浅谈关于加强地勘单位人事档案管理的重要性

摘要：在日常的工作和生活中，人事档案扮演着十分重要的角色。它记载着一个人从学校到各个工作岗位不同时期的个人经历和德才表现，也是对工作经历的记录。本文通过分析人事档案管理的社会价值、个人价值和单位价值等，对人事档案在管理中存在的主要问题及解决措施几方面进行了论述。

关键词：人事档案管理措施

在地勘单位企业化管理的今天，人力资源管理在企业管理过程中都有着举足轻重的地位，而人事档案管理作为人力资源管理的基础，也必然会更加受到重视。在日常工作管理中，我们可以根据人事档案的作用分为以下两个方面：对员工个人而言，人事档案管理部门是为员工提供婚姻状况证明；家庭情况证明；个人经历证明，提供身份认定和办理社会保险。对单位集体而言，档案是作为员工职称评定、确定退休年龄、根据从事特殊性岗位的年限推算提前退休年龄、缴纳员工“五险一金”、工资调整及确定、出具与人事档案有关的证明材料等的重要依据。

1 人事档案管理的价值

1.1 人事档案管理的社会价值 人事档案的社会价值，主要是由其自身的社会属性决定的。其中人事档案是人事管理制度的一项重要特色，也是记录人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考文献，因此无论是在什么样的条件下，都要我们认识人事管理活动，以此形成相关的人事资料，就需要我们收集、整理、归档和报关等人事档案管理工作，人事档案具有一定的存在和利用价值，是最全最专业的文档类资料。

在计划经济时期，人事档案既是国家机关和企事业单位人员身份的一个重要凭证，也是招工、提纲和工作调动等等人事管理工作中的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在人事管理组织中占据很大的地位。但是，在历史特定的条件下，人事档案的价值作用曾被过分的扭曲和夸大，其中重档案轻现实的表现成为当今人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，使得很多人对人事档案有一定的偏见。但是在市场经济条件下，随着社会逐渐步入信息化的时代，使得信息已经成为重要的社会资源，信息的收集和利用也成为一项重要的战略意义和社会工程，作为人员信息主要载体的认识档案有着更为广阔的价值空间。其中，市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养等等，都需要真实、科学地人员信息为依据，而能够更好地支撑和连接起来。而这些信息的获取和利用，都离不开人事档案工作的有效运转。因此，为了能够充分发挥人事档案工作的重要作用，就需要我们正确认识人事档案的社会价值，保证其得到更好地发挥。

1.2 人事档案管理的单位价值 人事档案管理的单位价值主要是在人事管理活动中所形成的，主要是对个人经历和德才表现进行记述的，也是对个人在单位的表现进行记录的，也是对个人在单位各方面的最原始记录。其中人事档案的重要意义主要表现为：人事档案是制定和实施单位人才战略、制定单位发展规划、干部选拔任用、职称评定晋级等工作的重要依据和重要凭证，人事档案是建立一个完善的干部信息库，能够成为日后对干部人事工作的决策提供重要的且准确的信息。

1.3 人事档案管理的个性价值 人事档案都是以自己特有的方式记载着个人的成长轨迹，具有很强的时代特征和重要的史料价值。因此在进行人事档案管理的相当长一段时间内，我们在各个方面都需要加强对人事档案管理工作的重视，尤其是对个人各个方面的管理工作要重视起来，这样才能更好地满足现代人事工作的需求。

2 目前人事档案管理现状及存在的问题

2.1 人事档案管理政出多门 现在企业的人事档案管理体制处于新旧体制转变时期，管理模式基本上也都是延续的传统旧体制，但是逐渐有着突破旧体制的趋势。因此，人事档案总体上是单位以及部门的管理，分别由党委组织部门以及政府人事部门所属人才流动服务中心等等单位负责的。其中，人事档案的多头管理既是传统“人走档随”的管理模式的反映，也是约束人才流动的障碍之一，因此在一定程度上影响着人事档案管理质量的原因之一。近些年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和认识代理制度的逐步推行，很多部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，导致档案管理权限存在一定的矛盾冲突。

2.2 人事档案的严肃性还有待于加强 档案是极为神圣的，单是“档案”这个词汇就有着极大的威慑力，而目前，人事档案管理中有如：“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老”等现象却变得不足为奇，档案中甚至还出现了假身份、假学历等问题，这些现象都极大地破坏了档案的严肃性。

3 加强人事档案管理工作的主要措施

3.1 人事档案管理必须规范化 建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规划管理的有力措施和可靠保证。此外，还需要各单位建立相应的档案管理制度，将档案资料的产生从收集到归档都要统一进行的日常保管及归档，要建立健全严格规范制度，制定一套严格的制度，这样才能避免档案的丢失和改动，以此保证在进行日常档案工作考核等方面要有严格的手续，做到档案接收、查阅的时候有登记等，有效地制约人为对档案泄密等因素，对档案中出现的问题，实行责任追究制，保证档案管理规范的有序进行。

3.2 档案管理必须现代化与信息化 在进行人事档案管理的时候，我们可以运用先进的管理方法、科技手段等，提高人事档案工作的效率和水平。在进行人事档案管理的现代化与信息化实行过程中，如何提高效率是我们需要关注的。首先就是档案管理实行现代化。实现人事档案现代化的管理，是人事档案服务制度改革和发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日益增加的客观需求。这样就要求档案管理部门进一步提高工作效率，能够及时、准确的传输人事信息，以此提高人事信息管理的及时性。人事档案是人才信息资源库，因此要合理利用各种资源，最大限度地发挥人事服务作用，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。为了使查档人员利用计算机在不接触干部档案原件的前提下查阅干部档案，还要保证查阅的速度以及档案保密和安全工作，就需要我们加强档案管理的制度，更要提高档案管理工作的效率。这就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，对档案资料进行统一的整理，整理好后输入到计算机，通过现代技术的处理，将文字、图片以及声像等资料转变成日后需要的数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过现代化来查阅相关的内容。可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高校的人才档案信息服务，以此实现人事档案信息资源的有效共享。既能方便查阅者，又能大大提高人事档案工作的效率和质量，并能更好地提高档案的利用率。

3.3 改善设施，提高档案管理人员素质是做好档案管理的基础 现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。人事档案管理部门要积极争取领导支持，改善档案管理设施和设备。首先是要建立坚固的防火、防潮专用库房，库房内配置铁质的档案柜、空调机、去湿机、灭火器等设备，定期对库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施进行检查。其次是根据单位资金实力，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。这些现代化设备的使用，尤其是人事档案的计算机信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，为领导决策工作开展提供及时，准确、详细的人员信息。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。

总之，先进的管理理念是实现档案管理现代化的前提，现代的管理技术是实现档案管理现代化的基础，科学的管理机制是加强人事档案管理现代化的保障；档案管理现代化、信息化是档案工作管理上的进步，必将给档案工作的利用效率带来巨大的管理意义。

参考文献：

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作者简介：关杰（1963-），女，辽宁沈阳人，满族，职员，政工师，研究方向：人力资源管理。

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