谈如何做好煤电企业办公室的对外接待工作

范龙平

摘 要：煤电企业要想做大做强，办公室这个强大后援力量就不可缺少。办公室是企业的窗口，对整个煤电企业的发展和管理意义重大。作为煤电企业行政核心的办公室，做好接待工作，是企业适应市场的竞争和经济快速发展的需要。办公室的对外接待人员改进工作方式，强化服务是必要的。本文将会从以下几个方面探讨如何做好煤电企业对外接待任务。

关键词：煤电企业；办公室；对外接待

煤电企业发展壮大，随之而来的是业务往来加大，这样就使得办公室的对外接待工作越来越重要。对外接待工作能否做好关系到煤电企业的业务能否顺利进行。尤其是在社会主义市场经济改革之下，煤电企业的办公室接待工作面临挑战。保障企业健康发展，进一步强化办公室建设，建立一批具有专业素质的煤电企业办公室接待队伍势在必行。

1.办公室在煤电企业中的作用

1.1统一协调作用

煤电企业要开展多种工作事务，就需要将不同事务进行统一协调。协调作用是对办公室职能的基本要求，也是保证煤电企业工作正常运转的保障力量。办公室是煤电企业连接各个部门，沟通上下的重要枢纽。对于方方面面的复杂工作，做好协调工作，是办公室职能发挥的必要步骤。总而言之，煤电企业办公室要充分发挥枢纽职能、统筹全局和牵头作用。

1.2参谋作用

煤电企业发挥好办公室的参谋职能，做好助手，是保证企业管理决策科学化的重要环节和必要前提。这一作用体现在几个方面：第一，为煤电企业领导提供及时有效的信息，尽可能做到信息完善、资料准确、符合工作内容；第二，做好文书工作，起草的文稿等文字资料要认真仔细；第三，为企业领导提供建设性的意见。发挥助手的重要作用，煤炭企业的未来发展将会顺风顺水，火力强劲。

1.3监督检查作用

监督检查是保证决策落实的重要方式，是又一重要职能。办公室协助煤电企业各部门贯彻好企业决策要把握好三项任务：对煤电企业的重大决策和重点事务要抓住重点，做好监督和专项查办；尽心尽力，尽职尽责，做好监督检查；改进工作方法，注重实际效用。发挥好办公室的监督检查作用，才能为煤电企业的任务决策提供保证，做好收尾。

2.煤电企业做好对外接待工作的必要性

把煤电企业的对外接待工作做好是煤电企业长远发展的需要。接待工作的好坏，关系到煤电企业的对外形象，关系到煤电企业各项业务的实施，关系到煤电企业能否获得长远发展。认真做好接待工作，树立煤电企业的良好形象，保证服务质量是必然要求。

做好企业的多外接待工作有利于提高煤电企业的美誉度，更高层次的对煤电企业进行形象宣传，提高知名度。接待工作要求礼貌、耐心和周到，在精神面貌上展示煤电企业形象。接待对象可以通过对接待人员形象的考察，进而加强对煤电企业的认识，进行高层次的考量。

煤电企业的办公室接待人员要有强烈的责任意识和较高的职业素养，把企业发展和自身发展结合起来，才能完美的完成每一个任务。把煤电企业当成一个大家庭，以主人翁的形象和状态投入工作，把握好企业的心跳和灵魂，向大众展示一个更好的煤电企业。

3.做好煤电企业办公室接待工作的策略

3.1提高业务能力，做好办公室工作

要做好办公室的接待工作，要求全身心投入工作，所以要注意以下几点：

第一，办文要注重质量和工作效率的提高，办公室参谋作用的发挥的载体是文字材料的综合能力。起草文稿时要坚持综合领导的意见、工作规范的要求和广大员工的认同原则。文稿要体现煤电企业的工作意图和底层的实际情况。在行文时，要提高创新意识，用多样的方式反映真实，用简单的文字表达深刻的内容。

第二，办事要认真细致减少差错，煤电企业的办公室人员要保持高度的责任感，思想上要重视，行动上要坚持准则，高要求高质量的要求自己。做事要事无巨细，保证每一个环节的工作质量。

第三，办事要周全考虑，张弛有度。煤电企业的办公室业务的处理要进行全面的考虑，做好调研，做好协调。周全的考虑和良好的业务能力是不可缺少的，企业的每一项工作都要求员工的仔细度和认真度。

3.2树立接待新形象，坚持以人为本

煤电企业的办公室接待工作要坚持以人为本，将接待对象放在核心位置，给予他们人性化的服务，满足自身需求。因此接待工作要要注意以下问题：

第一,把握细节，接待工作事无巨细，如果有环节被忽视，很有可能造成整体的被动。因而做好准备工作，事先分析，打好基础。对于接待工作的关键环节要把握好执行力，严格按照预设方案进行。每一个环节都要以人为本，工作要做得专业全面针对性强。注重细节才能减少失误。接待结束后认真做好经验的积累，避免出现类似的问题。

第二,严格要求自己，接待人员因该认识到自己的形象直接联系着整个煤电企业的形象。对自己严格要求，努力提高自身的能力，在接待时要与人为善，时刻保持好自己的形象和良好品德。始终如一地为企业发展保驾护航。

第三,煤电企业的办公室接待人员交际范围广是必然的。在交际过程中要用真情对待他人，使接待对象感受到并至如归的舒适感和满足感。用情感人要真实，有原则把握好分寸，这样效果才能更佳。

4.总结

随着煤电企业的发展，办公室接待工作的成功实现，将会为企业提供强有力的竞争实力。在新的形势和要求下，煤电企业要提高对办公室接待工作的认识，展望未来，今后的工作要不断完善，进一步提高接待水平和接待人员的素质修养。把握好每一个环节，展示煤电企业更好的形象和竞争实力，为煤电企业的发展创造更好的环境。

参考文献：

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