面招不来合适的人才，一方面没有资金去培训实验教师，不能及时跟进生机勃勃的社会；另一方面，也使得管理工具极为落后。尽管有些省市在高等学校基础课教学实验室评估标准中，明确规定实验室要有基本的信息和仪器设备信息的计算机化管理，如山东省就做了这样的规定，但对许多高校来讲，因为经费的原因，可能连实验人员日常办公都没有计算机，何谈将有关信息数字化管理？更谈不上制定出参照网上、其他院校分类合理的实验文档资料的分类归档标准。

（3）缺乏统一的实施标准。因为从目前现有的法律法规行政规章行业标准来看，无论是《高等学校实验室工作规程》、《关于加强高等学校实验室工作的意见》、《关于加强高等学校物资工作的若干意见》、《高等学校仪器设备管理办法》以及地方性法规行业标准，如《山东省高等学校基础课教学实验室评估标准》等，都没有对实验文件档案分类归档做出统一的部署与标准化。

2 高校实验文档资料分类归档

实验文件档案分类标准直接影响了其他的文件档案管理工作，是其他实验文件档案资料管理工作的基础，基于其重要性，笔者结合自己的工作岗位及其相关的档案管理知识，并结合有关的实验室工作法律法规行政规章地方性法规等，制定如下的实验文件档案资料分类归档标准，以供同行参考。

1、高校实验档案实行集中统一管理的原则，由各教研室或系及实验指导教师收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交高校实验室管理部门。由实验室工作人员负责审查把关，分类排列上架，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将实验档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

2、归档范围

实验教案；学生实验报告；实验教学进度表；实验成绩表；实验课任务；实验课总结；实验指导教师及专职实验工作人员基本情况信息表；学校、高校领导及实验室与设备管理处有关实验方面的规章制度、会议记录；实验工作人员在工作中形成的文件材料（如实验室工作计划总结，每年本实验室工作人员的考核材料，实验管理制度，本实验室工作人员的研究成果材料、论文，实验培训材料，每年实验室新增、报废仪器设备情况记录，仪器设备、低值易耗品的账目等）；以及为迎接院系、学校、教育部评估等工作而需提交的有关实验材料。

在载体形态上既有纸质文件材料又有照片、录音、录像带、磁、光盘等材料。

3、归档时间

各教研室或系及相关实验指导教师、实验专职人员要按时收集、整理各类实验文件材料。实验教学进度表要在每个学期开始前两周内由实验指导教师填写完毕；实验教案、学生实验报告、实验成绩表、实验课任务、实验课总结要在每个学期末的最后两个星期内由实验指导教师整理完毕。实验专职工作人员要及时收集整理有关实验文件档案材料，养成每项工作任务完成后的有关材料及时归档的好习惯。

4、归档要求

凡归档的实验文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备、并一律使用碳素墨水、兰黑墨水或其它中性笔书写。不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。卷内文件排列遵循专业有关要求。

5、归档份数

凡是高校实验室管理部门报校级、本院系级领导、高校实验室与设备管理处等的文件材料，均需留存实验室一份。实验教案、学生实验报告、实验教学进度表、实验成绩表、实验课任务、实验课总结等均需由实验指导教师归档一份。endprint

6、归档手续

各教研室或系及有关实验指导教师将有关实验文件档案材料收集整理后按规定向高校实验室管理部门归档，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。

7、实验文件档案分类

（1）体制与管理：

1-1、实验室的建立：实验室建立批准文件或认可文件、实验室任务说明、实验室简介、软件申请等。

1-2、管理机构：证明高校实验室主管领导的文件等。

1-3、建设计划：学校实验室建设计划方面的文件、建设整体规划和有关工作计划，如三年规划等。

1-4、体制：高校对实验室管理体制方面的文件、实验室负责人任命文件、人财物管理体制等。

1-5、管理手段：实验室基本信息和仪器设备信息计算机管理文件。

（2）实验教学：

2-1、教学任务：实验课教学大纲、教学计划、实验指导记录、工作量计算办法、计划内计划外学时人数证实材料等。

2-2、教材：实验教材、实验指导书、实验教案等。

2-3、实验项目管理：实验卡片、计算机项目管理数据库。

2-4、实验考试或考核：考试或考核办法、1-2年试卷或成绩记录。

2-5、实验报告：原始实验数据记录、实验报告。

2-6、实验研究：实验研究计划和成果、开放性实验。

2-7、每组实验人数：实验课班级名单、实验分组情况、实验课表、计算机台数、实验项目数、上课教师数（及每个教师带学生数）。

（3）仪器设备：

3-1、仪器设备管理：仪器设备账卡（单价800元以上仪器设备）。

3-2、低值耐用品管理：单价800元以下仪器设备账卡。

3-3、仪器设备维修：仪器设备维修记录。

3-4、仪器设备完好率：仪器设备完好率统计。

3-5、精密仪器及大型设备管理：有关规章制度及执行文件、大型软件或套件资料及其管理形成的文件。

3-6、仪器设备的更新：更新规定、更新率统计、有关统计数据。

3-7、教学实验常规仪器配置套数：实验项目常规仪器统计。

（4）实验队伍：

4-1、实验室主任（负责人）：实验室主任（负责人）信息情况表、对实验室主任（负责人）综合考评材料。

4-2、专职人员：专职人员信息情况表。

4-3、人员结构：实验专职工作人员结构分析表（高级技术职务、中级技术职务、技术工人等）。

4-4、教学与实验技术人员的比例：实验指导教师与实验专职人员结构分析表。

4-5、岗位职责：实验指导教师职责、实验专职人员工作岗位制、专职技术人员工作记录。

4-6、人员考核：实验室专职工作人员考核制度、实验室主任（负责人）考核表、实验室技术人员考核表、实验问卷调查表及其分析、实验指导教师考核制度及考核材料等。

4-7、人员培训：实验室专职人员培训计划、执行材料。

4-8、实验指导教师：实验教师首次上岗的培训要求及记录、首开实验试讲、试做记录等。

（5）环境与安全：

5-1、学生实验用房：通用规定。

5-2、设施及环境：实验室用房标准、规定。

5-3、安全措施：安全规定。

5-4、特殊技术安全：相关的证件文件等。

5-5、环境保护：环境保护规定、执行材料。

5-6、整洁卫生：卫生规定。

（6）管理规章制度：

6-1、物资管理制度：仪器设备损坏丢失赔偿制度、低值耐用品管理办法、仪器设备管理制度。

6-2、安全检查制度：安全制度、安全记录本。

6-3、学生实验守则：学生实验守则。

6-4、工作档案管理制度：实验室工作档案管理制度、实验室主任工作记录、实验工作汇报等。

6-5、人员管理制度：实验室岗位制。

6-6、基本信息的收集整理制度：实验室任务、实验室教学、人员情况等的基本信息收集、整理、汇总上报制度。

8、以上规定自颁布之日起实行，解释权在高校实验室管理部门。

3 结论

笔者仅是对高校实验文件档案资料分类归档进行了初步研究，并提出了自己的一孔之见，高校实验文档资料分类归档是否合理与科学，有待在实践工作中进一步验证。

作者简介

王炳荣（1971—），女，山东安丘人，教师，硕士。endprint