新形势下事业单位档案管理信息化问题分析

秦涛

[摘 要]随着社会发展和科技进步，信息化在社会各个方面得到了深入广泛的应用。但是在我国的事业单位中，由于受体制机制所限，档案管理工作的信息化还存在着重视程度不够、基础薄弱、人员素质偏低等问题。本文对这些问题进行分析，并对加强档案管理的实践信息化工作提出提高认识、加强软硬件建设、加强人才建设三方面的建议。

[关键词]事业单位；档案管理；信息化；对策

事业单位档案因为包含了各方面工作运行的数据和资料，因此档案管理工作成为各项工作中的重中之重。随着社会的不断发展进步，信息化、数字化已经成为不可阻挡的趋势，档案管理工作也必须紧跟这一时代潮流。事业单位中的传统档案，在管理上存在着占用空间大、不易保存、不易查阅、纸张浪费等问题，而档案管理的信息化能有效解决这些问题，大大提升档案管理工作的效率，因此档案管理信息化势在必行。

一、我国事业单位档案管理的信息化过程中存在的问题

（一）管理者对档案管理的信息化重视程度不够

当前，有些事业单位的管理者对档案管理工作不够重视，不能够清醒认识到档案工作的重要性和有利性，对档案管理制度的了解不完善、不系统，甚至不主抓档案管理工作，对于档案管理的信息化建设更是不闻不问，或者以经费不足等各种原因推迟甚至搁置档案管理的信息化建设。但事实上，档案管理关系单位的每一位员工，关系单位的整体发展，甚至关系国家的经济发展。这种认识上的不到位极大的阻碍了事业单位档案管理信息化的实现。并且由于对档案管理的信息化认识程度不够，导致在很多单位缺乏对这项工作的长远规划，即使进行信息化改革，也是推一下走一步，不能主动作为；有的更新添置了一些新设备却不能有效利用，成为摆设，造成浪费，工作效率不能得到有效的提高。

（二）档案管理信息化的基础条件不足

一是硬件条件不足。很多单位在建设档案室的时候，由于缺乏长期规划，没有充分考虑到要对档案进行电子化管理的新形势，导致没有提前更新设备，在使用时发现缺乏特定的存储设备，单独更新存储设备又与原有的设备不匹配，影响了信息化进程。二是软件功能落后。有的单位虽然档案信息化建设起步较早，在收文和归档工作中已经使用了专门软件，但是仅停留在对档案的搜索阶段，整体档案管理未形成系统化，效果不理想。三是信息化后的档案存在安全隐患。有些单位对档案信息的保护意识比较薄弱，存储设备没有及时更新，也没有引进高科技设备对档案数据进行管理与维护，造成档案数据的丢失、损坏；另外随着网络技术的发展，单位档案也越来越多的受到各种网络威胁，网络风险时刻存在。

（三）能够胜任档案管理信息化的人才不足

档案管理的信息化，要求工作人员不仅要对传统的档案业务精通熟悉，还要掌握信息网络技术。但实际状况并不容乐观，一方面，目前的从业人员大部分非档案专业出身，在实际工作中也少有机会深入学习专业知识，缺乏培训交流的机会，对新出台的政策法规难以做到全面准确的把握。另一方面，档案管理的信息化需要工作人员比较熟练的掌握信息技术、网络技术，目前在整个政府机关都缺乏精通信息技术的工作人员，不适应当前迅速发展的网络环境。此外，人才的培养是一个长期系统计划，档案管理工作的性质决定自愿投身档案管理工作的人员并不多，因此人才培养也是档案管理工作面临的一个难题。

二、解决事业单位档案管理信息化问题的对策和建议

（一）档案管理的信息化要有管理者的清醒认识为基础

管理者的信息化意识，决定着一个单位档案管理信息化建设的进程。管理者必须将档案管理的信息化当做一项核心工作来抓。管理者要及时给自己充电，从思想和认识上深刻意识到档案管理信息化建设的重要性，要意识到档案管理的信息化是时代发展的必然要求，是推动事业发展的最佳途径。单位管理者要从人员、资金上加大对档案管理信息化的投入，给予充分支持，将档案管理信息化建设提到重要日程上来。“凡是预则立，不预则废”，管理者要对本单位档案管理信息化工作制定总体规划，分析单位自身的特点与发展目标，深入调查分析研究，制定出能够服务于单位长远发展的战略，推动档案管理信息化的顺利发展。

（二）档案管理的信息化要有坚实的软硬件基础为保障

一方面，要做好硬件建设工作。选用一些国内外实力雄厚的公司或厂家的标准化设备，保证升级换代，节约重新开发的成本；要考虑单位长远发展需要，兼顾网络吞吐能力、响应时间和传递速度等因素，选择一些当前甚至未来的主流产品，避免短期内硬件的落伍。另一方面要做好软件建设工作。要选择具有升级能力和后续开发能力的管理系统，随时更新升级；档案管理人员要跟上信息变化的步伐，及时收集新的档案信息，不断充实完善档案数据库。此外，还要加强档案管理制度建设，提高防范意识，加强对电子文档的监督、检查，做好内部局域网与外网的隔离，防止信息泄露。

（三）档案管理的信息化要有高素质的人才为推动

档案管理人员作为档案信息化建设的直接执行者，其专业技能水平的高低，直接影响着信息化建设的程度。首先，事业单位要加强对档案管理人员的培训工作，使其认识到工作的重要性，树立正确的工作态度，提升专业技能；其次，事业单位要加强档案管理信息化的人才招聘工作，引进具有专业背景和专业技能的人才，提高单位档案管理信息化的整体水平，使本单位的档案管理工作能够跟上信息化时代的步伐；第三，作为档案管理人员要保持积极学习的心态，努力掌握网络知识和技术，提高对档案进行标引、分类和管理的能力，充分发挥档案的作用。

三、结束语

综上所述，目前我国事业单位中档案管理的信息化进程还存在着一些问题和困难，需要从思想认识、基础建设、人员素质等各方面加强工作。档案管理的信息化这一历史趋势是不可逆转的，它将大大提升事业单位的工作效率，推动为人民服务、为现代化事业建设做贡献目标的实现。

参考文献：

[1]王茹丽，吕雪峰，王永辉.立足本职不断创新——全面提升事业单位档案管理工作水平[J].吉林农业.2010（12）.