加油站的实物资产控制存在的问题及对策

中国石油天然气股份有限公司湖南岳阳销售分公司 梁得力

加油站的实物资产控制存在的问题及对策

中国石油天然气股份有限公司湖南岳阳销售分公司 梁得力

实物资产是加油站开展业务及其他活动的重要物质基础，然而受传统观念等因素影响，实物资产的管理存在部分不足和问题，比较突出。随着经济时代的到来，现行的实物资产管理已经很难适应加油站发展的各方面要求，需要进一步加强和完善。本文在分析加油站实物资产管理的现状及问题，提出从批准控制、会计控制以及实物控制三个方面，加强对加油站的实物资产控制。

加油站 实物资产 控制管理 问题分析 建议对策

实务资产是指以物质形式表现，归以等量的价值，并由投资者所拥有的资产。加油站实物资产的一般表现形式包括房屋、建筑物、土地、植物、加油设备、以及其它物资等。良好的实物资产管理可以减少浪费，提高资产的利用效率，降低加油站的运行成本。

一、加油站实物资产管理的现状及问题

(一)实物资产管理意识淡薄

由于资产配臵和布局不合理，购臵资产不讲求效率，缺乏共同配臵、调剂使用，造成不必要的资产浪费，降低了资产使用效率。不重视实物资产管理，在实际工作中，实物资产管理意识淡薄的问题一直存在，一是认为实物资产作为一件实实在在的物品，只要不占为私有就行，受这种思想的影响，形成了实物资产“重采购、软管理”的局面，导致实物资产管理权责不分，产权不明。二是认为此项工作是财务管理部门和实物资产管理部门的事情，对实物资产的核算、使用、保管未能引起足够的重视，有的交接不办手续，有的增加不入账，有的处臵不销账，有的变动不调账，账账不符，账实不符，心中无数，家底不清；三是在人员工作岗位变动时对原来使用的实物资产不移交，不办理相关手续，久而久之，设备物品没法查找，造成了实物资产的流失。四是实物资产基础管理工作也就得不到重视。认为实物资产有管理就行，简单登记，应付检查，弄那么麻烦干什么，从思想上不认同。

(二)管理互相脱节

在加油站实物资产管理过程中，负有资产管理职责的部门有办公室、财务部门、后勤部门、资产部门、基层机构等多个职能主体，存在多头分管，缺乏统一的管理与协调机构，这种多头管理的结果是代表负责全系统实物资产产权管理的责任主体缺位，不能对各部门的实物资产管理实行有效控制、协调。实物资产管理容易沦入分散购买、分散管理、分散使用，管资金、管资产、管使用、管维护等相互脱节，没有制定统一的规范要求，实物资产生命周期内的不同环节的信息掌握在不同职能部门手中，缺乏统一归口管理，使得设备管理不同阶段的数据不能够及时准确的进行传递、共享，甚至存在部分环节设备信息丢失的情况，加大了后一个环节设备管理的难度。

(三)缺乏统一有效的监管体制

尚未建立一个较完整的实物资产管理体系，缺乏可操作的规章制度。许多加油站目前还未建立一套较完整的实物资产管理体系，有些虽有制度却流于形式，有些制度针对性差，在实际操作中很难使用。有些管理制度不健全，不完善，无实物资产管理业务流程，没有明确规定实物资产的增加、处臵、变动和清理由谁提出、谁审批、谁采购、谁领用等问题，管理程序混乱，家底不清、责任不明；二是未建立奖惩机制，对实物资产因管理过错责任出现的责任事故，没有一个制度来进行有效的责任追究。三是实物资产处臵随意性大，未形成资产损失责任追究制度。四是实物资产管理责任尚未落实到位，未建立健全实物资产管理考核评价体系。

(四)缺乏对现代信息技术成果的有效应用

实物资产管理目前还依靠传统的实物资产管理方式，没有统一的标准化的信息采集机制，信息可共享程度低，利用效率不高。加油站内各职能主体对实物资产管理信息自行建立，缺乏统一的标准和有效的信息传输机制，信息无法共享，无法对应，使用效率不高。上级管理当局在实物资产管理过程中，无法直接参与实物资产管理的各个环节，只能依赖于临时清查和下级管理当局汇报材料，不能准确了解实物资产各个管理环节中存在的问题，不能针对性的提出有关实物资产管理的有效方案。

