强化民生档案管理工作的意义及策略

杨学梅

[摘 要]随着经济社会的快速发展，社会阶层高度分化，人员流动日益频繁，人民群众对民生档案的管理工作有了更高的需求。本文从强化民生档案管理工作的意义出发，提出几点强化民生档案管理工作的策略。

[关键词]民生档案；管理；规范

档案记录了过去工作和历史的真实情况，能为社会各项工作提供备查的依据，是第一手的参考材料，档案工作是社会管理工作的一项重要内容。而民生档案，泛指与人民群众生产生活、权利息息相关的民计民生档案，包括劳动就业、社会保障、社会管理、教育医疗、婚姻生育、食品安全等民生领域中形成的各类档案。民生档案真实记录了民生建设的各个过程，是维护人民群众权益的原始凭证，是评价民生工作成果的重要标志。民生档案工作是充分发挥档案部门的示范带动及典型引导作用的基础，是档案部门实现统筹协调，并发掘更适合现代社会的民生档案管理机制，实现民生档案工作可持续发展的前提。

一、强化民生档案管理工作的意义

每个人从生老病死到衣食住行，都与民生档案息息相关。民生档案是维护人民群众权益最原始的凭证，记录了社会管理的历史，体现了人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题。民生档案管理工作的有效开展是落实党委、政府各项民生政策，维护人民群众的权益，更好的为民生服务，保障民生，构建和谐社会的重要保证。随着经济社会的快速发展，社会阶层高度分化，人员流动日益频繁，人民群众对民生档案的管理工作有了更高的需求。各级党委政府工作将关注民生，改善民生当作工作的重点。强化民生档案管理工作，需要顺应形势，以人为本，遵循新思路，寻求新突破，不断开创新局面，关注民生、服务民生，在实现档案事业的全面、协调、可持续发展的同时，为人民群众提供更为及时、更为全面、更为有效的服务，是保持档案事业的健康有序、持续高速的发展的重要社会条件。民生档案信息涉及到人民群众的切身利益，范围较广且种类繁多，动态性较强，民生档案管理工作仍存在着管理混乱、水平不一、资源分散、基础设施滞后等不足，具体表现为民生档案的种类较为繁杂，归属不清，保存不一，无法确定由哪一部门负责管理，管理的标准也不尽相同，有的民生档案是根据本身所在部门及相关行业标准进行管理，也有许多部门没有相关的行业管理标准及实际操作管理办法，也谈不上规范化的档案部门管理指导，致使部门民生档案管理力度不够，甚至出现无人整理的现象。民生档案接收进馆的范围没有明确界定，保存条件比较有限，民生档案的移交及接收工作开展困难。民生档案现代化建设程度不高，信息化及数字化有待提高，其检索功能难以满足越来越高的民生档案利用率的需求，民生档案管理工作亟待提高。强化民生档案管理工作，将民生档案工作摆在突出位置，是我国构建和谐社会的要求，是转型变革时期档案管理工作存续与发展的基本策略，也是体现档案社会价值的有效途径。

二、强化民生档案管理工作的策略

（一）规范民生档案管理工作

规范各类民生档案管理工作是充分发挥民生档案价值的重要保障。建立健全的档案管理规章制度，健全民生档案工作规范，根据不同形式、不同服务人群等制定相关的业务标准、管理标准及其需要遵循的行业标准，实现民生档案的实体进行分散保管，同时进行统一指导管理。完善民生档案管理制度体系，包括归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面，以规范化的民生档案工作及符合实际的业务标准对民生档案相关部门加以指导，制定本行业民生档案归档范围和保管期限、整理办法、管理规范等标准文件，实现档案管理各个环节的规范化管理。完善民生档案归档制度，设置分类方案和保管期限表，完善档案整理、检索目录编制、档案鉴定销毁移交等业务标准。制定民生档案分类整理的方法及规定，保持档案整理方法的一致性与正确性，切勿将立卷与组件混用，采用定时制的标识方法划分保管期限。依照国家相关规定，运用双套制归档对电子文件或电子数据进行整理归档，做好数据的脱机备份，及电子档案的纸质化管理及异地备份。建立民生档案登记及年检制度，对各类民生档案进行排查和登记工作，详细记录当地民生档案的形成和管理单位、主要内容、数量、整理规范和标准、信息化建设、开放利用规定和利用情况、移交进馆规定等信息，利于有效掌握民生档案的形成规律、利用情况及管理现状，便于监督。强化对民生档案管理工作的监督力度，加大业务指导监督力度，从源头上抓起，明确相关部门责任，切实抓好与群众切身利益密切相关的各类民生档案管理和利用的监督指导。将民生档案管理工作纳入考核范围，使考核的结果能成为评判单位档案管理成效的重要依据，同时严格开展执法检查，及时发现民生档案工作中存在的违法现象，严格加以查处，不断提高工作人员依法管理民生档案的意识，促进民生档案工作走向规范化、制度化、标准化，逐步推动民生档案工作的法制化发展。

