文物档案管理及计算机在文物档案管理中的应用

张玲

[摘 要]文物档案是文物保护工作的重要组成部分，是准确反映文物藏品全面情况的重要依据。随着文物数量以及文物相关活动的增多，文物档案资料也随之迅猛增加，为了提高文物档案管理效率和质量，有必要借助计算机技术推动文化档案管理信息化建设，以满足文物档案事业发展的需要。本文从文物档案管理的主要内容入手，对计算机在文物档案管理中的应用进行分析。

[关键词]文物档案管理；计算机；信息化

一、文物档案管理的主要内容

文物档案是直接记录和反映国家在重要文物活动中形成的原始记录，具有极为重要的历史价值和研究价值。文物档案管理的内容与一般专业档案管理的内容有所不同，具备种类多样、内容丰富、研究价值高等特点，所以必须配备专人负责管理，并建立健全科学的管理制度，防止文物档案毁损、丢失。在文物档案管理中，其管理内容主要包括以下几个方面：

（一）文物藏品的历史资料

有关文物来源、流传经过的原始记录和采访记录；文化发掘报告、采集记录、铭记题跋、鉴藏印记；书画作者的小传、工艺制作记录等。

（二）文物的鉴定资料

文化鉴定意见、定级记录；使用先进的鉴定方法、鉴定仪器对文物藏品进行鉴定的检测报告、化验报告、分析报告；专家学者对文物作者、时间、真伪做出的鉴定记录。

（三）文物藏品的研究资料

文物专家学者在科学研究文物的过程中所发表的专著、论文、铭刻拓片、图录、丛书目录索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的资料

在对文物藏品采取保护措施时，如灭菌、除锈、消毒、防虫等过程中所使用的药物、方法、效果等情况的记录；文物藏品出入库记录、保存现状记录；对文物藏品修复、复制的承制者、修复部位、时间、工艺流程、使用材料等方面的记录。

（五）文物特征记述资料

对文物的时代、产地、色泽、质地、数量、完残情况、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字记述，以及有关文物的拓片、照片、纹饰、器物绘图等方面的影像资料。

（六）其它资料

在意外事故中，对文物损毁情况的领导处理意见、有关批示的原件、原文、复印件，这些资料是文物藏品原始记录的重要依据。

二、计算机在文物档案管理中的应用

（一）建立文物档案管理数据库

档案整理是文物档案管理最基本的工作之一，也是较为繁杂的一项工作，在应用计算机进行文物档案管理时，档案数据库的建立尤为重要。通过数据库的建立能够极大程度地方便档案整理工作的开展，只需要按照文物档案的类别将其录入到计算机中，再将生成的新档案添加到数据库中，整理工作便基本完成，与传统的文物档案整理相比，计算机数据库的应用使整理工作变得非常简单。数据库的建立主要涉及以下两个方面的内容：其一，档案整理分类。由于文物档案的整理分类具有一定的学科规律，故此在建立数据库的过程中，应当咨询相关方面的专家，通常可根据原有的文物档案进行分类；其二，档案资料录入。由于文物档案涉及的内容较广，所以应根据不同的内容选择不同的录入方式，如声音、图片、影像等可借助专门的设备进行录入。

（二）建立档案资料检索系统

对文物档案进行检索和查询，是体现文物档案用途和价值的一种有效途径，通过建立文物档案资料检索系统能够使检索和查询变得更加方便、快捷，也使文物档案的应用更加开放和广泛，研究人员只需要在计算机上输入想要查询的内容，如文物名称、出土时间、年代、出土地点等，便可以借助检索系统找到与之相关的资料，如文物藏品卡片、藏品档案以及其它相关资料等等，这给研究人员带来了极大的便利，既节能了时间，又提高了工作效率，最为重要的是延长了重要文物档案的使用寿命。例如过去档案的载体一般为纸质卷帙，这些载体又面临着最终消亡的结局，文物的信息生命依然存在巨大的风险。计算机在档案中的应用，扫描和复制从根本上解决了这个问题。

（三）实现文物档案信息资源共享

文物档案管理部门应当对档案管理制度进行不断创新，并建立健全责任风险体制和目标管理机制以及相应的激励制度，借此来促进档案管理人员逐步向专业型转变，以适应新形势下数字化档案管理工作的要求。同时还应当对文物档案管理部门的职能进行强化，并加大后续监督管理力度，推进文物档案管理向科学化、规范化、制度化的方向发展。此外，应当建立并完善文物档案网络查询功能，以档案开放的明文规定为依据，并以现有的档案信息资源库为基础，构建起一个完善的档案信息发布平台，定期对特定人群以及社会公众开放，借此来实现文物档信息资源共享，最大程度地发挥出文物档案的价值。

（四）创新文物档案管理方法

文物档案管理人员应立足于实际，增强文物档案管理的主动性，利用计算机技术创新管理工作方法，推动文物档案管理良性发展。文物档案管理部门可建立重点文物档案网络监督系统，以档案室为中心，以相关单位为网点，不断扩大文物资料的收集范围，提高文件材料质量。同时，制定切实可行的文物资料收集办法，利用网络监督系统监督检查各项措施的落实情况，从而确保文物档案资料收集完整。计算机技术创新管理从根本上解决文物的输入分类建档工作。

三、结论

总而言之，利用计算机实现档案管理文物是极为宝贵的历史遗产，而文物档案是全面、准确反映文物相关情况的重要资料。由于文物档案涉及范围广、内容复杂，为了提高文物档案管理效率和质量，保障文物档案资料安全，提高文物档案利用效率，应当将计算机技术引入到档案管理工作中，以满足信息时代下文物档案事业的发展需求。实现档案电子信息化、必需有高素质的人才，能够掌握和运用现代化的计算机技术设备。而高素质人才是实现这一要求的保障。文物档案工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新，以信息化促管理，努力实现文物资源的全社会乃至全人类共享。这将是计算机在档案管理应用中的重大突破。

参考文献：

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[2]黄伟茹.小议工程档案管理在工程施工中的作用[J].民营科技.2008（07）