浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策

庄民

[摘 要]由于我国大力发展卫生行业并对人事制度进行了很大程度的改良，因此在管理人事档案上出现许多纰漏并且越来越多人了解在使用和管理人事档案上没有很大的空间而使得工作难以展开的情况。此篇论文研究了目前管理医院人事档案上的情形，以及引发问题的因素，并进一步讨论解决问题的办法。

[关键词]医院；管理人事档案方式；目前情况

一、管理医院人事档案的现状

（一）“档随人走”的人事管理办法面临困难

随着社会的发展，聘任制越来越受欢迎，人力资源分配制度则被淘汰。很多人不断更换自己的职业，因此很多人失去自己的档案。为让市场供给与需求趋于均衡，一些公司不再严格审查人事档案，导致人事档案的重要性降低。人们在更换工作时往往会因档案的转移非常复杂而选择弃档。为吸收更多优秀人才，大部分的医院不再使用硬性引进方式，放松对人事档案的要求，仅规定在合同中说明每个人的权益范围，在双方签订合同后就正式聘用。除此之外，为留住更多的人才，某些医院甚至不返还其人事档案，进行强制性挽留，使越来越多的人放弃档案而走。

（二）不确定人事档案是否为真

进行人事档案管理的目的是让档案不被掺假，具有一定的可靠程度和法律上的严肃性。但社会上仍反复出现假档案或档案不见的情况。为防止遇到未知困难或因某方面的考虑，个别医院或人会将人事档案偷梁换柱或捏造虚假，在档案中填写、添加不实言论或直接更改最初的档案，这样人事档案的真实度将极低，难以信任。使得想要聘请人才的公司转主动为被动。大多数医院在招聘时均先签合同再调回其人事档案，但一般在出现纰漏后才找到问题所在，那时已无法挽回，觉得不妥的人会提早去解决，可是过程太复杂，没办法一一解决，所以只好睁一只眼闭一只眼。

（三）以往人事档案的录入范围和内容不能满足当今对人事信息的需求

在管理医院的人事档案时，主要存储有用的资料信息，由于档案一直没更新，其内容已过时，无法体现目前个人真正专业水平。一方面陈旧的信息无法帮助医院招纳优秀人才，另一方面在各个部门中挑选优秀人才及升职时无法提供合理凭据。在国家对人事制度进行重大改良时，逐渐建立有效考核工作人员的几项标准，比如说病人的满意程度、科技研发及创新水平、招聘力度、门诊效率、考察医护人员应有的职业道德、病房的工作量大小，但是人事档案没有更新以上内容。

（四）不能向外泄露人事档案造成其在管理和发展上的制约

由《干部档案工作条例》可知，要严格保证档案保密程度，不许借走或查看自己和相关人员的档案信息。为避免档案泄露，大部分人也许一辈子也不会接触和了解自己的档案，更加不会知道档案内容及保管人员和位置，如果档案发生灾难，受伤害的只有档案人自己。人事档案的管理具有不对外开放性及非多方式管理等特点，这些特点严重阻碍了人事档案管理工作的展开，让人事档案失去了原有的效用价值，不能对社会化提供帮助。

（五）人事档案内容分离度高，不能有效使用

科学研究及医护工作者在工作过程中积累的工作成果构成了人事档案的内容，实用程度高。可是现如今，人事档案的作用仅限于供人查看其最初的纸质档案内容。没有广阔的使用空间，人事档案在信息服务方面不主动且跟不上时代步伐，只遵循客户自动要求服务的原则，不利于促进医院的教学、科研、治病和管理四方面工作的展开。为让人事档案体现其重要性，就要根据对信息的全面剖析和预料结果给出专业化的改善方案和主题信息[1]。

二、剖析引发目前情况的因素

（一）管理太松，制度实施不完全，管理的机制和方案有太多缺陷

管理人事档案的方式一贯死板，不懂得变通，且管理体制过于杂乱。在医院的人事档案管理方式上，过去一直是不在乎服务质量，过程复杂，实践起来很困难，且管理程度低，跟不上国家改革的进度。一般的医院都会让档案管理部门建立一套完整的档案管理方案，但是并不会完全实施，比如说常见的随意修改、更换、拿走档案，或不按照流程传递人事档案，没有在规定时间内响应回执单，不记录查询过程等。除此之外，当改革的涉及面越来越广时，也深深的影响了档案资料的各种管理层面范围，比如在录入、使用、业务领域以及保存档案等方面，在现有管理体制当中，有些管理办法已相当落后，需要得到能促进社会进步的改良。

