事业单位档案管理存在的问题探讨

陆宏石

[摘 要]近些年来，随着科学技术，企业文化等各方面的发展，档案管理在单位中越来越受到重视，尤其是科技档案。科技档案是科学技术档案简称，科技档案对于一个企业或是单位有很大的指导意义。本文首先阐述科技档案管理的意义，并通过分析在事业单位科技档案管理中存在的问题，最后针对性的提出几点建议。

[关键词]科技档案管理；问题；解决措施

当前，我国档案事业进入了一个空前发展和空前繁荣的阶段，各行各业领导者对档案管理工作的重视程度越来越高。虽然无论是对于企业还是对于事业单位，科技档案管理都是一件重要的工作，虽然它不能与企业的收益直接挂钩，但是，它的指导性作用还是很强的。虽然我们国家的一些事业单位在档案管理方面取得了一些突破，但是因为重视度不够和一些技术上的缺陷，导致仍然存在着一些问题，因此档案管理的现状仍是不容乐观的。

1.事业单位中科技档案管理的重要性

科技档案具有以下特点，专一性，种类和类型的多样性，成套性，现实性。因为科技档案具有上述特点，因此才体现出具有重要的功能。首先科技档案具有现实性，在实际应用方面有很大的指导作用，再加上它的专业性的特点，在应用方面也比较具有权威性。而且科技档案的形成往往都是围绕一个独立的科研项目的进行而形成的一系列相关的科技文件整体，因此具有系统性和整体性。再者科技档案种类繁多，分门别类对于读者的查阅，考证都有重要意义。

2.科技档案管理的现状分析

2.1事业单位对科技档案管理的重视度不够

之前已经提到科技档案管理对于一个企业或是事业单位而言，都是非常重要的。但是由于档案管理工作不是和企业利润直接挂钩的，因此，很多部门都忽视了档案管理这项工作。对事业单位人员对档案管理工作的重视程度低主要分为两个方面的原因：一方面，从领导部门的角度考虑，因为科技档案大多都是专业化的知识，部分档案管理的领导对科技档案认识度不够，甚至连科技档案管理工作的重心都不清楚，再加上这项工作不能为企业带来直接的经济利益或是社会利益，因此领导对它们的重视度不够。另一方面，档案管理人员对这项工作认识度也不够，他们认为档案管理仅仅是将一些文字性的资料存储起来，这些工作既繁琐又不是企业工作的核心，因此他们往往带着消极的态度做这些工作，因此往往导致在工作过程中出现资料外泄，遗漏等问题。以上种种问题都说明事业单位对科技档案管理工作的重视度不够，这是在思想上都没有将这项工作重视起来。

2.2科技档案缺乏必要的分类系统

档案管理的基本价值是从两个方面来体现的，第一是凭证作用，第二是利用价值。相对于凭证作用，科技档案的实际利用价值才是更加重要的一点。但是在实际的档案管理过程中，档案管理人员更多的是注重科技档案的收集，而非分类整理工作。科技档案收集整理的目的主要是为了日后的查阅工作，但是在档案整理的过程中没有形成统一的查阅体系，这样就会严重影响到利用率，检索效率。分析具体原因，首先缺乏专业的技术人员，再加上一些档案管理人员在档案管理中没有严格的整理的程序。此外缺乏集约化的管理体系也是档案利用率低的一个重要原因，一方面管理人员对工作的不重视，另一方面各个部门之间没有做好协调工作，种种原因就导致了科技档案在后期的查阅中产生很多不便。

2.3科技档案管理人员的业务素质不高

科技档案的一个重要特点就是具有很强的专业性，因此这也要求档案管理人员具备一定的专业知识，这样在档案搜集和整理过程中才不会一头雾水，在处理一些专业性问题的过程中才不会出现一些低级的错误。除了专业知识方面，还有就是在搜集、整理资料方面的能力，对于档案管理人员，他们还需要具备一定的计算机处理的能力。因为现在的档案基本上都是电子化的，这样不仅减少了工作量而且也提高了工作效率。

3.解决档案管理工作中存在的问题

3.1重视档案管理工作

科技档案的管理无论是对于一个企业还是对于一个事业单位来讲，都是十分重要的。因此首先从态度上讲，各级工作人员都应该重视档案管理工作。首先对于档案管理人员要进行必要的教育工作，包括基本工作人员和各单位领导，他们都要从内心开始重视档案的管理工作，并且还要体现在行动上。除了每个部门做好自己份内的事情之外，各部门之间还要做好协调工作，将科技档案的管理工作做好。

3.2做好档案的分类汇总工作

本研究通过分析，发现档案的分类汇总方面存在着一些问题。档案最重要的作用就是供日后查阅，尤其是对与科技档案而言。那么为了方便日后的查阅，做好档案的分类汇总工作就显得格外重要。在具体的分类处理中，可以根据研究项目的类别进行整体上的大的分类，将一类的档案分类汇总好。此外还要及时更新事业单位的档案。档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。

3.3提高档案管理人员的业务素质

在档案管理工作中，档案人员的业务素质对于档案工作也是非常重要的。因此提高档案管理人员的业务素质也是迫在眉睫的问题。首先要对档案管理员工进行科学化、专业化的培训，提高档案管理人员的进入门槛，只有任用专业的档案管理人员开展事业单位的档案管理工作，才能适应事业单位的发展，跟上时代的步伐。

4.结语

科技档案管理工作在事业单位中极其重要，科技档案对于后期的查阅具有很大的指导意义。虽然仍然存在着一些问题，但是通过总结经验教训，适当调整之前的工作方法，解决这些问题并不是难事。

参考文献：

[1]闻武.我国事业单位人事档案管理存在问题及对策[J].行政事业资产与财务.2011（22）.

[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20）.