解析企业档案信息的开发利用和管理

范新萍

摘 要：随着企业生产的发展和经营理念的更新，开发利用档案信息越来越受到企业的重视，只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能做出正确决策，才能有效地搞好综合服务，本文主要对企业档案信息的开发利用和管理进行探讨。

关键词：企业档案；开发利用；管理

企业档案是企业在各项活动中直接的形成真实记录。作为一种信息与存在载体完整统一的原始记录，企业档案所承载的信息反映了企业生产建设、经营管理、科学研究及企业文化建设等各个方面实践活动的面貌，因而企业档案也就成了构筑企业知识的一种重要的媒体或介质。新时期做好企业档案信息资源的开发利用工作，对于维护企业的合法权益，促进企业经济快速发展，具有极其重要的意义。因此，开发档案信息资源，适应社会信息化进程的需要，切实转变和变革档案信息服务方式，更好地为企业经济建设服务，已成为档案信息部门的重要任务。

1 提高人员素质，适应档案信息化管理需要

档案信息资源开发利用的程度如何，档案工作是否有活力，是否为人们所认可，关键取决于利用工作的效果。而利用工作的好与坏，直接与档案工作人员的政治觉悟、文化素养和业务能力有直接关系。档案管理人员不但要熟知本职的应知应会，熟悉馆藏内容，而且要熟知本企业的生产、经营和管理的流程，掌握计算机知识，明白现代化管理手段。除此之外，还要熟知和运用好电子文件、磁性载体和纸质文件的检索和利用。另外，档案管理人员在不断提高素质的基础上，还要注重档案的编研工作。企业的档案编研工作要以馆藏档案为主要对象，满足企业生产经营和管理需要，将已存信息进行认真选择、加工、研究，编辑出信息产品，为领导决策、志书的编纂、企业经济纠纷、法律咨询、科技研究等等，提供可靠的、重要的资料和依据。其实很长时间以来，档案工作人员对自身的要求并不是很高，不仅仅只是需要对待工作有激情，还需要对自身的理论素养进行不断提升，同时明确认识和了解辩证唯物主义的观点，在此基础上，对所出现的问题进行分析和研究，只有这样，在面对众多的档案信息，头脑要时刻保持清醒，找到问题的关键，使档案信息可以在最短时间内得到最准确的加工和整理。

2 以各种先进技术手段逐步实现企业档案资源的信息化

在现代科学技术不断进步与计算机网络技术飞速发展的推动作用下，各种计算机应用技术与网络通信技术开始在现代化企业建设与管理工作中得以应用与推广，这对于企业档案的管理与利用工作而言更是如此。这也就意味着传统模式下企业档案的管理与利用工作已无法与这种先进的技术手段相适应，做出一定的改革与调整也正是企业档案资源信息化得以实现的必然选择。首先，相关工作人员需要在传统管理与利用模式的基础上，利用计算机网络的延伸性与覆盖性将网络涉及辖区内的多个企业档案管理实体有机集合在一起，最终形成一个围绕企业各项生产经营活动所开展的企业档案管理与利用系统；其次，企业档案管理与利用系统需要及时对储存在系统内部的各项档案资料与信息进行整理、加工与转化，并形成数据形式的档案信息，以此加快企业信息化建设的进程；最后，在全球经济一体化进程不断加剧与剧烈市场竞争的推动作用下，企业的档案管理与利用系统网络可以再企业网络并联的基础上，逐步升级并实现与国际区域范围内互联网网络的交流及互动，以此实现企业档案所归集的各项信息资源能够最大限度的共享与开发，最终实现在档案信息化基础之上的企业全面发展。

3 要立足于企业，同时不可忽略对本企业的经营管理具有影响的外部信息

本企业的档案是本企业在活动中形成的信息材料，是最能反映出本企业的经营管理活动的真实状况的。开发企业的档案信息资源其工作重点就在于挖掘本企业内部档案信息，探索企业内部经营管理规律。但是，任何一个企业都不是孤立的个体，它必须与其它企业乃至于整个社会产生关系，因此不可忽略与之有关的外部信息，如科技进步、市场预测、优秀的管理方法等。只有把内部的档案信息与外部的信息有机地结合起来，才能科学、准确、有效地开发企业的档案信息资源，更好地为企业的经营决策服务。要解决好这一问题，必须做好两个方面的工作。一是在企业内部加强档案信息工作的基础建设，维护文件材料，形成体系，使归档的文件材料完整、准确、系统，尽可能地搜集保存具有查考价值的档案，好立卷工作，完善检索工具，疏通档案管理网络，健全档案的各项管理制度，确保档案的完整与安全；二是建立档案、图书、情报资料一体化的体系，把档案室与图书、情报资料室合并，为开发企业的档案信息资源提供多方位的可靠、完整、科学的保障。

4 建立相应制度，加强档案利用监督

在档案管理利用中，根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。档案利用规章制度，一般有查阅、外借、复制等。要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使之提供档案利用工作有章可循，在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结。不断充实和完善。在此基础上，正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守企业机密是每个员工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员要高度重视档案保密，尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策提供服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。

总之，伴随着现代科学技术的发展与经济社会不断进步，人民日益增长的物质与精神文化需要对新时期的企业档案工作提出了更为严格的要求。作为企业档案部门，要抓住当前难得的发展机遇，认真探索开发利用企业档案信息资源的新途径，使企业在市场经济条件下，适应新形势，迎接新挑战，促进企业经济和各项事业全面发展。

参考文献

[1]王欢，论档案信息开发利用工作存在的问题及对策，中国科技纵横，2010（17）

[2]谷细涓，小议企业档案信息资源开发利用的主要途径，浙江档案，2011（9）

[3]薛德香，浅议如何开发利用企业档案信息资源，中国集体经济，2013（16）endprint