高等职业教育教学类档案管理的思考

黄猛

摘 要：高职类学生教学档案管理工作是一个系统工程，具有独特的工作特点。本文对高等职业教育教学档案管理的现状和如何改进高等职业教育教学类档案管理进行了探讨。

关键词：高等职业教育；教学档案；管理

《国务院关于大力发展职业教育的决定》明确指出高等职业教育不同于普通的高等教育，有自己特殊的办学模式、培养方案、课程体系。目前，从事高职教育单位在推进工学结合、半工半读、顶岗实习等方面已经取得了一定的成效，但不可否认的是，在高职教学类档案管理这个微观层面还存在着明显的不足。作为学生管理的重要载体，高职教育教学档案管理已凸显现出一些较为明显的不同于普通高校普通本专科教学档案管理的特征。

1 高等职业教育教学档案管理的现状

1、档案管理规范性差。教学类档案特别是学生学籍档案管理出现管理滞后，表现在学生入校后档案锁封存，直到学生毕业时才集中突击补充材料。因时间久远很多材料有丢失的风险。学生学籍档案材料基本上是由个人主观填写的材料为主，缺乏全面反映个人各方面综合素质的客观分析材料，特别是实践过程中的定量分析材料。学生毕业时经有关部门简单核查后寄往用人单位。这样的结果就造成了学生学籍档案大多不完整。甚至有些关键性的材料永久性丢失。对学生的工作造成了不同程度的影响。高职教育单位大多未形成一整套适合高职学生学籍档案管理的工作程序、规章制度和有效措施。学籍档案里面往往出现了时间填写不一致、归档材料不统一、移交手续不规范、没有体现高职学生学籍管理特点等问题，严重影响了高职毕业生学生学籍档案的质量。

2、档案管理意识簿弱。高职教育单位的领导和教师往往把学生的教育、管理和培养作为主要任务来抓，却忽视了教学档案工作，对档案工作缺乏正确的认识，领导不够重视，档案管理人员责任心不强。 另外，还有学生的档案意识弱，对自己的档案材料不重视、不珍惜，在填写归档材料时不认真、不仔细，如有的项目填写不完整，有的不按规定填写等。目前，高职教育单位的毕业生就业范围越来越广泛，进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多。但此类企业往往重使用、轻培养。加上这些企业大多没有人事档案保管资格。因此对学生档案重视不够、保管意识不强。这就客观上造成了毕业生个人档案特别是教学类的学籍档案流失的现象。严重影响了档案的健全、完整。

3、档案管理人员素质不高。高职教育教学类档案管理工作是高职教育单位管理工作的重要组成部分，档案管理人员和队伍建设还未得到足够的重视和加强。一是人员短缺。据调查，很多高职教育单位没有配备专职教学类档案管理人员，该项工作大多由学生教育管理人员或教学管理人员兼任，使得档案管理人员没有充分的时间和精力管好、用好档案。二是管理人员专业素质亟待提高。目前高职教育单位教学类档案管理人员的业务素质基本上达不到工作要求，不能完全适应目前高职教育教学类档案工作的开展。

4、档案管理手段落后。随着招生规模的扩大，高职类教学档案材料数量增大，加上存放的时间短、流动快、收集广等特点，加大了该类档案管理的难度。目前的教学类档案管理手段落后，特别是检索利用，主要采用手工检索利用的方式。这种落后的管理方式， 不仅浪费了大量人力、物力和财力， 也严重阻碍了教学类档案信息资源的开发利用，已不适应当前档案管理的需要。

5、档案信息开发利用不足。目前高职教育教学类档案管理主要内容是把学生在校期间形成的、分散在相关各部门的材料归类保存，教学类档案材料主要包括：招生录取名册、高考成绩、大学历年学习成绩单、表彰奖励、毕业生登记表、学位证明等。随着我国高职教育的发展， 原有归档内容表现出不足：注重学习成绩， 缺乏反映高职学生实习、实训等特点的个性化内容， 很难反映出学生的综合素质状况。尤其在学生就业指导时， 用人单位急需了解的个人素质、专业技能、职业能力等方面材料比较少， 难以为用人单位提供相关参考。

2 改进高等职业教育教学类档案管理的对策

1、提高档案管理意识。高职教育教学档案管理工作是高职教育单位管理工作的基础部分，要管理好、利用好教学档案。首先就要宣传《档案法》，增强师生的档案意识，要让大家认识到教学档案工作是关系学校全面推进素质教育，向社会输送合格人才和毕业生就业的大事。要提高学校各级领导的档案意识，有了领导的重视，可促进档案工作的队伍建设、业务建设、设备配套更新。要提高学生的档案意识，学生才能正确、完整、规范地填写个人档案。要提高管理人员的档案意识，只有这样，才能在档案材料的形成过程中认真严肃， 避免差错，并能增强其工作责任心、积极性，提高工作效率。

2、丰富档案内容，提高档案利用价值。高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手与实践能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书、实习、实训单位反馈意见等。另外，在校期间因违纪等原因受过处分的材料、检查，以及因表现较好撤销处分的材料都应归入教学档案。只有这样，才能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。教学档案材料不仅要关注学生的学业成绩，而且要发现学生的多方面潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。应注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书、技能大赛获奖证书等，都归入学生学籍档案，从而丰富了学生教学档案的内容， 立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生学籍档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。

3、强化档案管理人员队伍建设，提高人员专业素养。搞好高职教育教学档案工作，必须建立相应的管理队伍，并不断提高他们的业务水平。在人员配备方面，首先要设置专职的教学档案管理人员，其次要在相关部门设置兼职档案管理人员。在业务素质培养方面，要加强对教学档案管理人员的业务培训，多举办一些档案材料的整理、档案的存放、现代化管理等档案专业培训。同时，学校应创造条件，为教学档案管理人员有更多机会去参加学术交流、研讨等活动，以扩大知识面，开阔视野，不断提高档案工作人员的业务素质。

4、加强档案管理的信息化建设。随着招生规模的扩大，教学档案内容的完善，档案材料数量逐年增加。高职教育教学档案管理人员应大胆探索，积极引用现代化管理手段，不断加强教学类档案管理。一是实现电子化管理，高职教育单位应积极购买或者开发教学档案管理软件，把教学档案管理从落后的手工操作转化为现代化管理。将纸质档案内容通过现代信息化设备（ 如计算机、高速扫描仪等） 进行数字化处理，实现纸质档案向电子档案的转变，既能减轻档案材料收集、整理的工作强度，又能充分利用计算机对档案信息进行自动化处理，便于利用者查阅利用。二是加强档案信息资源的集中管理，在软硬件方面标准化，实现档案资源的集成与共享，从而更加快速、系统、全面、准确地为提供每个利用者提供档案材料。

高职教育单位教学档案管理工作是一个系统工程，要在人力资源、设备、制度、管理等各个方面进行有效配合才能做好这个工作。才能为高职教育管理层的决策提供支持，充分发挥其在人才选拔、录用中的作用，从而促进高职教育事业的快速发展。

参考文献

[1] 薛春瑞 高等职业院校学生档案管理的问题与对策. 安徽农业大学学报（社会科学版） 2008-05-15.

[2] 许德斌 刍议高等职业院校档案管理工作.现代企业教育. 2011-10-23.

[3] 陈爱恋 高等职业学院档案管理工作的改革探索.广东档案.2009-06-15.

[4] 朱萍 浅议新形势下的高等职业院校档案管理.商丘职业技术学院.2012-12-26.endprint