档案室的档案管理与方法

马丰兰

众所周知，机关、团体、企业、事业单位的综合档案室是统一管理本单位档案的内部组织机构，档案室保存的档案，不仅对本单位的工作有现实查考价值，而且其中具有永久保存价值的部分，是国家的档案财富，因此，档案室肩负着为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责，它是国家档案工作的基础。由此可见档案室的管理极其重要。下面笔者就自己在档案管理工作的体会，共同探讨一下机关档案室档案管理工作中应做的几项工作：

1 档案收集

档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案室工作的起点。做好收集工作对整个档案工作具有重要意义。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中的一个重要环节。让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到的一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。

2 档案整理

档案整理，就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，处于零乱状态的档案，查找起来如同“大海捞针”，而且也不能反映各项工作活动的历史联系和面貌。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时，又为档案的保管、统计和查找提供了基本单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发，发挥档案作用的一个前提条件，是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设，它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。

3 档案保管

档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括：（1）档案库房管理，包括库房内档案科学管理的日常工作；（2）档案传递、流动过程中的保护，即档案在各个管理环节和利用过程中的安全防护；（3）保护档案的具体措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理，这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。档案保管工作者必须学习和掌握有关的技术知识，具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。

4 档案利用

档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作，健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提，热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。在档案利用工作中还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中存在的不足，以科学的态度，把档案信息资源的开发工作做得更好，使之发挥出更大作用。

5 档案管理人员素质

提高档案管理人员素质。档案管理人员如不具备高尚的情操，不掌握各种基本理论和各种管理、服务技能，不具备扎实的、渊博的专业知识，没有敏锐的目光和应有的智慧，没有操作和使用“硬件”的本领，没有探索和创新的能力，档案管理就不可能跟上社会的发展节奏，满足社会的需求，为此，档案工作者要加强学习优化知识结构，要努力学习有关的方针政策，努力学习文化科学知识，熟悉本单位业务职责范围和工作规律，提高工作能力，努力学习有关的业务知识，认真总结档案管理人员工作的经验和规律，精益求精，提高档案管理人员工作的质量和效率。养成良好的工作作风，实事求是，雷厉风行，认真踏实，一丝不苟。遵守保密纪律，执行保密制度，确保文件的安全。以应对新时代发展的挑战。现代社会是一个高科技和信息化快速发展的社会，档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。现代社会的档案工作者不能仅把自已当作档案保管员，还要有参谋意识，积极主动地当好“参谋”，向领导提供信息，为领导决策提供依据。档案工作者面对的将是一个知识的海洋，只有不断学习，全面涉猎历史的、现实的各种知识，才有可能适应新的形势，在各项工作中发挥作用，积极主动的搞好档案，提高档案的管理水平。

总之，档案室在档案收集、档案整理、档案保管、档案利用的各项工作中要遵循我国《档案法》规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。“档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”的职责。这是我国用法律形式确定下来的我国档案工作的基本原则和职责。档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导，以保证归档档案的质量，这是国家赋予档案室的权力。档案室的管理不仅要配备专管人员，做到机构健全，人员落实，而且每年档案工作要定目标、有计划，并列入分管领导的工作议事日程，档案工作任务分解到部门，职责要明确，制度健全规范，归档有范围，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，只有这样才能确保档案室管理工作水平的不断提高。endprint