探讨信息时代档案管理发展新方向

摘 要：随着计算机技术的不断发展和普及，我国的各个企事业单位在其日常办公中的信息管理、物料管理以及财务管理等工作均实现了办公自动化， 同时计算机技术也为档案及资料的管理提供了便捷的手段。文章就档案管理软件的发展趋势以及其必要性进行阐述，并结合实例了解档案管理软件在实际中的应用。

关键词：档案管理；软件；实例应用；传统管理

1 传统文书档案管理中存在的问题

文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面：

1.1 传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏时效性

在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有时却要去异地才能阅读到，就时间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的时间，也同时耗去不少人力和财力，信息也没有得到充分的共享，甚至还会影响到正常的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏时效性。

1.2 传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存

在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以修复，但也有无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。

1.3 传统模式下的文档管理的复杂化

在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率很低。

1.4 档案信息共享和在线服务

传统的档案管理实质上是一种“死”档案管理模式，档案信息查找困难，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用计算机对档案进行数字化处理，文书档案转换成电子文本，并建立统一的电子文书数据库，这样一来，档案管理由案卷级扩展到文件级，由单一渠道扩展为体系化，档案目录的外部特征转换为内部特征，综合管理，极大的提升了档案运作水平，提高了工作效率。此外，有效利用网络技术和计算机技术将档案信息与载体分离管理利用，达到信息系统共联，从而得出信息的纵向和横向、历史与现实之间的多方位、多层次的记录，有效地实现了档案信息的在线服务和共享资源。

2 做好数字化环境下文书档案管理的建议

2.1 规范体制，统一标准

要做好办公自动化、数字化环境下文书档案的归档管理工作，必须从以下几个方面着手，规范文档管理体制，统一技术操作标准。一是规范文档管理体制。目前，许多单位的文件管理和档案管理是分离的，属于不同的管理部门，档案部门对文件的前期控制往往难以开展，一不小心就成了“越权行为”。因此，必须从管理体制上进行规范，在单位内实行文件管理与档案管理统一领导，统一规划，使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入到档案部门的工作职责，确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。

2.2 提高档案人员的综合素质

1.从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。

2.以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。

3.加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

2.3 制定相应的档案管理法律

档案管理的自动化进程越来越快，也是未来档案管理的大势所趋，通过计算机管理档案，优势非常的明显，相对于过去的纸质档案来说，电子档案有着巨大的发展潜力，相关的管理者应该积极的解决相应的制约因素，我们国家是依法治国的国家，任何事情都应该按照相应的法律规定予以执行，对于未来的档案管理也是如此，针对电子档案容易被修改，修改之后难以发现，相关的部门应该及时制定相应的法律对这些行为进行规范，只有通过法律规范了电子档案的管理细节，才能有效的帮助电子档案的管理和发展，并且对于触犯了相关法律的人员，应该制定相对应的处罚条例，对这些违法人员进行震慑，在相关法律制定之后，应该坚决执行，做到有法必依、执法必严。

3 总结

伴随着科技的进步，科学的发达，传统的文书档案管理已经渐渐地不能适应人们所需，把传统与现代技术相结合，让文档管理由“卷”变成“件”逐步实现“文档一体化”的现代科学管理，这也是每个文书档案管理人员所要掌握的基本技能。办公软件自动化、数字化是信息社会时代的重要标志之一，为了更好的服务全人类，文档管理的现代化进程将永不停止。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（12）.

[2]李志红.适时新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].北方经贸，2012（05）.

作者简介

郭飞峡（1979-），男，湖北省宜昌市秭归县社会保险局企业养老保险股股长，助理馆员。