浅析电子档案对传统档案实践及其理论的冲击

李梦

[摘 要]知识经济是全球经济发展的主流趋势，信息产业是知识经济的核心，知识经济的来临和网络信息技术的兴起，将会对传统档案工作带来强烈的冲击和深远的影响，首当其冲的代表便是信息产业中的电子文件以及在此基础上形成的电子档案。

[关键词]电子档案；传统档案；实践；理论

当前，信息化建设风起云涌，迅速改变着人类生活的方方面面，知识经济成为社会的一种形态，信息产业成为知识经济的核心。它对传统档案工作最大的冲击是造就了一种全新形态的电子档案，电子档案的产生使古老而传统的档案工作犹如脱胎换骨，一下跨入了信息社会。电子档案作为一种新生物，在档案实践上引起悍然大波，并且直接波及到档案学理论的变革。电子档案的出现何以有如此巨大的能量，究竟给予我们多大的冲击，这就是我们本文所要认真研究的问题。

所谓电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录，并可在网络上传递的数字代码序列。它具有存储量大，信息传递速度快、传递形式多样化的特点。电子档案就是以电子文件为主体而形成的非实体性的档案。当前，电子档案已遍及机关、企事业单位、社会团体以及个人的各种社会实践活动中，成为一种原生信息记录物和纸质档案并存，反映了人类社会活动的真实历史原貌，是人类社会活动中的记录物与伴生物，有着档案的共性。然而，电子档案毕竟有它自己的特性，由此产生了与传统档案理论的不同之处。

一、电子档案的比较优势

电子档案和传统纸质档案分别代表着新旧两种事物，二者各有其特点。作为新兴事物，电子档案与传统纸质档案相比，在很多方面，特别是在某些应用环节上，具有传统档案所不可比拟的优势，而正是因为这些优势，使得人们在处理和应用相当一部分档案时更侧重于电子档案，对比二者的特点，将电子档案的比较优势作如下描述：

（一）信息的可控制性与可变性

电子档案可通过计算机直接进行处理，从而大大省去了传统档案工作中的分类、整理、立卷、归档等繁琐的环节，使档案信息的处理更方便、更快捷，更大的节省了档案整理时间。另外，电子档案的易操作性表现在获得的信息可以灵活的为利用者提供各种需求服务。利用者可直接通过计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制，简单易行，动一动手指，就会让这些信息转换成他们所需要的形式，而传统的纸质档案不具备这个功能。

（二）载体形式及体积

电子档案的载体形式有多种，有移动硬盘、光盘、磁带等形式，击破了纸质档案只能是单一的纸张为载体的模式。电子档案相比较于纸质档案，它具有体积小、容量大的特点，能极大地节省库房面积，从而解决档案多，地方小，保存不完善或因存储空间小，档案材料不能归柜的问题。

（三）信息的共享性和无原件概念

纸质档案是以符合凭证性要求而产生并得以保护的，纸质档案的原始性很容易被确定，这也是纸质档案作为凭证作用的根本原因所在。然而电子档案信息的可共享性在现代以网络为载体的工作环境中更胜一筹，它不同于纸质档案那样具有唯一性，电子档案的原始性很难得以确认。但是能够使得所有需要电子档案的人都能共享，因此缔造了许多人公用同一个文件的事情，这样一来电子档案便打破了纸质档案排他性的限制，从而达成了档案信息的共享。

（四）电子档案具有很好的复用性

电子档案被利用者重复使用很多遍，也完全不会老化或损坏。一份电子档案无论在计算机屏幕上被显示多少次，或者被打印在纸上多少次，都不会损坏和破坏电子档案的任何信息。一般来讲，只要正当的利用，电子档案都是完好无损的；然而，对于纸质档案来讲，它在重复利用上很显然不如电子档案，重复的利用以及时间的推移，纸质档案在被利用过程中，很容易被外界因素影响，导致纸质档案损坏。

（五）电子档案使异地利用成为可能

传统的纸质档案的利用，会要求档案利用者拿着档案利用审批单亲自到档案馆借阅，这样便会使得档案利用者难免路途奔波，也会浪费利用者的时间；现如今在现代信息传播的技术条件下，电子档案利用非常方便。档案利用者不用亲自到档案馆，可以在任何一个地方的一台联网电脑上，就能利用档案馆已经开放了的档案，这样极大地提高了档案的利用率，便利了档案利用者。

因此传统的纸质档案跟电子档案之间有着很多的差异。纸质档案具有稳定性、不积极性、静态性、永久性、固定性；电子档案则具有不稳定性、非永久性、动态性、积极性、流动性。纸质档案和电子档案它们各自拥有的特点使得他们之间的差异也就不言而喻。

