使用邮件合并实现多条记录自动分类分页输出

摘要：该文介绍了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和规则来实现邮件合并中多条记录的自动分类分页输出。

关键词：邮件合并；域；规则

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

邮件合并是Word提供的一项高级功能，主要用于处理批量类似文档，如信函、信封、准考证、邀请函、录取通知书等。该类文档具有明显的特征：需要处理的文件内容分为固定部分和可变部分，只要将固定部分创建为主文档，可变部分创建为数据源文档，主文档的内容和数据源文档的信息逐条合并，就可批量形成一系列合并文档，达到批量处理的目的，从而提高办公效率。

除此之外，工作中还会遇到一些特殊需要，如在学校期末发放监考通知书时，希望达到图一中的效果，这就要求在在执行邮件合并时能达到多条记录的分类分页输出。特点，以数据源中某项数据进行分类，同一类放在一页输出；难点：每个分类的记录数不同，不能通过简单的规则“NEXTIF”来实现。如何达到，就要求我们在普通邮件合并的基础上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的应用。

图1

2 数据源的分析

如图2，每位老师的监考门数不同，如有的老师3门，有的4门，有的5门，记录数不等，按最多5门监考任务设计主文档，每页根据老师的实际监考门数来输出监考通知。

3 实现方法探索

1）数据源的处理：填加序号和辅助列，辅助列，在H2单元格内编辑函数“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至记录尾。目的，标识下一记录的监考老师是否发生变更，如无变更，则辅助列为1，如有变更，则辅助列为0，为主文档中的规则提供参考数据。如图3。

图2

图3

2）Word表格和域代码编辑（以word2007为例）。

编辑word表格，根据输出需要和单个老师最多监考场次设计如表1。

选择收件人：在邮件菜单下单击“选择收件人”，在下级菜单中选择“使用现在列表”，查找到上一步编辑好的数据源，单击“打开”。

插入合并域和规则：选择邮件菜单，在M、A1、B1、C1、D1里分别插入对应的合并域，在E列里插入合并域和规则，?rs?13?下一记录条件...? （目的：插入当前合并域“人数”，设定变量b的值为当前记录的序号， 判断辅助列是否为1，如为1，则将记录定位在下一条，否则，记录指针不变）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if规则来判断当前记录序号是否大于上一记录，即监考老师是否发生变更，如为真，则继续输出相应合并域，如为假，说明该老师的监考记录已输出完成，输出空字符）。

要点：引入变量b，配合“nextif”规则来控制监考老师发生变化时停止输出。

完成上述操作后，单击邮件工具栏下的“完成并合并”按钮，选择“编辑单一文档”，弹出合并到新文档的对话框，根据需要设置合并记录，生成合成后的新文档并保存或打印即可。

4 结束语

邮件合并的功能还有很多，同一问题，思路不同，处理的方法也不尽相同，只要我们在日常工作中经常探索，勤于思考，总能找出简便易行，高效的方法。

参考文献：

[1] 朱超翔. 结合Word与Excel制作准考证[J].办公自动化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word邮件合并在VB编程中的应用[J].]计算机与现化化，2012（6）：204-207.

[3] 张红艳，杨勇. 邮件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”运用[J]. 办公自动化，2010（4）：36-38.

[4] 张山风. 用Word邮件合并功能套打固定格式的毕业证书[J]. 办公自动化：综合版，2012（10）：51-52.

摘要：该文介绍了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和规则来实现邮件合并中多条记录的自动分类分页输出。

关键词：邮件合并；域；规则

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

邮件合并是Word提供的一项高级功能，主要用于处理批量类似文档，如信函、信封、准考证、邀请函、录取通知书等。该类文档具有明显的特征：需要处理的文件内容分为固定部分和可变部分，只要将固定部分创建为主文档，可变部分创建为数据源文档，主文档的内容和数据源文档的信息逐条合并，就可批量形成一系列合并文档，达到批量处理的目的，从而提高办公效率。

除此之外，工作中还会遇到一些特殊需要，如在学校期末发放监考通知书时，希望达到图一中的效果，这就要求在在执行邮件合并时能达到多条记录的分类分页输出。特点，以数据源中某项数据进行分类，同一类放在一页输出；难点：每个分类的记录数不同，不能通过简单的规则“NEXTIF”来实现。如何达到，就要求我们在普通邮件合并的基础上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的应用。

图1

2 数据源的分析

如图2，每位老师的监考门数不同，如有的老师3门，有的4门，有的5门，记录数不等，按最多5门监考任务设计主文档，每页根据老师的实际监考门数来输出监考通知。

3 实现方法探索

1）数据源的处理：填加序号和辅助列，辅助列，在H2单元格内编辑函数“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至记录尾。目的，标识下一记录的监考老师是否发生变更，如无变更，则辅助列为1，如有变更，则辅助列为0，为主文档中的规则提供参考数据。如图3。

