浅谈档案资料管理存在的问题及对策

郑伟华

[摘 要]随着我国经济社会的不断发展，档案已经成为我国国民经济建设中一个重要的组成部分。如何才能有效地开展档案资料的管理工作，争取为我国的社会主义事业提供重要的依据，是现阶段档案资料管理人员需要研究的重要问题。本文将对档案资料管理工作存在的主要问题和相应的解决对策进行简要的分析探讨。

[关键词]档案资料；管理；问题；对策

档案资料管理对于国家、企业、单位和个人都具有重要的意义，这也是档案资料管理工作的重要组成部分，是提高单位和企业工作效率和工作质量的重要依据，是历史和个人真实面貌的重要凭证。对于档案资料管理工作要用科学化、规范化和现代化的管理手段，这样的档案管理工作可以准确地衡量单位和企业的整体发展水平，对于研究单位的总体业绩有重要作用，可以为单位发展提供真实可靠的原始资料，在企业科学分析和制定未来发展方向的过程中，档案资料也是最好的教材和分析材料。做好档案资料管理工作可以让领导清楚地了解企业或者单位的发展状况，然后准确地制定出未来的发展策略；同时社会也可以了解到企业或者单位的经营情况，为单位或者企业与社会各界的合作奠定了坚定的基础。随着我国社会主义市场经济的蓬勃发展，做好档案资料管理工作已经成为了一项重要的工作。所以档案资料管理人员要紧跟时代的步伐，不断更新档案资料管理的观念，摸索出新的管理方法，正确地反映出企业或者单位的发展水平，将档案资料管理与经营管理相结合，这在决定企业未来的发展、管理水平的提高和实现盈利等方面都有重要的意义。所以，加强档案资料的管理工作对促进经济的发展和提高整体的竞争力都起到至关重要的作用。

一、档案资料管理工作存在的主要问题

随着科技的发展和网络信息技术的运用，档案资料管理的重要性慢慢地被人们所淡忘。甚至很多人对档案资料管理的重要性缺乏正确的认识，认为档案资料管理没有太多实际的意义，可有可无。同时有些档案资料的管理人员业务能力较低，而且自身素质也不高，在档案资料的管理工作过程中没有责任心和职业道德，在办事的时候态度比较差，对档案资料管理工作缺乏热情和乐于奉献的精神，在这样的情况下，没有能够将档案资料管理工作真正地落到实处，没有真正实现档案资料管理的意义。

有的档案资料管理部门在自身档案资料管理方面就存在缺陷，更不用说对其他部门的档案资料的管理了。而且相关部门对档案资料管理的宣传力度还是不够，没能够得到领导部门的足够重视，这样就导致了整体的档案资料管理意识的弱化，这些问题都严重制约了档案资料管理工作的有效开展，使得档案得不到很好地管理。

同时在我国的档案管理过程中，经常出现档案残缺不全的现象。档案在使用以后，档案管理人员不能够很好地将其保存下来，将原件和附件等到处乱放，甚至有的单位还会伪造假的档案，使得档案没有真实性，严重影响了档案资料的质量，为以后的档案使用留下了很大的问题。

二、提高档案资料管理工作水平的对策

由于档案资料管理是一项非常繁琐的工作，而且劳动量也很大，只有采取正确有效的途径才能将档案资料管理工作做好，达到良好的效果。首先要对档案资料进行有效地收集，因为档案是在实际的生产活动中而形成的文件，而且各个单位或者企业的机构是非常分散的，在查找资料的时候还需要集中，所以就要将分散的文件进行分类和归纳，按照时间顺序或者其他方法进行集中收集，并且实行统一的管理。档案资料管理人员在收集整理的过程中要根据档案的重要程度、时间的前后等方面进行整理和归纳，以确保档案资料的完整性和准确性。同时要利用科学的方法对档案资料分类，由于档案的内容十分的复杂，数量很多，为了能够查找方便就要分类整理，将档案资料分门别类，按照主次来分类存档，这样就可以在需要的时候快速地找到相应的档案资料。

保密性对档案资料是至关重要的，档案资料包含着国家、单位或者是个人的重要信息，是十分需要保密的。关系到单位或者是个人的利益问题。这样就要求档案资料的管理人员做好档案资料的保密工作，在档案资料的管理过程中做到不违规、不翻阅或者抄袭相关档案资料。相关部门应该经常让档案资料管理人员参加档案管理的培训和保密方面的培训，让档案资料管理的工作人员认识到档案资料保密工作的重要性，严格根据我国的档案管理保密的制度和档案保密法等法律法规来要求自己，增强法律意识，做好档案资料的管理工作，不泄露、不损坏、不借阅抄袭。同时要得到领导的足够重视，只有得到领导的重视，档案资料管理工作才能够顺利的开展。档案资料的管理人员要爱岗敬业，做到及时汇报，引起领导的重视，让领导也能够积极的投入到档案资料的管理工作中来。

总结

综上所述，档案资料管理工作对国家、企业、单位和个人都是非常重要的。档案资料管理工作看似简单，但是在实际的操作过程中却是十分困难的。由于档案资料是有保密性、专业性和政策性，所以一定要严肃地对待档案资料的管理工作。档案资料管理人员要有强烈的责任感和保密意识，具备很强的理论知识和较高的个人素质，紧跟时代的的步伐，将高科技运用到档案资料的管理中来，不断扩宽自己的知识，开拓视野，提高整体的素质。这样才能更好地做好档案资料的管理工作。

参考文献：

[1]路凤英，衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J]，《档案学研究》，1999年03期。