二、电子档案对传统档案理论的冲击及影响

从技术上来讲，电子档案确实对传统纸质档案产生了巨大的影响，这从现在越来越多的人开始重视和应用电子档案的现实情况就可以说明一切了。但从另一个方面来说，电子档案技术要想取得更为广泛的应用，或者说，电子档案要想取得更大的飞跃发展，必须在理论上也取得一定的优势，这样才能被越来越多的使用者所接受。

谈到电子档案对传统档案理论的冲击，笔者认为主要体现在对来源原则的冲击上。自从19世纪来源原则在档案界确立其统治地位以来，始终维护着档案形成过程的来源联系。来源原则产生以后，各国几乎无一例外的将来源看成是“同一机关”，并把它当作来源的同义词并在此基础上建立了全宗概念。由于当时档案的形成机构组织稳定、数量很少、载体单一、流动性小，人们在实际操作中便产生了使用以“一个行政单位”作为“来源”的认识，即一个行政机构形成的所有档案构成一个全宗。这就使来源原则渐渐演变为档案实体的管理原则---全宗原则。但无论在什么情况下，“来源原则”始终是档案专业的核心原则，这是不容置疑的，又由于电子档案不同于传统纸质档案非实体性的特性，它的存在和发展不能仅仅停留在较为落后的传统理论中，必须有一套适合自己的“新理论”，此时一种被称为“新来源原则”的理论被档案界的一些学者提及出来。

这种新来源原则不同于传统来源原则的主要方面在于来源的认定或全宗的划分上。具体到全宗上来说，传统的全宗一般只有一个来源，就是“同一机关”，而新的广义来源原则指出，全宗的划分可分为主体全宗和客体全宗，主体全宗是指由一个相对独立的主体单位或个人，在其执行社会职责的活动中形成的档案有机体。而客体全宗，实际上是人们在围绕着具有相当规模而又相对完整、对立的客体事物而开展的社会活动过程中形成的档案有机体。也就是说主体全宗指的就是传统的全宗理论，它所代表的是某一机构；客体全宗所代表的则是事物，或者说是事由，前者是以一种纪传体的形式形成档案的，而后者形成档案的形式则是一种本末体。新的来源原则与传统的来源原则相比，笔者认为在全宗的划分上增加了客体（事由）部分，也就是说新的来源原则实际上将传统的部分事由原则作为补充加入进来，在全宗的划分上既考虑了主体（机构）又没有忽略客体（事由），使二者都能兼顾，同时，由于事由原则的引入，使新来源原则更具有历史联系，因此，从某种意义上来说，新来源原则的提出，实际上是一个逼近历史原则（联系）的过程。

而电子档案时期的全宗理论正是基于“新来源原则”并在此基础上建立的“虚拟全宗”，目前，档案界的一些人认为电子档案是处于一种虚拟化状态，“虚拟档案”、“虚拟文件”的说法在档案业界十分盛行，一般对“虚拟”的理解是指电子文件、电子档案是没有物理形态的。在我国，认同“虚拟文件”说法的学者也不少。冯惠玲教授认为“信息和载体的可分离性，使电子文件不再具有物理意义上的‘实体形态，成为有史以来前所未有的“非实体文件”。当然，也有相当一部分人对“虚拟”持反对意见，他们认为与传统文件的实体性相比，电子文件具有虚拟性，但这种虚拟是相对、有条件的，它与传统文件都有物理实态，只是它的载体形态、信息表现记载体与信息的结合方式不同而已。目前，档案界关于电子文件虚拟与否的争论十分激烈，至今没有令人信服的结论，但有一点是肯定的，那就是由电子档案的出现及由此引发出来的全宗理论及来源原则理论必然会对传统的理论产生十分巨大的影响及冲击。

电子时代的“新来源”与传统的“来源”有所不同，电子时代的“新来源”是概念化的、虚拟化的和多方面的，而不是单一级别的、结构性的直接与一个单位相联系。传统的来源原则或全宗原则，是从“档案整理”与“编目”事件中总结出来的，存在着感性的认识。而对于“新来源观”的再认识，考虑范围时扩大至档案收集、鉴定、著录、检索等诸多领域，况且电子档案由于借助了计算机和互联网络的技术支持，其范围更是扩大到资源共享这一方面上。这样，来源原则变得概念化、抽象化。所以电子档案时期的来源原则是实践、认识再实践、再认识过程的产物。

电子档案管理是档案界的一次革命，随着电子档案的日益普及，它的影响力逐渐扩大，同时也面临着巨大的挑战。这就要求档案工作者在信息时代必须进一步学习研究电子文件及档案管理工作的新特点、新问题，以适应形势发展的需要。

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