强化档案管理在企业中的服务作用

张伟

[摘 要]企业在从事生产活动过程中，对活动中有意义和有价值的资料和信息进行了真实的记录，即形成了企业的档案。档案无论是对企业、社会，还是国家都是具有重要价值的资料。在当前企业管理工作中，对档案的管理越来越重视，通过科学合理的档案管理，可能使档案更好的为企业服务，确保企业的健康、稳定发展。文中分析了档案管理在企业中的重要作用，并进一步对提升档案管理在企业中的服务水平进行了具体的阐述。

[关键词]档案管理；服务；作用；企业发展

随着信息化的发展，档案的作用越发的突出，企业在发展过程中也越来越重视到档案管理的重要性。在企业制度改革和企业文化建设过程中，档案都发挥着非常重要的作用，所以为了更好的提升企业的活力，塑造企业的良好形象，则需要建立科学、合理的档案系统，加快企业隐性知识向显性知识的转化，为企业的发展奠定良好的基础。

一、档案管理在企业中的重要作用

（一）档案记录企业发展历史

企业档案记录着企业的发展历程，从企业建立之初，就会对企业经营活动中的点点滴滴记录在企业档案中，通过对档案的归纳和整理工作，从而为企业的发展奠定一个良好的文化基础。

（二）档案体现企业文化

企业通过对自己发展历程进行详细的记录，可以使企业在发展过程中能够清晰的对自身发展的历史进行回顾，从而做到扬长避短，更好的促进自身的发展。由于企业日常工作较为繁杂，这样通过记录的档案，可以定期进行学习，从而及时发现企业发展过程中可能存在的问题，并及时进行解决，这样不仅可以使企业的发展思路更加明确，而且对加快企业的发展进程具有极为重要的意义。

（三）促进良好企业形象的建立

企业发展过程中需要树立良好的企业形象，这对企业具有极为现实的意义。可以通过企业档案的前期的内容开展现阶段的宣传工作，通过对企业形象的设计和展示，从而塑造企业鲜明的形象，使企业的影响力得以扩大，提升企业在市场经济发展中的地位，在企业形象建立过程中声像档案、电子档案和办公档案都具有良好的表现。

（四）促进企业人力资源工作的展开

企业通过档案管理工作，可以对员工的过去工作情况准确的了解，以便于能够更好的制定人才发展计划，根据档案中所记录的员工信息，从而选出更适合发展的人才，为职工的发展制定具有针对性的职业生涯规划，并与企业的战略目标达成一致，从而将员工的发展与企业的发展有效的结合起来，为企业的发展创造一个良好的氛围，为员工的发展提供了更好的平台。通过档案，有效的记录了员工在工作生涯中的各种学习和工作情况，这样企业可以根据员工的档案为其安排适合的岗位，为其在企业发展中制定具体的晋升和培训计划。通过档案管理，企业可能更好的发挥出员工的潜能，使其在企业发展中发挥重要的作用。

二、提升档案管理在企业中的服务水平

（一）加强档案管理人员的职业道德建设

作为档案的管理人员我们必须提高自己是职业的道德，不可偷懒，在档案管理工作中，需要对工作认真负责，确保档案记录的准确性，特别是对于一些需要进行记录的数据，更需要记录人员的严谨性，避免出现疏忽，从而为企业带来不必要的损失。

（二）档案管理人员需要加强综合能力水平的提升

作为企业的档案管理人员我们不能只是懂得自己业务的事情，还要在平时中加强学习提高综合能力水平，逐步健全知识结构更加准确、科学记录每一个细节。提高自己的业务水平，学习当前实用并且适合企业发展的档案管理知识，丰富档案管理的理论更好地对企业进行管理。人员还要掌握先进的管理软件，单纯的手工已经跟不上时代的发展潮流和速度，所以加强电子档案并且进行定期的更新就需要我们加强对档案管理软件的学习，按照档案管理分类目录，对照保管年限，对企业科技档案、文书、音像、图片进行系统分析，归类存档，积极做好与档案管理相关的文字综合工作。

（三）通过知识管理促进企业的档案管理

在进行企业档案管理时，我们会发现有些企业的资料是显性的，但有些是隐性的，所以为了保护企业的资源的不外漏，加强企业内部知识的管理也是非常重要的，这样既可以保护了企业内部的资源又可以使企业的信息得到良好的传达，在管理人员进行归档的时候，此时通过一定的业务知识、诀窍和经验就可以将企业内部的显性知识进行加工归纳转化为企业的隐性知识，并且将知识转化为企业独具的发展优势，这样企业才可以确保信息的保密性。档案管理人员要尽快更新老化的知识结构，掌握现代信息处理技术，并且进行不拘一格的全面的规划和整理，积极主动开发档案信息资源，使科研管理成果及时转化并得到应用，推动知识管理。

（四）适应发展潮流、建设数字档案馆

为了提高档案管理的效率和质量，我们要适应现代社会发展的潮流，通过建立发展数字档案馆促进档案管理的发展。数字档案馆通过对其所拥有的包括档案信息、知识要素在内的资源进行组织和开发。实现知识创造、知识扩散和知识增值的过程。数字档案馆是显性知识管理的平台，借助信息网络技术环境，可以实现信息资源的共享和有效利用。建设数字档案馆是知识经济对档案馆服务提出的要求，是基于档案馆实现知识管理的平台，也是推进档案管理的重要手段。因此，我们要大力建设数字档案馆，作为满足企业长远发展对知识更迫切、更复杂的需要。

三、结束语

经济全球化的进程不断加快，企业在市场经济中的竞争越发的激烈，企业之间的竞争无处不在。企业不仅需要加强经营管理水平，而且还要加快文化建设。这就需要充分的发挥档案的效能，提升企业的凝聚力和向心力，充分的发挥档案在企业中的服务作用，强化档案管理人员的综合素质，确保档案的完整性，提高档案管理的水平和质量，确保其能够为企业提供更优质的服务。

参考文献：

[1]郭华庚，汤才友.发挥企业档案作用-服务企业文化建设[J].兰台世界，2012（05）.

[2]倪晓艳.浅谈加强公路档案建设[J].城建档案，2012（03）.