浅谈如何做好农机牌证业务档案管理工作

河北省农机安全监理总站 伊佳磊

农机牌证业务档案，是农机安全监理机构在行使农机安全监督管理职能活动中形成的，具有法定效力和保存价值。农机安全监理档案管理工作，是指农机安全监理机构根据《档案法》、《农业机械安全监督管理条例》、《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》及农机安全监理工作规范的规定和要求，用科学的方法对农机安全监理档案进行管理、收集和整理工作，有效保护和利用档案。

1 档案管理现状

近几年，各级农机安全监理机构业务科室认真学习、贯彻农机安全监理法规、规章，依法依规开展工作，取得了一定的成绩。于此同时，形成了大量牌证业务档案，而农机安全监理业务档案管理是对农业机械及其驾驶操作人员实施监督管理的根本性工作，是促进农机监理工作信息化、规范化、科学化的基础，对全面反映农业机械的发展和管理现状，保障农机安全生产，了解农业机械驾驶操作人员的素质等具有重要的意义。总的来说，农机安全监理牌证业务档案的规范化建设取得了较大成效，但依然存在不少问题，主要表现在以下几个方面：

1.1 印章未规范使用。例如拖拉机、联合收割机来历证明中缺少“已发牌照”章，表格中的经办人、检验员、考试员有时只是用微机录入而不使用个人名章进行签注，有的仅有一名检验员签章。

1.2 各种申请审批表格的内容填写不完整、规范。

1.3 未按要求使用计算机打印或者打印不规范。

1.4 驾驶员科目一考试试卷格式不符合规范。

1.5 驾驶证在增驾时，所考的科目不符合业务要求。

1.6 拖拉机在办理变更等业务时没有使用制式表格。

1.7 在办理补、换发牌证业务时，业务流程单等表格不规范或缺项。

1.8 核发新牌证时，档案号不连贯，有跳号现象。

1.9 行驶证中照片的尺寸、角度不符合规范。

1.10 未建立专门的档案管理室、档案柜，档案管理设施简陋、未按要求存放，归档不及时。

总之，有些基层农机安全监理机构在正规化、规范化的档案管理方面还存在一定差距。

2 牌证业务档案管理的对策及建议

2.1 加强领导，稳定队伍

要进一步加强对档案管理工作的领导，提高对档案管理工作的重视，落实档案管理责任制，提高档案管理水平。确定一名主管领导负责档案管理工作，设置档案管理工作岗位，并确定有高度事业心和责任感的监理员上岗，保持档案管理人员相对稳定。及时对档案管理人员开展职业道德教育和业务培训，鼓励档案管理人员自学档案管理知识，打造一支精通专业知识和法律知识，且具有熟练操作计算机技能的复合型档案管理人才。支持档案管理人员及时充电学习，熟练掌握农机监理牌证业务档案规范要求，确保档案管理工作规范有序开展，促进农机安全监理业务档案的规范化管理。

2.2 完善制度，规范管理

《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》对农机安全监理业务档案工作提出了明确要求，操作性很强。各农机监理机构应当认真组织学习讨论，熟练掌握。拖拉机、联合收割机注册登记及其驾驶操作证业务办结后，档案管理人员应及时收集、整理相关资料，建立牌证业务档案。牌证业务档案归档资料需资料齐全、手续完备、信息准确；拖拉机档案及联合收割机档案做到一机一档，拖拉机驾驶证档案和联合收割机驾驶证档案做到一证一档；牌证业务档案资料规格应当为国际标准的A4纸尺寸，小于A4纸尺寸的资料粘贴在A4纸尺寸的“农机安全监理档案资料粘贴纸”上，大于A4纸尺寸的资料按A4纸尺寸折叠；档案资料手工填写时应当使用蓝色或黑色墨水笔，需做到书写清楚、准确；拖拉机（联合收割机）的证件照片和发动机号码、挂车架号码拓印膜及机身(底盘)号码应粘贴在《拖拉机登记业务流程记录单》（《联合收割机登记业务流程记录单》）相应的位置；拖拉机档案和联合收割机档案编号参照拖拉机、联合收割机的注册登记编号；牌证业务档案资料以左页边和下页边为准叠放整齐，装订成册。牌证业务档案资料按照办理单项业务时间的先后顺序前后排列。对于同时持有拖拉机驾驶证及联合收割机驾驶证的，两者的所有档案需存放于拖拉机驾驶证档案中。

2.3 做好基础建设，妥善保存档案

农机安全监理机构应当配置专门档案管理室，并在档案室摆放专门的档案柜存放档案。档案室要远离易爆、易燃及有腐蚀性气体等场所，并配置防盗、防火、防尘、防潮及防虫鼠的设施和设备。保管农机牌证业务档案应当使用规范的档案袋和符合相关标准的档案用具。牌证业务档案应按档案编号的顺序排列，遵循从上到下、从左到右的规则入柜存放保管。除拖拉机、联合收割机迁出辖区和拖拉机驾驶证、联合收割机驾驶证转出之外，已入库的牌证业务档案原则上不得借出档案室。如有确须借出的，应当按照《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》中的要求登记，做好交接手续。在办理拖拉机停驶、核发拖拉机年度检验合格证等业务时，其相应资料可以按顺序排列，单独建册保管，不必存入牌证业务档案袋。拖拉机、联合收割机在办理迁出和注销业务时，须将最近两年中核发的拖拉机年度检验合格证或者签注的联合收割机行驶证年度检验合格有效期的相应业务资料存入拖拉机、联合收割机档案袋。

2.4 开展检查，形成长效机制

省、市级农机安全监理机构应当及时对县级农机安全监理机构的牌证业务档案管理工作进行指导和检查。为加强业务档案的规范化管理和纠正业务档案存在的问题，河北省在前几年对全省农机监理档案进行过一次联查，使各市在检查过程中学习到了规范、高效的档案管理方法，促进了档案工作交流，对全省各农机安全监理的机构档案管理工作起到促进作用，使全省的档案管理规范化程度得到了显著提高。