加强档案信息化管理工作

边莹

[摘 要]随着科学技术的快速发展，信息技术得以在各行各业进行应用，有效的促进了行业的发展。近年来档案事业取得了较快的发展，而信息技术在档案行业的应用，有效的提高了信息服务的处理速度，减少了工作失误的发生，确保了档案管理的规范化、系统化和程序化。文中从档案信息化管理的优点入手，对档案信息化管理的必要性进行了分析，并进一步对推进档案信息化管理的进程进行了具体的阐述。

[关键词]档案；信息化；管理；利用

近年来信息化的发展速度不断的加快，在档案事业中，档案信息化已成为档案事业发展的必然选择，特别是在当前国家大力发展信息化建设的要求下，传统的档案实体管理模式已越来越无法适应当前社会发展的需求，档案信息化管理已成为当前档案信息更好的服务于社会的最佳途径。

一、档案信息化管理的优点

长期以来在我国档案行业中，其管理工作都是管理人员通过手工操作进行的，面对庞大的档案数量和繁多的程序，档案管理人员的工作效率很难提高，而且手工操作费时费力，很难达到查阅者的满意度。信息技术的发展加快了档案信息化管理建设工作的开展，档案管理工作开始在计算机技术发展的带动下，加快了信息化和现代化的进程，档案管理信息化得到实现。档案信息化管理的优点较多，大致归纳为以下几点：

（一）档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来，利用计算机来对档案进行管理，减少了人工操作失误的发生率，而且有更多的时间来对档案案卷的属性进行了解，确保了服务的优质、高效。

（二）利用计算机来对档案进行管理，有效的提高工作效率，减少了客户的等待时间，提高了客户对档案服务的满意度。

（三）利用信息化对档案进行管理，改变了档案的载体形式，通过光盘、磁盘、存储卡等多种介质形式来完成档案的存储保管工作，有效的节约了档案存储的空间。

（四）档案信息化管理建立了档案信息化管理系统，这样可以使档案利用者自行对档案信息进行查询和利用，而且能够及时与档案管理人员进行联系和沟通，为档案使用者提供了更多的便利服务。

二、档案信息化管理的必要性

（一）信息化建设已成为当前重要的战略目标之一，而且对当前档案信息化管理的主要任务进行了明确，通过对档案信息化管理的相关标准的制定，加快电子档案的管理工作，同时建立区域网络，实现全国档案信息网络格局，并与国家信息网进行合并，从而实现馆藏的数字化、传输的网络化及资源的共享化目标。

（二）档案作为一个信息库，其所包含的信息量较为庞大，而要想实现对这些信息的利用，则需要对这些信息进行系统、规范的整理、加工，而档案信息化管理工作就充分发挥了信息化技术的特点，将档案信息的作用得以充分的发挥出来，确保了档案服务功能的更好体现。

（三）档案信息化管理作为一项长期的、基础性的工作，其在实施过程中需要一套科学、完整的管理办法，确保档案信息化管理工作能够顺利的实施，通过加强档案管理工作，可以有效的加快档案利用的步伐，使档案的价值充分的发挥出来。

（四）档案信息化管理是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总。只有在信息通道基础上，各不同功能的部门、环节实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。

三、推进档案信息化管理进程

（一）档案信息化管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：①要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；②借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

（三）加大档案工作规范化管理力度，推进档案信息化管理进程。把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

（四）信息化实施过程中，档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一敛性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

四、结束语

档案信息化是一项系统、长期的工作，这项工作并不是单纯是档案馆或是某个部门的工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合，努力提高档案队伍的整体素质，为档案信息化建设工作的进行提供良好的保障。特别是在当前信息化已成为社会发展的必然趋势基础上，作为档案部门更需要加快信息化管理的进程，与社会和时代的发展更好的适应，使档案工作能够更好的服务于社会。所以需要档案管理人员及时转变思想，在管理工作中不断创新，从而推动档案管理工作更快更好的发展。

参考文献：

[1]顾敏.强化档案信息化管理工作的分析[J].大科技·科技天地2010（12）.

[2]张博.浅谈图书资料档案信息化管理的优势[J].现代交际.2012（7）.