（二）加大民生档案的现代化建设

进入信息时代以来，电子计算机和网络技术得到广泛地利用，越来越多的电子文件应运而生，人民群众对信息有了更快、更全、量更多的需求，在这样的形式下，只有加大民生档案的现代化建设，改善民生档案工作场所的基础设施，为档案室配备各种专业设施设备，加速民生档案信息化进程，在接收新的档案进馆的同时，接收档案电子信息进馆，以关注民生、改善民生为着眼点，全面部署民生档案数字化工作，实现责任到人、任务到人，安排专门人员深入挖掘现有的民生的档案资源，加强整理、编目，大力推进档案信息的深加工，并对馆藏利用较高、最频繁的档案优先进行数字化加工，实施档案的全文扫描，同时结合档案利用工作的实际情况，制作电子民生档案目录，加快馆藏档案的划控和数字化工作，逐步发展成可以提供网上在线查询服务，提高民生档案利用的效率。利用电子技术提供电子信息服务，拓宽利用渠道，充分发挥档案的参考和资政作用。加快实现运用电子信息技术手段提高查档工作效率，通过计算机检索系统迅速获取所需信息，避免群众因无法确定所需档案保存地而到处奔波的现象，以满足日益增多的查档人员的需求。运用现代技术，制作与人民群众息息相关的民生专题档案，并将其连接至接待窗口，以提高查档的工作效率。将人民群众关注的热点进行数字化扫描，并将著录条口与扫描全文进行挂接，最大限度地方便百姓对民生档案的利用，提升民生档案管理工作的水平及效率。

（三）增强民生档案的利用效能

积极适应群众和民生的需求，整合档案资源，拓宽利用渠道，丰富利用内容，增强民生档案的利用效能。配备相应的设施、设备，向社会公开服务形式和手段，为公民获取民生档案信息提供便利，同时采取切实有效的举措，公开民生档案查阅流程和服务承诺，编制行之有效的民生档案公开指南，通过设立公开栏、网上公开等多种形式，为群众查询档案提供便利，以充分发挥民生档案的作用。例如具备专题档案展览、开展档案走进社区活动、开通便民服务“绿色通道”等活动，规范档案查阅利用的收费项目、标准，取消不合理收费，降低群众查阅利用档案的成本，使档案真正成为服务广大人民群众的活资料。整合各民生档案单位建立相应地档案册，诸如户籍档案、医院出生档案和病史档案、单位职工培训档案、劳动就业档案、农村农保档案等，必要时可以开展信息共享，创办人民的个人信息库，人民凭借有效身份证明，就能方便地查询到个人信息，促进民生档案的利用效能。充分发挥各民生档案的作用，为诸如优待抚恤、养老服务、婚姻登记等各项民生提供服务。将改善民生作为民生档案管理工作的出发点和落脚点，积极编研人民群众关注的热点问题及难点问题，使民生档案的利用更为深入。

（四）提高档案管理工作人员素质

各单位需要明确档案员的工作职责，增强档案员的责任意识，认识到档案管理工作的重要性，具备良好的保密习惯，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。精心挑选熟悉档案业务，掌握档案管理专业的知识，并忠实于档案管理工作的档案员。还可根据实际情况，安排档案员进行业务培训工作，提高档案员业务能力。关心支持档案管理工作人员的工作，提高其待遇，奖惩分明，保持民生档案管理工作队伍的稳定性。档案管理工作人员自身也应当在不断学习业务知识的基础上，不断提高自身的信息素养，增强自身的网络技术信息管理、利用能力，信息资源处理能力，以扎实的工作能力，熟练的技能，大胆的创新精神，饱满的工作热情，为民生档案管理工作的发展做出贡献，以自身极大的热心、耐心，全心全意为人民服务。

参考文献：

[1]何萍.加强民生档案工作服务和谐社会建设[N].中国档案报.2009