电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

张静

[摘 要]计算机技术的应用，加速了电子文件的产生。二者在保存的过程中存在着较大的差异，也就决定着工作的人员在进行档案管理的时候要充分认识到这一点，才能对电子文件和纸质档案进行很好地保护，使其实现各自的价值。本文主要介绍了电子文件和纸质档案在保护记述了上的诸多差异。

[关键词]电子文件；纸质档案；保护技术；差异

电子文件和纸质档案本身在形式上就存在着很多的不同，其管理方式和利率程度也存在着诸多的差异。对于不同种类型的档案，要采取不同的保护方式，同时要注意二者的潜在联系。这样才能有效地提高档案的利用率，使其更好地服务于社会。

一、保存载体寿命的差异

电子文件和纸质档案的载体是有差异的。对于纸质档案来说，纸张的主要成分是纤维素，只要避免纤维素处于高温、高湿的环境下，并且注意纸张的水解和氧化反应，就可以使得纸质档案长久的保存下去。

而电子文件主要以光盘或者磁性物质为载体，主要的成分是聚酯底基。这种物质具有吸尘的性质，而且质地不强，伸长后不容易恢复。其中粘合剂存在着易磨损，易脱落，易生霉的缺点，这就影响着电子文件的寿命。磁性物质还会受到磁场的干扰，对电子文件的存储也会产生一定的影响。光盘的信息存取过程是利用激光来进行的，光盘的主要介质是碲，硒等，这些材料的稳定性都比较差，极易发生氧化或是中和反应。电子文件由于保存载体的特性，其保存寿命远远不如纸质档案。

二、外部环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。电子文件和纸质档案都会受到外部环境的影响，特别是温湿度。对于纸张来说，如果温度过高或者湿度过高，就会产生水解反应，不仅破坏了纸张本身，还会对纸张上的文字产生影响，发生字迹模糊，无法辨认的现象。据科学实验表明，纸张保存的最宜温度是14～24℃，相对湿度是45%～60%。对于电子文件来说，高温会产生膨胀变形，光盘中的材料也会发生弯曲，对激光的定位和读写产生一定的影响。但是电子文件也有一定的温度和湿度的保存范围。其中，湿度对于电子文件的影响远远小于对纸张的影响。

2、灰尘影响的差异。众所周知，灰尘对于纸张和电子文件都有所影响。可以造成纸张的磨损和联结，同时会有发霉的现象发生。而对于电子文件来说，灰尘的损害程度较高，产生多种损坏。可以划伤磁盘的表面，造成电子信息的损毁；可以对磁性物质造成腐蚀，产生一系列的化学反应；霉菌孢子的传播载体就是灰尘，霉菌对于光盘具有一定的腐蚀作用，不仅会损坏磁盘本身，最重要的是可以造成光盘数据丢失和损坏。但是，对于纸张的损坏可以有效地补救，对于发霉的纸张可以重新抄写文字信息，对于档案的保存不会产生很大的影响。但是对于电子文件来说，一旦发生损坏就无法恢复，而且是对整个信息的损坏，这样，电子文件的保存就会失去意义。所以，在电子文件的保存中，要加强对灰尘的防治，有效地保护电子文件不受灰尘的侵害。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张和光盘都会产生影响，对于纸张来说，有害气体可以使得纸质文件发生氧化反应，减少纸张的保存时间。对于光盘来说，二氧化硫或者氯气等有害物质可以腐蚀磁体，光线也可以破坏磁盘的硬度，致使光盘脱落，另外，紫外线可以对磁性载体产生一定的干扰，降低电子信号，产生电子信息的丢失。而且，受到光线和有害气体的影响之后很难恢复原始数据。所以，在对电子档案管理的过程中要充分重视有害气体的入侵，将电子文件放置在安全的地方保存。

三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、总结

综上，纸质档案和电子文件的保存技术存在着很大的差别，在具体的工作中要注意二者的保存条件，尽量避免对保存载体的损坏。只有对二者进行很好地保护，才能提高档案管理工作的工作效率，使其更好地为社会服务。

参考文献：

[1]张一虹.电子文件与纸质档案保护技术的比较分析[J].中国新技术新产品.2009（04）

[2]陈君仪.电子文件与纸质档案保存技术的比较分析[J].中国新技术新产品.2010（09）

[3]杨桂芹.浅谈“电子文件与纸质”档案在保护上的区别[J].中国新技术新产品.2008（18）

[4]王雪萍.浅谈电子档案与纸质档案在技术保护上的区别[J].山东档案.2009（04）