落后地区医疗人事档案管理问题及改革模式研究

李彤君

[摘 要]本文分析了落后地区医疗部门档案管理存在的问题，提出了改革建议和解决方法，以期档案管理工作最大限度地发挥档案的价值和作用。

[关键词]档案管理；问题；网络

一、落后地区医疗部门人事档案现状及存在的问题

1、对档案管理的重视程度不够

一直以来人们对档案工作的认识都存在一些错误看法，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作。

2、人事档案交接手续不严密

档案管理人员大多不是专业的，对于移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

3、缺乏专门管理人才，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

4、档案管理人员对档案的重要性宣传力度差

档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新。

5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足

对个人档案采取忽视的态度，有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。

6、人事档案管理手段落后

在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

7、人事档案保护设施落后

部分医卫单位，主抓医疗科研技术，在人事档案保护方面设施陈旧落后。大多数人事档案室采取"因陋就简"，融办公、仓库、阅档为一间，更无严格标准防盗失基本设施，防火、防潮、防盗手段只停留在较低水平，调阅方式原始。有的档案由于反复调用原件经多次照射，造成纸张损坏现象严重；有的档案长期被子束之高阁，保护措施落后，变成一文不值的废纸，直接影响到档案的完整与安全。更有甚者，把属于保密范畴的人事信息也公开化，更谈不上什么机密可言，根本上失去了其本身的意义。

二、改革落后地区医疗部门人事档案管理的建议

1、各级领导要重视支持档案工作

档案工作是各项管理工作的基础，各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件。

2、强化档案管理意识

人事档案中具有大量的有保存价值的各种数据，包括文字、图表、声像等。要增强这方面档案意识、重视相关资料的收集、实现网络化管理，从而实现对人事档案信息资源的挖掘。

3、收集收齐归档文件材料

做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准，最大限度地发挥业务档案的作用。

4、强化档案管理人员的技术工作培训

档案工作是一项政策性、保密性、专业性和技术性都很强的工作，包括收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等基本环节，且每个环节都有一套相应的理论和工作方法。所以要有素质高、能吃苦刻苦、具有奉献精神和较高政治素质的人员管理。加大对应用型、复合型、创新型人才培养的力度，坚持内训与外引相结合，培养专业人才。

5、采用多种渠道提高管理技能

人事档案业务培训必须紧跟发展需要，加以创新并着重学习档案的收集、鉴定、分类等技能，鼓励档案人员积极参加学术交流活动，不断了解和把握人事档案工作新态势。通过业务培训，提高综合业务素质，使人事档案工作步入规范化轨道。在培训方面采用参加培训班、进修班及继续教育等方式，加强外语、计算机等相关学科的知识学习和档案知识培训，以适应当前形势需要。

6、建立档案管理网，搞好档案工作标准化、信息化建设

档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持各级信息服务。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。建立健全档案工作网络，即在中心设立由主管领导牵头，各科长参加的全中心人事档案管理网络体系，中心档案室负责全中心档案工作的总体规划，负责起草制定人事档案工作的各项管理制度，并要经常到各科室检查、指导。随着信息技术在人事档案管理工作中的运用，档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段，推动人事档案事业的发展，使档案管理工作向深度和广度上发展，大大提高档案工作的效率，保护人事管理档案，延长其寿命，使人事档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变。

综上所述，人事档案的作用在于为人事工作服务，随着医疗卫生事业发展速度的加快，医院人事档案工作的重要性显得更加突出，做好这项工作，必将推动医院人力资源管理和医院的发展，医院人才战略的实现离不开人事档案管理工作的有力支持。因此档案管理者必须增强服务意识，主动参与，超前服务。医院人事档案管理工作必须与时俱进，注重服务性，才能提高档案的利用价值，才能使人事档案焕发新的生机和活力。

参考文献：

[1]孙波.谈医院健康教育档案管理[J].中国健康教育.2011.17（4）；241-243.