浅谈中职学校学籍管理现状及对策

唐樱心

学籍档案是学校对学生学习期间的成绩记载、学籍变动情况、在校表现、奖惩情况、学历等各项具体的历史记录，是学生在学校学习、实习和社会实践等活动中直接形成的。学籍档案作为学校重要的信息资源，体现了学校教学管理部门对教学环节的协调、控制，在学校档案管理工作中有着举足轻重的地位。

1 中职学校学籍档案管理的现状

在中职学校中，学籍档案管理基本停留在传统的手工登录、整理、编目、检索等较低水平， 效率低下， 查找速度慢， 学籍档案工作开展受到一定限制。

1.1 管理观念落后

一些学校档案管理制度不严，工作随意性大，致使学籍档案材料杂乱无章。有些管理人员思想保守、观念陈旧，没有认识到学籍管理与档案管理之间相统一的重要性，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清，不能很好地运用计算机等现代化工具，工作中缺乏主动性和创新意识。

1.2 对学籍档案形成过程不重视

学校收集的档案材料不够齐全，鉴别核对、归档整理、保管保密和管理职责等方面的规章制度尚不尽完善。在学籍档案形成过程中，由于有关部门职责范围不清，所以学生在校期间的一些重要情况收集得很不完整，这不但影响了中职学籍档案的质量，还给今后的管理工作带来诸多不便。

1.3 档案管理质量偏低，信息化管理制度不到位

学生填写学籍档案时大多由学生所在班级的班主任负责指导，个别教师的档案意识不强，没有要求学生按照规范来填写，造成个别学生使用圆珠笔、铅笔填写学籍表格，并且出现字迹潦草、模糊不清或随意涂改等现象，有些还出现错别字和身份证号码错误等现象，有的栏目未按要求完整进行填写，使得学籍档案不能准确反映它所要表达的内容，从而大大降低了档案的质量。

1.4 缺乏必要的监督审查机制

学籍档案管理工作与学校其他工作一样，必须要有部署、有检查、有落实，更要有审查、监督，这样才能保证该工作做好。如对学生学籍表格的填写，要实行层层把关制度，填写每一项都要认真细致，马虎不得。有的学校将表格一发了之，不对学生进行监督指导，收回后也不检查审核即归档，造成学籍档案材料杂乱不实，可信度低。

2 加强中职学校学籍档案管理的主要措施

针对当前中职学校学籍档案的现状，可从以下几个方面入手加强中职学校学籍档案管理：

2.1做好学籍档案的收集和整理工作，保证学籍档案的完整齐全

首先，要做好前期指导工作。一是要结合所在省市教育部门统一印发的学籍档案项目，与教学管理部门和学生管理部门共同制定和完成学籍材料项目的设计，完整地反映学生在校期间的全面情况。二是做好归档前的立卷工作。按照档案整理立卷的规范，在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作，尽量把问题解决在归档前，以保证学籍档案进馆（室）的质量。其次，要主动收集，跟踪收集。档案管理人员要主动了解当年毕业班级数量、每个班的人数等信息，要加强与学生管理部门，特别是与班主任的联系，并做好宣讲工作，从而密切配合档案部门，主动把这些补充材料交到档案部门。最后，要做好检查验收工作。由于学校专门的档案整理人员较少，学籍档案的立卷整理质量难以得到保证。这就要求在收集时务必进行检查，增加学籍档案检查监督人员及检查环节，一旦发现问题，立即予以纠正。

2.2逐步完善学籍档案管理体制，提高管理意识

必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入相关部门人员的职责范围，做到每学期和每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。

2.3加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍

学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。中职学校的领导者要重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质；必须有针对性地引进人才，培养人才，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

2.4推进档案信息化，创新利用方式

随着经济、社会和科学技术的不断发展变化，学籍档案管理手工操作的传统方法已经不能适应广大中职学校办学形式和生源多样化的现状，“档案信息化”“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。利用学籍档案包含的丰富信息，完全可以主动为学校的教学、管理，以及为社会服务。

当前，中职教育在为社会培养和输送专业人才的功能越来越凸显，中职毕业生的社会需求也在稳步上升，保证学籍档案的真实、完整、准确，是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一。因此，加强学籍档案的建设和管理是中职学校长期且与时俱进的工作。

【参考文献】

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