（二）思想上认识不足

第一、在医院档案处的工作人员不够负责任。有些档案管理者甚至“身在其位，不谋其政”，视业务规章制度如草芥，整理的档案不规范；走捷径，不严格将档案材料收集归档；思想短浅，不愿学习现代化管理技能。第二、医院领导对档案管理工作不够重视。不解决人员配备、机构设置、资金投入和库房建设等是现在大多数医院人事档案部门所面对的根本性的问题，甚至很多医院对人事档案管理人员招聘兼职，这些人对该医院档案管理业务不甚了解，又非自己主业，下的功夫本来就少，也无法真正将档案管理工作做好。因此在很多医院的人事档案管理处于一种“三要”的尴尬地位，即：一、不要，忙起来不要；二、次要，抓起来次要；三、重要，用起来重要。

（三）服务理念没有与时俱进

在医院，人事档案处仅限于为各个组织部门和各个领导提供服务，对象不仅少而且单一，不受领导重视，没有对档案管理进行网络建设，因此人事档案处的服务方法和手段都是老路子，只能够使服务对象通过原始的纸质材料来查阅档案，更别说利用网络技术进行微机检索来查阅档案，实现资源共享了[2]。

三、就目前医院人事档案管理的改善方法

（一）摒弃旧的管理观念，加强档案服务与利用意识

医院各个组织部门和各个领导不能固步自封，应当将人事档案看成是信息资源，把人事档案管理处看成是加强建设医院人才队伍的资源库与参谋部，不仅从真正意义上落实对人事档案管理基础设施建设的工作，还必须全面研究分析与开发利用人事档案信息，积极主动的提供和利用人事档案，拓宽人事档案处的服务领域，将人事档案服务从之前的“被动”变成现在的“主动”，推动科学化、规范化和制度化的医院人事档案管理，实现将人事档案工作从单一管理服务转变为研究开发型服务的目标。

（二）废除旧的人事档案材料收集机制，丰富医院人事档案内容

要完善人事档案内容、改善医院人事档案工作。要展开人事档案的提供利用工作首先必须做好人事档案的收集工作。档案材料内容决定了档案的利用价值，所以必须完善档案材料的内容。可以根据不同的需要和对象对原有的档案进行补充，在改革人事制度之后，档案管理内容将纳入对个人素质优劣评价的材料，同时为了提高人事档案反应个人综合情况的“折射度”和“立体感”，人事档案管理人员要经常和各个相关部门联系和沟通，不断追加补充新的档案材料，新收集到的档案材料内容要做到准确、全面、实用、科学，档案记载速度要跟上信息变化、人员变更的速度，废除旧的人事档案材料收集机制，全面落实对新机制的建设。

（三）全面落实信息化档案管理

时代在进步，在科学技术发达的当下，纸质档案已然不能满足大众的需求，必须把信息技术和计算机科学技术融入到人事档案管理工作中，站在信息化发展的要求、保护人事档案原件、提高人事档案利用率和实现医院办公自动化的角度上，展开对档案信息资源的保存、处置、提供利用和管理等工作。为实现对人事档案的动态管理，就必须建设完善的医院人事档案数据库系统。为实现将纸质人事档案“存档”，就必须利用扫描仪、计算机等现代技术与设备，将人事档案材料整理输入电脑；为实现档案信息具有真实性、准确性和时效性，就必须用电脑对档案的信息进行查阅、借阅、归档、统计、更新等日常工作，建立适时更新档案信息的制度规范。

（四）完善人事档案管理制度，加强工作人员队伍建设

一个好的制度能够使得一个工作尽善尽美，在考虑医院人事工作的实际和现实社会需求的基础上，必须规范各项人事档案管理制度。为了人事档案管理工作有根有据、井然有序的进行，必须要建立良好的工作联系制度、人事档案整理工作细则、健全医院人事档案材料收集机制、建立人事档案计算机辅助管理制度和情况通报制度等。要全面做好医院人事档案管理工作。仅仅在制度上的建设是不够的，必须加强工作人员队伍建设，除了保证档案工作人员的数量外，还得保证工作人员的“质量”，在作风正派、责任心强、思想政治素质好的基础上，年轻、学历高、对计算机操作熟练的工作人员优先考虑，后期的教育培训也必须严格执行，为医院人事档案管理培养一批素质和业务水平较高的人事档案工作人员[3]。

参考文献：

[1]高德朋，吕萍.改革医院人事档案管理，促进人才资源利用[J].中国医药导报，2010，7（11）：113-114.

[2]任晓东.新时期医院人事档案管理的革新[J].山西医药杂志（下半月版），2012，41（24）：1322-1323.

[3]邓俞.试论医院人事档案管理存在的问题及改进办法[J].兰台世界，2012，（z3）：48.