浅析档案的寄存服务

陈滨

[摘 要]为了全面开拓、发挥档案馆的社会化服务功能，综合档案馆开展面向社会各界的档案寄存服务，具有非常重要的现实意义。应成为综合档案馆拓展社会公共服务功能的一个重要方面。

[关键词]档案；寄存服务

为了全面开拓、发挥档案馆的社会化服务功能，笔者认为，综合档案馆开展面向社会各界的档案寄存服务，已是一项摆上日程的紧迫任务，具有非常重要的现实意义。综合档案馆积极拓展为社会公众服务的功能，是综合档案馆拓展其他服务功能的基础，将对社会产生更长远的效益。因此，发挥综合档案馆自身优势，为社会公众提供代管寄存档案资源等服务，应成为综合档案馆拓展社会公共服务功能的另一个重要方面。寄存档案是目前部分综合档案馆推出的一项新业务，是档案部门贯彻落实“三个代表”思想，实行服务机制创新的重大举措。为加强档案管理，防止档案的散失和损毁，确保档案的完整与安全，综合档案馆应依据国家《档案法》，积极面向社会开展档案寄存服务。

一、寄存档案的对象

与新经济组织兴起和各类破产情况的出现及个人寄存档案社会需求日益增长的形势相适应，综合档案馆可开展面向社会的档案寄存服务，使其中对国家和社会有重要价值的档案得以妥善保管。凡是本地区内机关、企业、事业单位、其他社会组织和个人具有保存价值的档案资料，均可寄存到综合档案馆。

关于寄存档案，在《档案法》第十六条中规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。”也就是说，不属于综合档案馆接收范围的单位和公民，其对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以以寄存的形式存放在综合档案馆。现在档案的概念比传统意义上的档案更加宽泛，除了纸质文字资料外，包括照片、磁带、光盘以及书画作品等。

笔者认为，寄存档案是指具有档案管理权的国家机构、社会组织及个人，将其管理的档案全部或一部分寄存在综合档案馆，由综合档案馆代为保管的一种档案管理方式。企事业单位、社会组织和个人具有保存价值但又不属于各级综合档案馆接收范围的档案资料，均可寄存到档案寄存服务中心，包括文书、科技、会计、声像、电子、实物等类型的档案资料。国家鼓励单位、公民向综合档案馆寄存其所有的对国家、社会具有保存价值的档案资料。

档案寄存服务中心一般由综合档案馆负责，依托综合档案馆现有的先进档案管理设施、设备、管理手段和高素质的专业队伍，对国家规定移交进馆的档案资料以外的各类企业、事业单位及属于公民个人所有的档案资料，提供科学规范的保管、保护和服务，确保寄存档案的安全完整。档案寄存服务实行自愿寄存、无偿服务的原则。

二、寄存档案的程序

档案寄存、托管服务面向本地区国家机关、社会团体、企事业单位及个人。需寄存、托管档案的单位、个人，需向综合档案馆提出寄存、托管申请，与综合档案馆订立存管协议。寄存、托管的档案材料，包括纸质档案和磁质、光盘等新介质档案。磁盘、磁带、光盘档案以及珍贵的纸质档案原件只受理寄存，其复制件可做托管，代为办理利用服务。

（一）接受档案所有人的寄存申请，对其所要寄存档案的内容、数量和整理、保管状况进行系统检查。综合档案馆对有关寄存档案的检查、磋商情况进行讨论，确定是否接收寄存档案。

（二）通过协商，对寄存双方的权利、义务，寄存档案的整理、管理、保护、保密、利用，一般情况和特殊情况下，特别是自然灾害损害、损毁寄存档案的处理，超过寄存期限档案的处置，寄存保管的费用等事项达成共识。同时要求寄存档案所有者对寄存档案的形式、利用限制等提出明确要求。

（三）签订寄存档案协议，并对档案进行清点，办理寄存手续，消毒入库。

（四）按照双方协议，对寄存档案提供保管、保护和利用等有关服务。

三、寄存档案的利用

取用寄存档案，由持有效证件的寄存者（单位需介绍信+工作证、个人需身份证）办理取、归登记手续。取用、归存寄存档案，由库房管理人员和寄存者同入库验封、监封。

寄存档案的所有权和处置权属于寄存档案的所有者，除寄存档案所有者有权无偿利用外，其他利用寄存档案的用户必须首先得到寄存档案所有者的授权。综合档案馆为利用者提供检索、阅览、有偿复印等服务项目，以满足利用者的需求。

利用在综合档案馆托管的档案，由托管档案的单位制定具体利用办法，利用者需持托管协议规定之有效证件，在档案管理处办理利用手续。

如果寄存者同意，也可以将所寄存的档案允许公众查阅，达到服务社会的作用。

四、寄存档案服务的保密

寄存档案中可能记载有党和国家的秘密事项，也可能记载有企业商业秘密和技术秘密，甚至包括个人隐私等内容。因此，寄存服务中心把保守秘密贯穿在档案寄存服务的全过程，确保寄存者的合法权益不受损害。

库房管理人员要定期对托管档案进行检查清点，以保证托管档案的安全。