浅谈学校档案的个性化建设

顾丽佳

（上海市龙漕中学，上海 200235）

浅谈学校档案的个性化建设

顾丽佳

（上海市龙漕中学，上海 200235）

学校档案的个性化建设是为顺应学校个性化建设的发展需要而提出的，本文从学校档案个性化建设的含义、内容、制约因素以及如何实现学校档案个性化建设几个方面提出了个人的认识及见解。

学校档案；个性化建设；工作

个性就是个别性，是一个事物区别于其他事物的特质。学校的个性化建设，事关学校的生存发展，是“学校办学主体刻意追求之下，学校的某一方面工作特别优于其他学校的独特品质”，直接影响学校吸引生源，学校品质和知名度的提升。因此，突出办学特色、走内涵发展之路日益成为各学校办学和校园文化建设的重要目标之一。伴随着学校个性化建设不断深入，学校档案的个性化建设也应成为档案管理部门的一个重要课题。

一、学校档案个性化的含义

学校档案个性化是指将学校在长期发展中区别于其他学校，体现自身独特的办学定位和理念，而形成的能体现学校独特“个性”的资料，广泛收集，整理，从而形成有别于其他学校，能反映本校教育教学特征的新的档案全宗的档案工作。学校档案的个性化建设，要求学校档案管理部门不能

仅仅千篇一律地只按照档案归档目录来收集整理学校档案，而是除原须归档资料之外，要挖掘学校特色，进一步收集、整理反映本校办学特点的材料，进而形成档案，是对学校档案部门提出的更高的要求。

二、学校档案个性化的内容

1.个性化办学成果档案。个性化办学成果档案是学校个性化建设实践过程中形成的真实记录，包括工作计划、实施方案、年度总结、论文、工作报告等，载体形式多样，文字材料、设计图纸、声像材料、奖状证书等。

2.重大活动档案。学校重大活动档案是指发生在校内的，涉及政治、经济、科学、文化、卫生、体育等多方面，具有重要影响、规模较大的活动中直接形成的，具有保存价值的多种载体和形式的历史记录。重大活动主要包括：市区级领导来校参观视察活动、学校国际交流活动、校际合作、学校召开重大会议、举办重大庆典和纪念活动、学校的重点建设工程项目，在学校范围内发生的重大事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置情况，涉及全校的重大专项工作等。

三、制约学校档案个性化建设的因素

1.档案意识薄弱是制约学校档案个性化建设的主要因素。档案意识是指人们对于档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识，属于意识形态范畴，具有能动性。它通过学校领导、行政工作人员、教师以及档案工作人员共同表现出来。由于档案管理工作对学校的教育成果、科研成果和经济效益影响的间接性，导致长期以来，学校档案工作很难在真正意义上，得到学校领导的重视，进而使档案管理工作长期处于从属地位。学校领导的档案形成和保存意识不强，各部门工作人员的档案意识会更加薄弱，那档案部门要收集更好、更全、更新的资料来促进个性化建设简直是纸上谈兵。

2.缺乏稳定和高素质的档案管理人员队伍。档案工作是一项需要很强的工作耐心、细心和长期稳定性的工作，本身比较枯燥又不易出成绩的特性，导致这个岗位对高素质年轻人才缺乏吸引力，极易造成人才流失。如果档案工作人员没有对学校的校史、办学理念、特色有较为完整深刻的认识，是无法收集到完整反映学校各方面工作情况的材料形成档案的。调查证明，频繁更换档案工作人员的单位，纵观其档案，会发现有很多“断层”（内容缺失），正如“书到用时方恨少”，而档案材料没有及时归档，再要补齐就不是那么容易的了，这些就是没有稳定的档案管理队伍的代价。

3.档案基础设施陈旧、管理方式落后。目前，很多学校的档案室基础设施陈旧，管理方式落后，还主要以手工为主，档案材料也以纸质为主，即使使用了计算机，也只是简单的目录录入，没有办法进行全文检索，更不要说购买使用专业的档案管理软件了。这样的管理状况，严重降低档案的利用服务效率。