图2

图3

2）Word表格和域代码编辑（以word2007为例）。

编辑word表格，根据输出需要和单个老师最多监考场次设计如表1。

选择收件人：在邮件菜单下单击“选择收件人”，在下级菜单中选择“使用现在列表”，查找到上一步编辑好的数据源，单击“打开”。

插入合并域和规则：选择邮件菜单，在M、A1、B1、C1、D1里分别插入对应的合并域，在E列里插入合并域和规则，?rs?13?下一记录条件...? （目的：插入当前合并域“人数”，设定变量b的值为当前记录的序号， 判断辅助列是否为1，如为1，则将记录定位在下一条，否则，记录指针不变）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if规则来判断当前记录序号是否大于上一记录，即监考老师是否发生变更，如为真，则继续输出相应合并域，如为假，说明该老师的监考记录已输出完成，输出空字符）。

要点：引入变量b，配合“nextif”规则来控制监考老师发生变化时停止输出。

完成上述操作后，单击邮件工具栏下的“完成并合并”按钮，选择“编辑单一文档”，弹出合并到新文档的对话框，根据需要设置合并记录，生成合成后的新文档并保存或打印即可。

4 结束语

邮件合并的功能还有很多，同一问题，思路不同，处理的方法也不尽相同，只要我们在日常工作中经常探索，勤于思考，总能找出简便易行，高效的方法。

参考文献：

[1] 朱超翔. 结合Word与Excel制作准考证[J].办公自动化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word邮件合并在VB编程中的应用[J].]计算机与现化化，2012（6）：204-207.

[3] 张红艳，杨勇. 邮件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”运用[J]. 办公自动化，2010（4）：36-38.

[4] 张山风. 用Word邮件合并功能套打固定格式的毕业证书[J]. 办公自动化：综合版，2012（10）：51-52.

摘要：该文介绍了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和规则来实现邮件合并中多条记录的自动分类分页输出。

关键词：邮件合并；域；规则

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

邮件合并是Word提供的一项高级功能，主要用于处理批量类似文档，如信函、信封、准考证、邀请函、录取通知书等。该类文档具有明显的特征：需要处理的文件内容分为固定部分和可变部分，只要将固定部分创建为主文档，可变部分创建为数据源文档，主文档的内容和数据源文档的信息逐条合并，就可批量形成一系列合并文档，达到批量处理的目的，从而提高办公效率。

除此之外，工作中还会遇到一些特殊需要，如在学校期末发放监考通知书时，希望达到图一中的效果，这就要求在在执行邮件合并时能达到多条记录的分类分页输出。特点，以数据源中某项数据进行分类，同一类放在一页输出；难点：每个分类的记录数不同，不能通过简单的规则“NEXTIF”来实现。如何达到，就要求我们在普通邮件合并的基础上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的应用。

图1

2 数据源的分析

如图2，每位老师的监考门数不同，如有的老师3门，有的4门，有的5门，记录数不等，按最多5门监考任务设计主文档，每页根据老师的实际监考门数来输出监考通知。

3 实现方法探索

1）数据源的处理：填加序号和辅助列，辅助列，在H2单元格内编辑函数“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至记录尾。目的，标识下一记录的监考老师是否发生变更，如无变更，则辅助列为1，如有变更，则辅助列为0，为主文档中的规则提供参考数据。如图3。

图2

图3

2）Word表格和域代码编辑（以word2007为例）。

编辑word表格，根据输出需要和单个老师最多监考场次设计如表1。

选择收件人：在邮件菜单下单击“选择收件人”，在下级菜单中选择“使用现在列表”，查找到上一步编辑好的数据源，单击“打开”。

插入合并域和规则：选择邮件菜单，在M、A1、B1、C1、D1里分别插入对应的合并域，在E列里插入合并域和规则，?rs?13?下一记录条件...? （目的：插入当前合并域“人数”，设定变量b的值为当前记录的序号， 判断辅助列是否为1，如为1，则将记录定位在下一条，否则，记录指针不变）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if规则来判断当前记录序号是否大于上一记录，即监考老师是否发生变更，如为真，则继续输出相应合并域，如为假，说明该老师的监考记录已输出完成，输出空字符）。

要点：引入变量b，配合“nextif”规则来控制监考老师发生变化时停止输出。

完成上述操作后，单击邮件工具栏下的“完成并合并”按钮，选择“编辑单一文档”，弹出合并到新文档的对话框，根据需要设置合并记录，生成合成后的新文档并保存或打印即可。

4 结束语

邮件合并的功能还有很多，同一问题，思路不同，处理的方法也不尽相同，只要我们在日常工作中经常探索，勤于思考，总能找出简便易行，高效的方法。

参考文献：

[1] 朱超翔. 结合Word与Excel制作准考证[J].办公自动化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word邮件合并在VB编程中的应用[J].]计算机与现化化，2012（6）：204-207.

[3] 张红艳，杨勇. 邮件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”运用[J]. 办公自动化，2010（4）：36-38.

[4] 张山风. 用Word邮件合并功能套打固定格式的毕业证书[J]. 办公自动化：综合版，2012（10）：51-52.