浅谈如何加强房地产档案管理工作

高琰

[摘 要]随着科学技术的发展，房地产经济也得到了突飞猛进的进步，目前的房地产交易越来越频繁，房地产档案利用需求增加。因此，房地产档案的科学化、正规化管理势在必行。

[关键词]房地产；档案管理；工作分析

一、新形势下房地产档案的特点

房地产档案的基本概念是指城市房地产管理部门在房地产产权登记、产权调查、变更登记等权属管理活动中形成的，反映产权人、房屋自然状况及土地使用状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、光盘等各种载体的文件材料。

（一）房地产档案管理具有动态性。在社会主义市场经济体制下，我国城市土地实行的“有偿、有限期、有流动”的使用制度，城市房屋实行了商品化，房地产市场行为相当活跃和频繁。尤其随着房地产业成为国民经济新的增长点，房屋产权出现了多元化的特征，房产抵押行为增多。这一时期，对于房地产交易、分析、抵押、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，法院如何裁决，在房地产权属管理工作中直接形成的档案资料，就成了司法部门对房地产纠纷进行仲裁的主要依据。因此，房地产管理部门必须对这些产权转移、产权变更后所形成的文件材料加以收集、整理、鉴定归入房地产产权档案，保障权属结论与权利现状的一致性，从而完成房地产档案的动态管理。

（二）房地产档案必须与房屋产权相对应。也就是说有一份产权就会有一卷房地产档案，且在办理房地产交易、继承、抵押、查封、评估及处理房地产纠纷，以及城市规划、旧城改造、拆迁安置中都要涉及到房地产档案的利用。

（三）房地产档案管理的基本原则是属地管理。根据此原则，各地房地产管理部门在对房地产进行管理的过程中对本地区的房地产档案处于独占和垄断地位。因此，本地区房地产市场混乱、房地产信息匮乏和产权管理无序等都可能由开发利用工作不到位而直接引发。

二、新形势下房地产档案的作用

为房地产权属登记服务。房地产权属档案是房地产的取得、灭失和合法变更的合法依据；为房地产交易服务。房地产权属档案是确认房地产交易行为合法有效性的依据；为房地产纠纷仲裁服务。随着住房商品化、私有化的转变，房产抵押行为增多，房屋产权的多元化，使得房地产纠纷呈上升趋势；为物业管理服务。房地产权属档案信息是物业管理公司开展物业管理工作的依据；为城市建设服务。进行城市规划、拆迁安置、旧城改造等时，引进房地产权属档案和现代化的图形数据库不仅能够系统的反映公私房产的数量、面积、结构等，可以及时地为建设部门提供各类数据，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。

三、采取有效措施，依法加强房地产档案管理

（一）做好前期控制。法律依据性要求房地产档案必须真实准确，完全符合事实。必须做好前期控制，规范好档案资料的收集、整理工作，全面准确地提供档案信息。确保房地产权属档案的完整。要依照档案管理有关法规及有关业务的规定，房地产权属档案须纳入以下五个方面的文件资料，即房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，反映和记载房地产状况的信息资料。确保房地产档案的真实。工作人员在办理房屋登记时就要把好文件资料的审核关。要认真审核当事人的手续是否完备，提供的原始资料是否齐全、合法，有无虚报、瞒报产权和涂改、伪造资料等违法现象，总之，应确保“手续完备、材料齐全、内容真实”。档案管理部门还应把好归档关，在档案交接时，档案室工作人员对资料逐项逐条进行最后审核。

（二）建立动态管理机制，规范档案资料的收集、整理工作。房地产档案的动态性要求我们对房地产档案进行动态管理，做到正确、完整、及时的完成因产权转移、产权变更后所形成的文件材料，使房地产档案能够清晰、完整地反映房地产的真实信息。在房屋状况发生变动时要再次进行实地测量，制作新的产籍平面图，并计算相应的面积，还要将房屋状况发生变动的原因登记的相关的文件材料中；房屋灭失的，要进行现场勘查，同时将房产证收回注销，并将之与原产权档案放在一起。

（三）采用科学的管理方法和先进的管理手段管理房地产档案。数量巨大、使用频繁是房地产档案的两大特点。先进的管理方法和技术手段的运用，能够使档案管理和提供利用的工作效率得到提高。

（四）重视对档案利用者的研究，全面搞好开发利用。房地产档案的区域垄断性要求我们全面搞好对其的开发利用工作。但在实际工作中，房地产的开发利用工作不同程度的存在着提供利用方式单一、被动，编研成果数量少，编研效果不理想等缺点。而要彻底改变这种状况，必须做好以下几个方面的工作。完善开发利用机制。同其他文书、档案相比，除确认产权归属外，房地产档案开发利用工作很难在短期内看出实效，主要是受房地产信息系统性、连续性特点的影响。开发的过程就是使其系统性、连续性不断的完善。信息量在开发过程中呈梯增状态，因此必须建立起稳定的开发利用保障机制，使开发利用工作保持经常化、规范化的状态；领导机制。房地产管理部门负责人必须正确认识房地产档案管理的作用，在关注市场管理、产管管理的同时，关注档案的开发利用，并定期检查指导档案开发利用相关的各项工作，对开发利用中存在的问题及时解决，保证房地产权属档案的管理工作高效运行；投入机制。在房地产档案管理工作中，除调阅档案进行产权确认外，其它工作大部分属于研究性工作，对人力和物力的消耗量很大，因此，要建立起稳定的投入机制。一方面提供必要的资金和设备，一方面配备专职人员，使开发利用工作能够获得足够的“养份”，为“产出”打下坚实的基础。

参考文献：

[1]刘玉芬.浅谈如何做好房产档案管理[J].科技创新与应用，2012（19）.

[2]宣冬柏.试论如何做好新时期房产档案管理工作[J].办公室业务，2013（23）.