四、如何实现学校档案的个性化

伴随着学校个性化建设的不断深入，学校档案的个性化建设已经成为学校发展的一种需求，是学校个性化建设的一部分。然而，目前大多基础教育学校的档案管理还停留在比较原始的阶段，仅仅按照档案管理文件上要求的归档目录进行材料收集和整理是常态。学校档案管理人员也存在兼职较多、自身专业素养不高的问题。针对这样的情况，本文从个人的认识角度，对如何实现学校档案的个性化建设谈一些建议和想法。

1.加大宣传，引起领导重视，获得工作支持。学校领导对于档案工作的重视与支持，极大影响着一个学校档案管理的质量。因此，学校档案部门要主动汇报本校档案工作现状和本校档案个性化建设思路。尽力获得学校领导对于档案工作的理解与支持，领导的档案管理意识提高，就会起到一种示范效应，促进各部门负责人对档案收集工作的重视与支持，从而愿意将部门内突显学校特色的材料整理移交档案部门，促进学校档案个性化建设。

2.深入调研，用“发现”的眼光，寻找学校特色。如今的档案收集工作，仅仅根据学校的归档目录机械化地收集材料，已经无法满足学校和社会利用的需要。学校和社会对于学校档案的利用需求，要求档案人员紧跟学校发展步伐，重视办学传统，理解办学思想，深入调查研究，注重收集能够突显办学理念，体现办学精华的档案材料。例如，我校的心理和德育是特色。我校心理老师从2003年起为每一位入校学生都建立了心理档案，记录其从入校开始到毕业的心理健康情况。原本心理档案并未列入学校归档目录，但学生的心理健康档案清晰、完整、独立。我校档案部门将之作为特色，专门设立一个档案类目，使历届学生心理档案都有处可寻。我校的中华传统美德教育也是一大特色，每周德育故事，背诵三字经，打二十四式太极是我校学生的必修课，档案部门抓住这一特色不仅将基础的文字材料、照片材料，还将有关的影像光盘都收集齐全。实践证明，这样的材料经过整理编撰，利用率非常高。档案工作者要做到像“记者”一样，用“发现”的眼光，关心学校的一切重大事件，并安排各种不同部门特殊材料的归档时间。遇到学校重大活动，活动结束就及时收集活动组织部门的第一手材料，以免部门工作人员因档案意识薄弱，丢弃重要归档材料。学校重要科研项目，及时了解科研进度，一旦结项，立刻向项目负责人收集从立项通知到结项报告的整套科研材料。学校的重大建设项目形成的基建档案，竣工就归档。类似这些比较特殊的材料，都需要档案人员用心关注，及时收集才能保证这些档案的完整性。

3.加大投入，软硬件“两手抓”，提高利用效率。学校档案部门应及时向学校领导宣传先进的档案管理设备和技术，以获得学校对档案软硬件设施的投入。学校应定期更新和添置必要的档案设备，尤其要顺应学校档案现代化管理工作的需求，配备档案管理专业软件，使学校档案真的实现电子化管理和纸质管理并用，改善档案管理条件，提高管理和利用效率。档案设施的投入工作如果能够得到长期坚持，每年的投入并不大。因此，学校应每年留出一部分经费，投入到档案工作的“硬件”上，维护档案的完整与安全。从而使档案工作能真正为学校的教学、科研和管理工作服务。

总之，学校档案个性化建设能体现学校的特色和整体水平，是各校认识、把握和延续学校个性化建设发展规律的重要依据。把握好档案管理的“新、旧、特”，最大限度地收集新资料，挖掘老资料，搜集特色材料，力求做到内容丰富，形式多样，载体全面，全方位揭示学校个性化的内涵，努力形成“人无我有，人有我精”的学校档案。只有这样，才能使档案真正成为学校的一笔宝贵财富，也能更好地发挥档案工作的价值，为学校各项工作的持续发展和打造学校品牌服务。

[1]孙佳丽.论档案特色及强化原则[J].黑龙江档案，2006，（1）.

[2]王慧玲.学校档案管理思考[J].科技信息，2008.

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