在信息化时代如何确保档案的安全

任晓萍

[摘 要]信息化技术的快速发展，使我们进入了信息化时代，在信息化时代，信息安全具有极为重要的意义，其已不是简单的保密问题，而且关系到信息的真实性、完整性和有效性。档案作为信息的储存库，特别是在信息化环境下，电子档案从形成、流转及归档保存的整个过程中都存在着严重的安全隐患，所以在信息化时代，我们需要做好档案的安全保护工作。

[关键词]信息化；档案；安全；档案实体；档案信息；档案管理

档案的发展从纸质档案开始向电子档案发展，从传统意义上来讲，档案的安全不仅包括档案的实体安全，而且还包括档案的信息安全。而在纸质档案中，档案安全更多体现的是档案信息安全。而且信息化时代，档案的信息安全与档案的安全具有等同性，由于信息化时代，档案信息具有较强的独立性，档案安全更多的是指档案的信息安全，而已其包括了信息的真空性、完整性和有效性，同时在电子档案时代存在着较严重的安全隐患，所以在信息化时代，加强对档案的安全防护具有极为重要的意义。

一、信息化环境下档案安全工作存在的问题

（一）缺乏统一的安全保管标准

各个不同单位和部门之间在进行电子档案管理工作中，缺乏统一的规划和标准，这样就导致其移交到档案管理部门的电子档案在数据来源、属性、内部结构及数据处理方式上都存在着复杂性，电子档案出现遗漏或是丢失的现象常有发生。

（二）缺乏统一的档案管理计算机软件标准

信息化技术的快速发展，加快了档案数字化的进程。目前在档案管理工作中计算机已得到普遍的应用。但各个单位在计算机软件技术水平和功能存在着很多不同之处，这就导致各单位之间在档案管理软件系统上没有实现统一的标准，所使用的安全软件具有很大的区别，这就导致在档案移交过程中，档案信息的安全性和可靠性得不到有效的保障。

（三）人才组织和配备上缺乏合理性

在信息化时代，人们对档案的信息安全已有了理论上的认识，但在实际工作中，由于各个单位和部门之间在计算机开发应用人员的组织和配备上存在着较大的差异，而且不同工作人员对档案安全的认识层次上也具有较大的异同，而且在档案形成过程中还存在着较大的安全隐患，由于我们对电子档案进行全程安全防护都存在着不同的见解，所以档案信息真实性和保密性工作也会存在一定的问题。

二、信息化环境下保护档案安全的具体要求

在传统档案管理工作中，只要保证了档案介质上的安全性和完整性，则其存储内容的信息的安全性和完整性则会得到有效保证。在当前信息化环境下，即使记录、存储的介质能够完好的进行保存，但并不能代表其所含的内容信息能够准确、完整的进行保存，因为其所记录的存储介质如果无人被人理解，则和损毁就没有什么区别，所以在信息化环境下，对保护档案安全具有具体的要求。

（一）电子档案实体要安全

电子档案在其实体形成过程中，需要由两个部分才能完成，即载体材料和记录材料。通常所指的载体材料包括光盘、磁盘等，而记录材料则指电子、光子和电磁信号等。由于电子档案需要由载体材料和记录材料形成，所以制成材料的寿命则会直接关系到电子档案的寿命，这就需要我们在档案形成过程中对制造材料的安全性进行必要的保护，从而使电子档案实体的安全性得以保障。

第一，制成材料的安全。电子档案载体材料受外界因素影响很大，往往会因为保存不善造成破坏。而且电子档案载体的有些损坏不易被发现，只能由设备来检验。

第二，环境的安全。电子档案是存储在磁、光介质上，因此对于保存环境的要求更为严格。空气中的灰尘、氧化性气体、酸性及碱性气体是影响电子档案误码率的重要原因。此外，温湿度、强磁场、光线辐射等因素也时刻威胁着电子档案实体的安全。

第三，技术的安全。一般来说，大多数信息载体的预期寿命都超过了读写它的硬件和软件的技术期限，这就使得各种信息载体的已知寿命变得几乎不安全。

第四，管理和应用的安全。对电子档案管理上的不力和应用过程中的存取、传输等也会对档案实体安全产生一些不良的影响。

（二）电子档案信息要安全

第一，数据安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管等，如操作系统存在安全隐患，会使档案数据的真实性、完整性、保密性等无法得到有效的保障。

第二，网络安全。在互联网情况下，档案材料是以二进制形式出现的。电子档案信息的发布、资源共享、存储等都是依托网络来进行的，而网络存在着太多的不安全因素，如电脑病毒、“黑客”入侵等。

第三，应用安全。即档案管理信息系统在实际应用操作的过程中存在的安全问题。如操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享等造成档案信息泄密、原始信息被篡改等。

三、信息化维护档案安全的具体措施

（一）保护电子档案实体的安全

应该选择耐久的载体材料。电子档案需要依托于一定的存储介质而存在，因此，选择耐久的电子档案载体十分重要。由于电子档案载体抵抗外界不利因素的能力一般很弱，因此必须做好控制外界不良因素的侵入等工作。磁性档案材料最好集中保存，与其他纸质档案分开存放。

（二）保护电子档案信息的安全

保护电子档案信息的安全，需要针对技术因素和管理因素对档案安全的威胁采取措施。因此电子档案信息的保护主要是保证电子档案信息不被篡改、丢失和盗窃，也就是保证了它的真实性、完整性和有效性等特性。

四、结束语

在当前信息技术快速发展下，档案安全工作具有复杂性和艰难性，所以完善和发展档案安全工作具有长期性和迫切性，需要我们在当前信息化环境下，加强对档案安全工作的认识，在工作中不断进行创新，确保档案的安全。

参考文献：

[1]杨桂芹.浅谈“电子文件与纸质”档案在保护上的区别[J].中国新技术新产品.2008（18）.

[2]贺建娜.数字化背景下档案安全工作的几点思考[J].陕西档案.2014（01）.