浅谈无纸化办公信息化建设

魏常青

【摘要】在现代化、信息化建设步伐日益加快的今天，新型的网络化办公日渐走进人们的日常工作中，利用信息化技术方便、快捷的特点，无纸化办公为工作效率的增加提供了极大的助力。作为传统办公方式的纸质办公在实际的工作领域中，已经逐渐跟不上时代的步伐。本文将就信息化时代背景下的无纸化办公建设谈一下简单的认识，并对无纸化办公的未来做一个展望。

【关键词】无纸化办公；信息化建设；OA系统；发展

无纸化办公是指将传统的手工书写和纸张打印融合于网络中的一种新型办公方式。通过局域网络或外部网络的连接，办公人员可以在任意时间任意地点进行共同工作，所需信息通过网络传输相互流转，提高了办公的速度和效率。

一、无纸化办公的好处

（一）提高了工作效率

对于大多数企业和机关来说选择无纸化办公系统的最主要出发点是提高工作效率、共享信息和协同办公。而采用无纸化办公以来，原本繁复的工作都可以在电脑上轻松解决。无纸化办公主要建立于内部局域网的平台上，通过局域网络连接的建立，实现了共享信息和办公协同，提高工作效率是采用这种办公方式的主要出发点。当前社会，企业规模越来越大，企业领导与员工间的沟通也变得越来越困难，而通过无纸化办公的，极大的拉近了企业中管理者与员工的距离，使管理者得以与员工直接交流，在提高了工作效率的基础上，又提高了企业间的凝聚力。

对于政府部门来说，这种办公方式同样极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。在采取无纸化办公前，一些普通的政府发文、会议通知、惠民信息或者一些企业的简要通告、部门调整等都需要进行打印、复印，然后还要通过人员送到收件的各个部门，费时、费力、效率低，大量的时间浪费在了印发过程中。且各个部门间的信息无法及时交互，造成了诸多不便。但无纸化办公采用后，信息交流变得非常便捷，只要将原本需要印发的文件，在電脑上写出来，然后通过邮件等形式发送就可以了，使得工作效率得到了较大提高。

（二）促进了环保建设

“环保”是当今时代的主题，采用无纸化办公除了可以让工作效率得到了极大提高之外，有利于环保也是其得到广泛应用的重要原因之一。通过无纸化办公的使用，纸张的使用得到了大量减少，随之而来的印刷、装订费用也节省下来。既节省了办公费用，又促进了环保。

二、无纸化办公的建设

（一）无纸化办公的建设目标

对于政府和企业进行无纸化办公建设，他们的目的基本有以下几个方面：

突破时间与空间界线，通过无纸化办公的形式，使远程会议、异地办公得以实现。

为机关或企业提供一个更为方便的内部信息交流平台，节省事务处理周期，加快文件的流转过程，减少文件流通过程的中间环节，提高办公效率。

通过无纸化办公系统，提高数据统计分析能力，使数据得以较快处理，为决策者提供及时、准确的辅助指导。

为政企内部提供一个可行的信息交流机制，方便单位内部人员管理，为各部门之间的信息交流与业务办理管理实现互联互通与信息共享。

充分发挥已有的信息化建设能效，通过网络资源的调配，开发原有资源的潜力。

（二）无纸化办公的建设原则

无纸化办公系统的建设是基于OA系统平台上的，在OA系统平台建立的过程中，基本上都是采取总部（总公司）建立中心处理平台，各分部（分公司）及各部门之间采用较为独立的子系统，通过更为灵活的建设形式，使系统建设更为贴近实际应用。

在系统实际建设的过程中，还应把握以下几个方面：

确保系统的先进性：在当今世界中，技术发展日新月异，所以，在系统建立之初就应采用最为先进的主流技术，以确保系统的结构与应用的设计的先进性，使系统得以长期有效地为政企事务管理、发展规划和业务办理等提供支持。

确保系统的稳定性：系统建设时应当采用时下成熟稳定的软件技术，而非刻意追求新奇，保证系统在大量的数据处理和长期运转过程中可以安全稳定的运行。

确保系统的实用性：由于系统建立过程中所面对的不同的用户群体，所需功能种类不同，那么，在系统的建立过程中不能一味地加入各种功能，应针对客户需要，使工作流程尽量简洁，以适应客户需求。

确保系统的安全性：对于采用OA系统进行无纸化办公的政企来说，信息安全是最为重视的方面之一，系统在建设时，就必须要有一个完善的安全保障体系，对于黑客入侵、电脑病毒等都应具备较强的防范能力，确保数据不被窃取，并且对于数据还应具有备份保障与数据恢复能力。

