高校档案鉴定工作存在的问题及对策

[摘 要]目前，部分高校档案数量巨大且质量不高，对档案鉴定工作的开展已经是高校迫在眉睫的实质性的工作。高校档案管理人员不但要做好档案的收集工作，而且还要具备档案鉴定的能力，要对高校的馆（室）藏档案进行定期的鉴定，切实保证高校档案的质量。

[关键词]高校；档案；鉴定

目前，大多数高校没有正常开展档案鉴定工作，只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄别就统统归档，形成了“有文必档”的现象。由于一些无保存价值的文件被收集归档，使得馆（室）藏档案数量越来越庞大，档案管理的工作量成倍增加，档案管理员的负担日益加重，严重浪费了档案管理资源，阻碍了高校档案工作的正常发展。加强高校的档案鉴定，去其糟粕，取其精华已经是高校档案管理部门迫在眉睫的工作。

一、高校档案鉴定工作中存在的问题

档案鉴定是按照已经制定的原则、标准和方法，分析和判断档案的价值，决定档案是否保存及其保管期限的一项业务工作。档案鉴定贯穿于三个工作阶段的内容。一是在档案接收阶段，对档案是否有保存价值进行鉴定，决定档案去留的过程。二是在档案整理阶段，对档案价值大小划分的过程，目前档案价值划分为永久、定期。定期又分为30年和10年两种。三是在档案销毁阶段，对保管期限已满的档案，进行再鉴定，决定档案存毁的过程。

从高校档案鉴定工作在以上工作阶段实施的情况来看，状况不容乐观，主要存在以下三个突出问题：

1.盲目接收档案。由于档案立卷多由文书处理部门的兼职档案员来完成，而兼职档案员的业务素质良莠不齐，从而造成案卷质量也是鱼目混杂。而档案部门还是照单全收，没有严把档案的“入门关”。

2.保管期限划分不准确。档案人员在划分保管期限时，总是留有余地，将保管期限划得过高的现象时有发生。

3.档案“存而不鉴，鉴而不销”的情况普遍存在。许多单位对到期档案的再鉴定工作基本上都是几年一次，甚至有的单位根本从来没有对到期档案进行过再鉴定。即使是已经鉴定过的档案也是暂存，没有销毁。

二、高校档案鉴定工作存在问题的主要原因

1.档案鉴定意识不强。不少档案管理人员认为，只要档案馆（室）资料齐全，学校检查档案收集工作的时候有据可查，鉴不鉴定都无关紧要。很多学校在进行档案评估时，对档案是否经过鉴定不作要求，只要需要检查的材料都有就行。许多高校的档案管理人员配备不足，也没有正规的经过培训的鉴定人员进行档案鉴定工作，使得档案鉴定工作迟迟不能开展。

2.馆藏量标准的盛行。档案工作的考核、评估体系、晋级标准都和馆藏量有直接联系，甚至长期以来核定管理人员的编制都是靠馆藏量来确定。在业绩评比中，数量上的比较操作起来比较简单也很直观，而质量上的比较则很难把握。这种现实的压力导致档案部门一味的追求馆藏量。

3.求稳思想，怕承担责任。档案的本质属性决定了它的唯一性，一旦销毁，就无法找到替代品。因此档案鉴定是要承担风险的一项工作。致使许多单位在档案的销毁上非常谨慎，认为档案只要存在库房里，总比万一销毁错了，承担事故责任要保险得多。

4.档案鉴定工作的难度大。“档案价值的潜在性、档案价值鉴定的预测性以及简单结果一定程度上的不确定性”，增加了档案人员对于档案价值鉴定工作的畏难心理。档案鉴定的主观性较强，跟一个人的业务素质、习惯等都有关系，尺度不好把握。

5.档案鉴定的方法和标准相对滞后。《档案法》、《高等学校档案管理实施办法》、《文件材料归档范围和保管期限表》等虽然都对档案鉴定做出了规定，但很不明确详细，例如条款中有诸如此类表述“一般的、重要的”，这种模糊的表述，就会造成实际工作缺乏可操作性、指导力度不强，档案部门执行起来有困难。

6.档案鉴定程序复杂，工作强度大。档案鉴定工作的程序复杂，要剔除没有价值的档案，重新编排文件目录，重新填写案卷目录和专题目录，工作量很大。若进行一次全面的档案鉴定，需要耗费很多的人力、物力和财力。

三、加强高校档案鉴定工作的对策

1.强化档案鉴定观念。20世纪末，档案界已经把优化馆藏作为档案馆（室）建设的指导思想。档案部门应主动转变观念，顺应发展要求，正确处理丰富馆藏与优化馆藏的关系，既不能为了丰富馆藏而不加以鉴定地滥收，也不能为了优化馆藏而剔除了具有潜在价值的档案。

2.建立专门档案鉴定机构。应成立由单位分管领导、档案人员组成的档案鉴定委员会或鉴定小组。鉴定委员会（小组）要有明确的鉴定内容、鉴定程序、鉴定计划，并由专人负责，制定鉴定工作计划、提出鉴定销毁的意见，并报委员会审批，使档案鉴定工作稳步推进。

3.培养档案鉴定人才队伍。档案鉴定工作质量的高低主要取决于鉴定人员专业水平和责任心，应将有相应鉴定工作专业知识并熟悉档案鉴定标准的人员，纳入到鉴定委员会（小组），并重视鉴定骨干人才的培养，建立多层次、多渠道的培养机制，多参加学习研讨班，也可请档案鉴定专家来学校进行培训，提高鉴定水平。

4.鉴定工作列入工作计划。档案鉴定工作同档案整理、档案接收等其它档案工作一样，也是必不可少的工作环节和业务程序，要定期开展，将鉴定工作列入年度计划和长远规划，由“软任务变为硬任务”，由“可做可不做变为必做”，保证档案鉴定工作有序开展。

5.鉴定工作纳入档案评估体系。档案评估水平不要仅停留在表面的规模，更要关注档案文件是否优化、保管期限是否合理等层次的问题。档案鉴定的纳入，将促进档案评估体系的健全，引导档案工作良性发展。

6.修订相关规章制度，完善档案鉴定细则。2006年国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》、《文书档案保管期限表》是我国档案鉴定的指导性文件，但是随着新类型档案的出现，这些鉴定规定已不能适应要求。高校应结合本校实际，从具体情况出发，编制适合本校的、具体的、可操作的《归档范围和保管期限表》，作为学校鉴定工作的标准。

7.多种鉴定方法的相结合。目前档案鉴定方法有来源原则、高龄原则、文件双重价值理论，这些不同的方法起到互相补充的作用。在制定保管期限表中应结合多种鉴定理论，力求科学性客观性。这样才能使档案鉴定工作适应各种复杂情况，避免档案人员的主观因素，影响档案价值的鉴定。

高校档案鉴定工作是一项基础业务工作，也是档案部门亟待探索的一项工作。档案部门应以积极的态度来面对，科学的精神来实践这项工作。认清档案鉴定工作的现状，扬长避短，发挥档案鉴定工作优化馆藏的作用，为合理配置档案资源，发挥档案的社会功能，更好地为社会主义现代化建设服务。

参考文献：

[1]魏小平.档案价值鉴定工作中存在的问题与对策[J].广东档案，2005（6）.

[2]王秀兰.档案价值鉴定工作之我见[J].兰台世界，2007（14）.

作者简介：许美娟，女，1967年10生，汉族，江苏常州人，常州开放大学综合档案室，副研究馆员，研究方向：档案管理。