二、加油站的实物资产控制——批准控制

批准控制具有预防作用，是一种事前控制，是指按照既定程序，核准加油站的经济业务是否合法、是否合理以及是否正确，以决策是否让该项经济业务得以进行，可在事发之前控制将一切不合法的经济业务。

加油站一般批准方式给加油站经理和其他管理人员授权正常的经济业务，由他们在授权范围内，根据既定的制度和经营策略、计划、预算等标准，行使批准权。这样做，既能保证经济活动的主动性和灵活性，又能提高工作效率。

加油站内部控制的关键在于财务的收支批准，一般加油站提出计划申请，报由财会部门审核后上报上级领导。多数经济业务需经多次的相互联系的批准才能完成，不是一次完成的，而是两次甚至两次以上。后一次批准既是进一步监督和控制前一次批准的经济业务，同时也是对前一次批准的认可。批准控制的功能的强化，一般在于每次负责批准的人或部门相互独立。

三、加油站的实物资产控制——会计控制

(一)确保收入完整

要确保加油站经济业务的收入完整性，就必须做到以下几点：一是要求所有的经营者必须签订包括标明收入实现方式和额度在内的非主营业务经营合同；二是是财务人员每月根据非主营业务收入的核准制度实地核准非主营业务收入情况；三在收取非主营业务收入时，要求加油站必须出具收据或者发票。

(二)防止应收账款形成

要防范加油站应收账款的形成，应收账款一般由大单客户造成，由于大量应收账款会形成债务负担，容易造成加油站资金周转不灵，因此需要对商品销售进行全过程控制。为大单客户在加油站建立信用等级，要事先和月底结账的单位用户签订付款协议，同时为了确保货款收回，最好选择信用良好的老客户进行交易。财务部门每月要结合商品盘点对加油站的多项内容进行稽核检查，包括客户油卡、发票、商品台账、销售报表以及机器起止数等，采取事中控制，严格把控实物资产。

(三)商品流通费控制

通过与加油站经理签订目标责任书的方式，编制加油站费用预算，明确责任并纳入指标考核体系。同时还要制定开支限额标准，需经过审批手续才能支付限额以上的费用。财务部门还应按月度预算核对每月费用的实际使用情况采取切实有效的措施。

(四)建立严密的原始凭证制度

主要有三项措施建立严密的原始凭证制度：一是规范传递程序和凭证格式。加油站必须照规定填制或取得每一笔经济业务凭证，并按程序传递。在制作、传递凭证过程中，一旦某项经济业务出现问题，就会及时被发现并问责。二是为了方便日后的查证，预先依次编号所有原始凭证。三是无论是自制的还是外来的，对所有原始凭证，必须经过认真审核，在入账之前确保每项经济业务入账的合法性和正确性。

四、加油站的实物资产控制——实物控制

(一)限制接近

实物接近要严格限制在经批准的人员范围内，是减少实物被盗或毁损机会、保护实物实体、划分责任的重要措施。合理确定允许接近的人员，根据各种实物资产管理特点和性质，限制接近的遵守情况，同时做好检查监督。

(二)实物保护

实物保护是指为为确保实物的完整性，避免实物损伤、盗窃或者遭到其他意外损害而采取的各种措施，例如如要两人以上随同非银行上门收款的加油站现金存入银行。

(三)实物清查

根据各个加油站自身情况，每天清点低值易耗品等实物资产，早晚两次以上操录发油机以及测量油罐的起止读数并做好记录。为了确保账实相符，财务人员实行加油站之间交叉盘存制度，每月与业务部门一道对加油站进行盘点，必要时还要清查财产物资的实有数量。

五、结束语

对加油站来说，实物资产管理是加油站经营管理的重要组成部分，是加油站经营管理的基础，是竞争能力和效益的生命线。良好的实物资产管理可以减少浪费，提高资产的利用效率，降低加油站的运行成本。在实物资产管理过程中，根据生命周期管理理论，对实物资产进行信息化、流程化、标准化管理，是现代加油站管理的必然要求和发展趋势。

[1]王珊.浅析如何规范加油站实物资产的管理[J].经济论坛.2004

[2]成秉权.财务管理[M].中国财政经济出版社.2007

[3]苗晓云.加油站实物资产管理存在的问题与完善措施[J].产业与科技论坛.2008