确保系统的易用性：在系统的使用中，应当方便、简洁，使所需界面能够较快找到，减少收索与点击过程，使使用者在实际操作时能够简单明了，可以快速掌握操作方法，并且尽量使系统可以根据实际使用者的操作习惯。

确保系统的开放性：在网络化时代大发展的今天，单一系统的软件已经不能满足实际工作的需要，那么我们就需要系统能够有较高的开放性，可以兼容更多的软件，以得到更佳的办公体验。

对系统源代码应有限开放：随着政企工作的开展，对于系统的要求也就随之变化，此时就需要对系统进行调整。但是，对于绝大多数政企部门来说，每次都进行系统的完全维护是不现实的，那么，就需要在政企内部进行简单的源代码修改，而对非核心的源代码的开放也就提出了需求。

三、无纸化办公的实现

虽然现在无纸化办公已经展现了无比优越的先进性，并已经被相当一部分政府、企业所采用，但是，对于无纸化办公的全面应用仍为时尚早。

1.无纸化办公尚未被广泛接受

在人类社会的进步中，每一次的创新与进步都是对传统领域的挑战，会引起传统领域的反弹，无纸化办公也会出现此类状况。现在一些技术难点在电子文档管理中尚未解决，而无纸化办公的可行性也在安全、地位和传统观念方面遭到质疑。对于无纸化办公的推广工作应当及时展开，使人民群众对无纸化办公有一个比较全面的理解，以便对无纸化办公的全面应用做准备。

2.无纸化办公技术问题尚未完全解决

由于无纸化办公的所有资料都存在于网络中，而电子信息的稳定性和安全性等问题一直是困扰电子信息系统发展的重要问题。但是，对于网络安全问题的解决也并非完全无计可施。在文件安全方面，可以采用内部专网方式与外网进行物理隔绝，对于需要保密与需要公开的文件进行分别传输。为了解决电子文件的安全和识别问题，我国于2005年4月1日起开始正式颁布、实行了《电子签名法》。这部法律的出台填补了我国在电子商务领域的空白，使得电子签名得到了法律的认可，对于无纸化办公领域的安全和识别提供了法律依据。

3.无纸化办公所需投入大

无纸化办公的建立是基于OA电子信息系统平台的，而为了建造一个成熟稳定的电子信息平台，需要大量的资金支持。电子信息系统终端的更新，大到系统网络的铺设，再到服务终端的设立。为了建设一个完整的、可实际应用的無纸化办公平台，每一个步骤都必不可少，且为了兼顾平台的长期应用，上述硬件的配置更是需要择优选用。这无疑对资金的投入提出了较为严苛的要求，从而导致对无纸化办公系统接受度更强的小型企业对其望而却步。

4.法律建设尚不完全

无纸化办公系统是建立在电子信息系统之上的，而对于电子文档等电子产品的地位，法律仍缺失完全的规定。只有在法律中对电子商务产品进行一个有效的保障，无纸化办公才能够得到稳定、长久的发展。虽然我国《电子签名法》业已颁布施行，对于电子文件与签名进行了一个法律层面的肯定，但是还缺少对于网上业务开展、计算机网络犯罪等的更为详尽的法律解释，而现在的采用现实世界法律套用的办法，并不能完全适合于电子信息系统的发展。而且，由于电子签名、电子印章等的正式形式没有详细的规定，其具体的认定仍是有较大难度。

5.无纸化办公仍无法完全取代传统办公方式地位

虽然无纸化办公是未来政企部门办公的发展方向，但是现在无纸化办公仍无法完全代替传统办公方式。对于一些重要文件来说，电子存储的安全性无法完全保障，而且无纸化办公对于硬件要求较多，平台成型时间较慢，电子文档的长期存储无法保障。

只有随着社会的不断发展，技术的不断进步以及法制建设的不断完善，在上述问题解决后，无纸化办公才能真正的得到推广，并最终成为办公的主要方式。

四、总结

在现今社会，无纸化办公作为信息化社会的未来发展趋势已经为越来越多的人所接受，虽然无纸化办公还有这样或那样的问题还没有完善，但是当其问题得到解决后，必将成为最为重要的发展方向。

参考文献

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[2]郭学玲，王洋.无纸化办公条件下档案管理的实践与探索[J].科技信息，2009（26）：725.

[3]姚国章.电子政务原理[M].北京：北京大学出版社，2005.