浅谈如何编写年鉴

2014-11-10 22:08关春光
黑龙江史志 2014年19期
关键词:注意事项

关春光

[摘 要]年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。年鉴资料的收集要求全面完整,年鉴资料的整理要求细致入微,年鉴的编写要按照规定的格式一丝不苟。

[关键词]资料收集;资料整理;年鉴编撰;注意事项

自2006年5月18日中华人民共和国国务院令第467号公布实施《地方志工作条例》以来,地方志就走进档案工作者的日常生活。自2004年区史志办要求编写年鉴以来,我已经完成了11年的年鉴编写工作,在工作中遇到了一些问题,也总结了一些做法,结合自己的工作实际,谈谈自己对写好年鉴的看法。

一、年鉴及其主要内容

1.年鉴的定义

年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料,是按年度连续出版的工具书。

2.年鉴的特点

年鉴具有资料权威详实、反映内容及时、记事连续准确、按年度出版、功能齐全、查阅使用方便的特点。

3.年鉴的作用

年鉴的主要作用是向人们提供一年内全面、真实、系统的事实资料,便于了解一定区域政治、经济、文化社会等方面发展现状和其发展趋势。它所收集的材料主要来源于当年的政府公报、重要报刊的报道和统计部门的数据。因此,年鉴有较大的总结、统计意义和比较系统的连续参考作用。

4.年鉴的内容

作为基层单位,年鉴的主要内容一般包括概述、大事记、部门工作、组织机构沿革、附录等部分。

二、资料的收集

编写年鉴的前提是要有充足的资料。能够收集到完整、详实、细致的第一手资料是年鉴编撰人员的重要工作之一。

1.争取领导重视,成立编纂委员会

要积极争取各级领导的高度重视,成立年鉴编纂委员会,由单位主要领导任主编,将所有涉及的部门及科室全部纳入成员单位,并要求各成员单位指派一名工作人员专门负责提供年鉴资料。这样就做到了收集资料有抓手,保证了可以收集到详细的资料。

2.制订收集计划,明确收集目标

年鉴资料的收集强调时间性和全面性,要根据编写的内容和单位工作实际,确定收集的内容和目标,制订详细的收集计划,明确到部门和科室。只有明确了目标,才能提高资料收集的效率,在规定的时间内获得相对完整的第一手资料,避免遗漏,为编写工作提供基础保障。

3.全面收集信息,充分补充资料

仅仅收集各单位和部门提供的资料是远远无法满足年鉴编写需要的。还需要资料收集者从不同角度了解行业发展的新动向、新事物、新情况、新变化,征徇资料提供者的不同意见,尽可能从不同的角度更多的收集资料。

4.虚心求教,不耻下问

年鉴编纂者不可能熟悉单位所有的业务工作,在收集资料时,不仅要耐心细致,而且要虚心请教,对不明白的地方要向资料提供者多学、多问。只有这样才能保证在后期的整理和编写过程中对资料有充分的认识。

三、资料的整理

收集到的资料一般比较零乱,多是以大事记、简报、新闻报刊、工作总结、典型材料等为主要内容。这就需要编纂人员去其糟粕取其精华,优中选精,为我适用。

1.按时间分类

编纂年鉴是要遵循一定的时间规律的,这就要求在资料整理过程中,将各种资料按发生的时间先后顺利进行排序,也可用表格的形式进行整理,有利于编写时的统一查找。

2.按内容分类

一项工作可能涉及多个部门,需要协作与配合,导致收集上来的资料因报送部门不同而出现重复现象。这就需要年鉴编纂人员按内容进行分类,从主导部门的材料入手,加入其他配合部门的资料,以保障某项工作资料的完整性。

四、年鉴的编纂

1.确定年鉴的框架结构

年鉴一般分为篇目、栏目、条目,按章、节编写。编写年鉴时要做到主题鲜明,层次清晰,重点突出。

2.明确编纂年鉴的文体

年鉴的文体一般为记叙文体或说明文体。应选用平实简洁的文字重点记录事件或人物、时间、地点、方法或经过、结果或问题,避免装饰和修辞。

3.确定年鉴的主要内容

一般包括封面及封底、编纂委员会、前言、目录、概述、大事记、自然概况、主要工作、专文特载、组织机构沿革、附录、照片等。根据不同的部门或单位可以进行不同的选择。同时要明确主次,分清详略。

五、编纂年鉴的注意事项

1.语言要简洁、准确、流畅

年鉴描述的是一年中主要工作的客观事实,应尽量避免使用疑问句、感叹句和祈使句,减少长句和复句,不用“认为”“因种种原因”等含糊其词和“可能”“推测”等无法确定的词语。

2.数据准确,应来源于统计部门

年鉴中的各项数据应来源于统计部门,如果使用业务部门的数据(例如卫生部门的医疗统计数据,要注明统计口径和范围)要标注来源。同时要注意遵守保密规定。注重年鉴中数据的连续性,一般应在保留以前年度的统计口径和范围的基础上,进行数据扩充,确保数据具有可比性。

3.避免内容的重复交叉

年鉴编写过程中要注意各部分之间的内容重复,涉及多个科室的内容要由主要负责科室提供资料;也要注意同一部分的不同层次重复,要选择重点层次进行详写,其余内容简要概述。

年鉴,讲述了现在的事实,定格为历史的记录,在岁月更迭中静静的守候,所有参与年鉴编写的工作人员要以饱满的热情、积极的工作为史负责。

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