浅议高校教学档案数字化管理存在的问题及对策

[摘 要]随着高校教学改革的深化，信息技术的发展，传统的高校教学档案管理落后于目前实际需求。因此，本文结合院系教学档案管理实际，分析了高校档案信息资源管理过程中存在的各种问题，并针对问题提出了高校档案数字化管理的对策。

[关键词]高校；教学档案；档案数字化

一、教学档案在教学管理中的重要性

教学档案与教学管理是一种教学质量界面双向演化的互动过程。教学档案是在教育教学活动过程中自然形成的，具有形成的过程性与阶段性、构成的成套性、内容的专业性等特征。教学档案记录着高校教学、科研工作的历史过程，字里行间蕴涵着高校教学质量、学术水平和管理水平的真实信息，可以多视角地映射高校本科教学工作水平和全校师生的精神境界。它真实地反映学校各项教学改革与建设工作过程以及教学思想、教学方法和教学成果的原貌。

二、高校教学档案数字化管理中存在的问题

（一）教学档案的特点制约了档案数字化管理

高校走在信息化的前沿，但高校教学档案因其数量大、涉及面广，且具有连续性、周期性、专业性与通用性并存等特性，使其在信息化管理中还存在诸多问题，不利于高校教学档案的收集、整理和利用。教学档案相对于人事、科研、基建、会计等档案，在高校一直未受到相应的重视，这直接导致了其信息化建设的滞后。尽管教学档案本身多数已经实现了电子化，但在对其进行搜集、整理过程中，档案的规范性、完整性、真实性、准确性等无法得到确认。这主要是因为教学档案分布广，它分散在学校各职能部门，如招生就业处保留了学生招生就业相关的档案，二级学院的教学档案、学生成绩档案、奖惩记录又分别保留在教师、教学部门、学生工作部门三个地方。这种档案的管理模式使得档案的规范化、集约化管理受到挑战，信息化管理也无从下手。

（二）教学档案管理手段较落后

尽管各高校基本配备了性能良好的计算机等硬件设备，但是由于高校教学档案管理人员的技术水平较低，一些高校在教学档案管理方面还采用手工操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、整理和检索，在向相关部门上报档案材料时，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响教学档案管理工作的效率，而没有实现教学档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立了计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录，造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。加上教学档案信息的利用率普遍较低。教学档案信息化管理之后，授课教师可以通过网络的方式了解教学经验、内容、教学管理与质量等。但在实践中，教师利用教学档案次数很少，大部分老师依靠自身的经验进行教学，对利用教学档案进行教学创新的尝试较少，这也制约了教学档案的数字化进展。

三、加强教学档案管理系统的软硬件设施建设

加强教学档案管理系统的软硬件设施建设，我认为可以从整合教学档案资源、教学档案管理制度两个方面的软件建设着手，这样对于教学档案数字化“问渠那得清如许，为有源头活水来”才有基础，有了基础，万丈高楼平地起，数字化才有牢实的根基；加强教学档案管理系统的硬件设施建设，建立各类教学档案数据库，才能服务教学管理。

（一）整合教学档案资源

1、整合教学档案实体

整合教学档案实体，将分散在学校二级档案管理部门的教学档案按照保管期限进行整合，即永久和长期保存的教学档案全部纳入学校档案馆室，短期保存的教学档案留存二级学院档案管理。对数字化档案的整合要实现标准化、规范化，保证整合后教学档案资源的可用性和共享性。

2、整合教学档案人力资源，确保教学档案管理人员的稳定性

整合教学档案人力资源，尤其是各二级院系的兼职档案员，一般由教学秘书兼任，在确定教学秘书时，要责任心、使命感强，懂教学工作的人员，平时加强对他们的培训培养，学校要引入激励机制，定期考核确保其职称职务的晋升，这样才能在仕途上给其提供一个发展的平台，才能提高兼职档案员工作的积极性，提升他们的工作能力，从而保证院系教学档案工作的连续性和稳定性，为整合教学档案工作提供人力保证。

3、整合教学档案设备

在教学档案收集、整理和利用的各环节中，设备投入是必须的，设备的先进与否直接影响了档案工作效率和现代化建设程度，因此对教学档案管理设备的整合是非常必要的。各二级院系教学档案管理设备的配备水平不同，在整合过程中要突出重点，最大限度地满足教学档案管理的需求，促进各院系教学档案管理持续、健康发展。

（二）建立规范和完善的教学档案管理制度

教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定教学档案建设目标，确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。教学档案应采取集中分级管理相结合的方法，在学校实行二级管理制度，并建立档案管理领导小组，确实提高教学档案的利用率及利用价值，把教学档案工作与教学管理工作结合起来。定期抽查教学档案，发现问题及时解决，定期对院系教学档案管理进行相互交流，促进教学档案工作的快速发展。

（三）建立各类档案数据库，服务教学管理

开放的办公自动化系统是实现教学档案管理数字化的基础。将教学管理的通知、文件和规章制度等信息发布在网上，让全校师生随时通过网络查询和了解最新的教学信息，改变以往靠电话通知、张贴布告、收发文件等效率较低的管理手段。在教学管理系统中最好设有网络交流平台，例如聊天室、BBS贴吧，让师生超越时空对话，师生互动，给师生提供一个交流平台。师生可以对教学管理中的问题畅所欲言，并有针对性的深入探讨，对教学管理提出自己的思路、意见和建议，赋予师生教学信息的知情权和管理的参与权，让教学档案管理成为全校师生共同关注的话题，促进教学档案管理的公开化和个性化。教学档案工作为学校教学改革发展提供参考依据，就必须要提供有价值的教学档案信息。通过建立学籍档案数据库，掌握每位学生最原始的信息。实现教学档案全文存储与检索。高校各部门可以快速归档电子档案，也可随时将原有纸质的教学档案原件通过扫描仪扫描后存储到服务器上。在进行档案查阅利用时，根据各类查询条件如实习、计划、专业、课程、总结等快速查找所需要的教学档案信息。教学档案管理系统应能实现教学档案业务管理自动化，包括对档案的统计、鉴定、借阅、催还和编研等工作。

参考文献：

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基金项目：重庆第二师范学院2014年教改项目（JG2014229），重庆市社会科学规划项目（2013YBGL172）。

作者简介：蒋娟（1976-），女，重庆巴南人，重庆第二师范学院综合档案室。