档案管理工作之我见

周冰莲

[摘 要]当今社会和经济处于快速发展时期，档案管理面临前所未有的挑战；针对目前档案管理中存在的问题，要实现档案工作的持续发展，就必须深化档案管理意识、创新管理方式、提高档案工作人员专业素质、应用现代化管理手段，这也是目前提高档案管理效率的重要任务。

[关键词]档案管理；问题；对策

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。它是了解一个组织或个人具体情况的十分重要的资料，是再现历史真实面貌的原始文献。近年来，随着科学技术的发展和事业单位改革的不断深入，对事业单位的档案管理提出了越来越高的要求，如新课题的研究，单位领导的管理决策等都需要档案管理员及时准确地提供相关的档案资料，为加快单位的发展建设提供有力的保障。

一、目前档案管理中存在的问题

1、档案管理力度不够

一直以来，不少人认为档案管理工作只是一种抄抄写写，保管东西性质的工作，不是主要工作，不能创造出实质性的效益。对档案工作没有形成正确的认识，没有给予足够的重视。还有一些人认为，管理档案只要不出现丢失、泄密等重大事故，能够应付外调、查档、不丢失就行。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，在档案管理投入相对较少，软硬件设施不齐，并且由于人员岗位的频繁变动，管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄，以至档案资料不能及时整理归档，档案利用率不高。

2、档案管理模式落后

传统的档案保存方式主要是以纸质文档的形式保存，实行目录式管理，这种方式耗费大量的人力、物力和财力，且查阅档案极其不便，同时档案文件容易损坏，不能得到有效保存。目前部分单位仍在使用传统的档案管理模式，没有对档案管理进行升级，没及时接受档案管理电子信息化，而只一味地强调档案的原始性和安全性。

3、档案管理人员素质偏低

随着档案管理工作不断发展，对从事档案管理的相关工作人员的专业素质也就提出了更高的要求。目前从事档案管理的许多工作人员不能适应新时期档案管理工作的需要，特别是部分管理员不熟悉档案内容，而能对档案信息具有进行深层次分析与开发能力的人才又十分匮乏。

4、档案管理信息化程度不高

随着科学技术的发展，信息技术在档案管理中已得到普遍应用。信息技术在档案管理中的应用，使得对档案信息的提取、加工和管理都更加方便、快捷，大大提高了工作效率。电子文档的信息也更便于保存，提高了档案的使用率，降低了管理成本。虽然档案信息管理系统已经成功开发，但仍有部分单位还在使用老旧的档案管理模式，不能跟上时代的步伐，这样即不利于档案的保存，也不利于工作效率的提高，也影响了档案管理为决策提供资料的效率。

二、对档案管理工作目前存在的问题的解决方法

1、深化档案管理意识

随着时代的进步以及事业单位改革的加深，档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，各单位领导应加强对档案工作的重视，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2、强化档案管理手段

信息化的迫切需求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。当前，在单位信息化建设过程中，档案部门有不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与单位信息化建设，使档案管理成为单位信息化的一个重要组成部分。

3、健全管理制度

规范管理，提高档案质量。制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

4、提高档案综合开发利用

档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。实现档案管理现代化，是档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。

5、加强档案专业人员培训

尽管科技的进步给我们的工作方式带来了巨大变化，但决定一切的关键因素还是人。推进档案工作进步，首先要注意人才的引进，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍；其次就是要加大对现有人员的培训力度，使他们不断提高自身的专业修养和技能，以便让工作人员能适应当前社会和经济快速发展。

新时期，社会各界对档案工作越来越重视，而档案管理工作是一项繁琐而重要的工作，档案管理工作者应紧紧围绕党的中心工作，坚持正确的政治方向与舆论方向，突出档案工作的重点，发挥档案馆藏的优势，采取多种宣传形式，为新时期事业发展和精神文明建设服务。同时档案管理人员要不断提高自身素质，学会借助现代化科学信息技术，引进先进的管理理念，不断学习，不断创新，摆脱老旧的档案管理模式，提高档案管理工作的效率，力争使档案管理工作迈上一个新台阶。

参考文献：

[1]李多市场经济下的信息档案及其管理和利用[D].安徽大学2005年.

[2]文书档案收集工作中存在的问题及其对策[J].兰台世界2006（8）.