来华留学生档案管理工作刍议

张广磊　罗君

[摘 要]随着我国经济和文化发展水平日益提升，来华留学生规模发展迅速，如何科学高效的做好来华留学生档案管理工作也显得越发重要。本文通过探索来华留学生档案管理工作的意义，发掘来华留学生档案管理过程中的问题，以期找到解决办法，为来华留学生教育事业的发展提供有益的参考。

[关键词]来华留学生；档案管理

随着经济发展的全球化以及我国教育国际化水平的不断提升，越来越多的来华留学生到中国高校学习。如何建立健全来华留学生的档案管理系统和高效稳定的档案管理队伍，也显得日趋重要。

一、来华留学生档案工作的综述

（一）档案直白的表述就是历史的记录，而来华留学生的档案的含义为“凡是记述和反映留学生来华学生、活动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管起来的文件材料，都是留学生档案。”[1]由此可知，来华留学生入境前的成绩证明、申请信以及推荐信等申请材料，入境后的学籍材料、考试成绩单、签证和居留许可材料、日常表现、奖惩证明，甚至离华后的相关材料等等都可以归为留学生档案。

（二）由于来华留学生群体有别于中国学生，留学生档案的管理也具有特殊性。1、内容的特殊性。由于留学生来自世界五大洲，地域广泛，因而留学生档案多种多样，各不相同。比如，长期生和短期生的档案内容不同，公费生和自费生的档案内容不同，专业学生与语言生的内容亦不相同。2、语言的特殊性。留学生来自世界各地，隶属不同语系，因为各个院校对申请材料的要求也不相同。所以，留学生的档案由不同语言的文字构成，这也给档案的分类和管理带来了困难。3、档案的分类标准不同。留学生档案按照时间段划分可以分为入学前，入学后以及毕业后档案，按照学生类别又可以分为学历生档案和非学历生档案。按照在学时间划分又可以分为长期生档案和短期生档案。

（三）留学生档案的管理工作具有重要的意义。1、留学生档案工作对于来华留学生的招生工作具有重要的指导意义。分析留学生的生源来源，可以很好的指导招生宣传工作，使招生工作做到有的放矢，事半功倍。2、留学生档案工作对于留学生教育教学工作具有指导意义。通过了解留学生的学习和成绩分布状态，可以很好反哺教学。3、留学生档案工作对于政府层面的决策提供重要依据。国家对于政府奖学金的分配，专业的分配以及院校的分布，都需要从留学生档案中寻求数据支撑。4、从长远来看，在毕业生离校后对其进行追踪记录，不断充实留学生档案信息，这对于学校甚至是国家都是非常大的潜在收益。

二、来华留学生档案工作面临的主要问题

（一）留学生档案管理专职人员缺失。由于多数院校对于留学生档案工作重要性的认识不足，很少有院校配备专职的档案管理人员，而且留学生档案的管理人员本身的自身素质还有待加强，留学生档案管理人员职业性不够。在我国的高等学校中大多数的留学生档案管理人员都不是档案学专业出身的专业技术人员，而是学校自身的行政管理人员转变的，或者是由管理人员兼职的，很难保证档案工作有序高效进行。

（二）留学生档案来源分散，分类模糊。由于来华留学生档案来源多样、层次不一、专业分散，所以档案的载体和形式很难进行统一的类别划分。这也造成了档案比较混乱，检索费时费力。

（三）留学生档案的电子化和信息化程度不高。国内很多院校都在使用“来华留学生信息管理系统”，该系统中许多信息可以作为留学生档案直接保存，但很多高校在使用过程中没有录入学生的完整信息，许多高校仅仅使用了该系统中的“基本信息”一项[2]。

三、做好来华留学生档案工作的主要措施

（一）提高认识，建立一支尽职的高校的留学生档案管理队伍。随着留学生规模的不断扩大，留学形式和留学层次多种多样，留学生档案的重要性日益凸显。留学生档案的工作难度和工作量度成倍增加。以往的靠留学生管理人员兼职的档案管理模式也日益不能满足档案工作发展的需要。尽快建立一支尽职的高校的专职档案管理队伍也必须提上日程。同时，还需要对于档案管理人员进行定期的培训，以提高档案管理队伍的档案意识和业务水平。

（二）不断优化和改善留学生档案的分类，提高档案的管理效率。1994年以后，有些高校的档案按照《实体分类法》归档。在《实体分类法》中，外事档案作为第五个二级类别，它的类目代号为WS15，此归档范围过于笼统和简单。有效的方法是在原有的二级类目WS15下面增设三级类目，每个类目下面明确列出归档范围[3]。

（三）不断提高留学生档案管理的电子化和信息化水平。利用网络时代的先进技术，在源头上把好关。在学生入校前的申请阶段，提醒学生使用“来华留学生信息管理系统”进行申请，并自行录入相关信息，保证信息的完整性和正确性。尽量使留学生在入校前，学习中，毕业后都能完整一致的使用该系统，为档案的保存和管理工作提供精确无误的信息。

（四）切实做好电子档案的保密管理工作。由于电子档案自身的存在形式，决定了如果电子档案信息一旦外泄会形成短时间、大规模泄密的灾难性后果。所以一定要做好电子档案的安全保卫工作，对于电子档案的存放地点要做到有专人看管。出入都要有记录可供查询，有视频监控等现代化门禁监控系统的配备。同时，要有专门值班制度，要严格管理电子档案的整个流转过程。

参考文献：

[1]王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界.2011.（4）.

[2]杨保乐.广西高校留学生档案管理探析[J].档案研究.2014.（1）.

作者简介：张广磊（1977-），男，江苏赣榆人，硕士，讲师，研究方向高等教育管理；罗君（1980-），男，籍贯四川内江，硕士，助理研究员，研究方向主要是高等教育管理。

课题项目：本文系南京信息工程大学滨江学院党建与思政研究课题（项目编号：2012DJSZ012），南京信息工程大学滨江学院教学建设与改革研究课题（项目编号：2014JY11，2014JY04）