ERP中的采购作业流程分析

杨春炼　董日壮　段良涛　李凯

摘要：ERP是采购管理与信息化的完美结合，它将企业、客户和供应商三方需求统筹在一起。其中采购作业流程是采购管理中最重要的部分之一，它是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购活动具体执行的标准。一个优质的采购作业流程能直接提高采购管理水平，实对现阳光采购，这于降低企业运营成本具有战略意义。该文通过实际设计ERP，提炼出了一套采购作业流程。

关键词：采购管理；流程分析；ERP

中国分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）30-7226-03

自瓦特发明蒸汽机照亮人类生活新时代以来，如今人们又进入了一个新的时代——互联网的时代，互联网正在改变着人们的学习、生活和工作方式，网络的形式将成为贯穿一切事物的形式，极其重要。企业信息化也是顺应这大趋势，基于ERP的采购作业流程就是要追踪采购活动并落实到具体网络流程上，这听起来简单但操作复杂又意义深远：它要考虑到不同用户的职能权限、物料的进出、采购申请和采购订单的走向等等，企业配套的ERP系统能帮助企业保障物资供应，建立牢固友好的供应商关系[1]。该文通过实际设计ERP，来祥解一套采购作业流程，其包括三个大流程申请流、申请流到订单流的转换、订单流。这三个大流程中又包括七个小流程，其包括供应商管理、物料管理、采购申请、采购分配、采购订单、订单入库、订单付款。

1 信息化采购作业流程存在的问题

根据对企业的实际调研发现，企业采购普遍存在大量的共性问题。传统的采购方式虽然实时交互性好，但其只适合小作坊来高效运行，无法操控大公司的大数据。在现代企业都往ERP系统倾斜的过程中，很多流程不清晰、流程与实际运作脱节、流程繁多且层次不清、很多人会担心ERP数据的安全、准确等问题。依笔者所见，ERP就像是一个机器人，不仅要求构造完整完整（流程清晰），也要求能“学习”（需要各部门负责人员及时准确的更新维护数据），那么企业采购便可实现大公司小作坊运行的效果。那么我们就应该设计一套清晰的采购作业流程，并且落实人员责任，规范管理。

2 采购作业流程分析

系统就是要为客户省时省事，否则一个电话能解决的问题，没必要麻烦用一个系统，所以本着参与人员最少化，流程最简化的思想，我所提炼的ERP采购流程业务分析大体动作过程如图1所示。

接下来我们说一下基础工作：

基础工作：在采购开始前，我们要做好供应商管理供应商管理，在企业中，采购部门天天与市场资源打交道，采购部门需要靠敏锐的市场嗅觉来获得一批可靠的供应商的鼎力相助，从而保障供给，相互协调工作实现双赢。在供应商信息中，需要明确的物料条目、最低的采购价格、最高的供给数量以及供给日期等等具体信息[2]。此外，需要采购部门对供应商进行监控，以此来及时更新供应商信息，保证ERP数据的准确率。对新开发的供应商最好进行一段时间的认证过程，经过评审再作为许可采购的供应商再录入系统[3]。其次我们要做好物料管理，物料管理：物料管理即公司根据自身情况增加需求条目，该部分由后勤领导管理。物料管理可以根据公司实际需求做出自己的特色管理，例如有的公司将物料分类为常备性物料（采用存量计划采购）和专用性物料（随用随买，不保证库存）。最后在该系统中，我们涉及的工作人员依次有：部门员工、部门领导、国资处、总经理、采购人员、仓库人员、财务人员。

然后我们进入采购流程，我们根据采购条目的走向，将采购流程分为三个大流，分别为：申请流（采购申请+部门审批+国资处审批+总经理审批）、申请流到订单流的转换（采购分配+采购订单）、订单流（国资处审批+订单入库+订单付款）。这样做实现很好的分流效果，加上我们不同模块对应不同职能的人员进行工作，这样就控制各部门之间的访问权限，更好的管理采购流程。

下面我们主要结合具体动作与实际用语言来阐述采购流程。

2.1 申请流

在申请流中，已采购申请为操作元，一条申请中可以包含多条采购条目，条目以申请的形式存在。

2.1.1 采购申请

采购申请，是独自申请，即只要有权限的人都可提出申请。它需要申请人员能科学测定采购提前期[4]，这样当用到货物时才会不断料、待料，不影响生产线。提交申请之后有对应部门人员进行审核。若审核通过，后勤人员会查看库存表（单种物料要考虑到所有的申请），若库存满足则可直接领用（先进先出，减小过期率），无需采购，这能保证仓库不囤料，减少资金积压和场地占用[5]。否则应采购，则加入采购分配。提出申请的同时，进入申请流。

3.1.2 三级审批

三级审批包括部门审批+国资处审批+总经理审批[6]，顾名思义，就是相关领导根据自己的职能对采购申请进行批复意见填写，然后决策（通过、退回修改、不通过）。三级审批的系统操作能极大提高现实中人力及时间使用的效率，帮助企业高效运行。其中，三级领导不仅可以处理信息，其实自己也能提出采购申请，在审批的时候，就直接跨过自己这一层的审批即可。

2.2 申请流到订单流的转换

采购分配里面看到的不是采购申请，是采购申请中的每一个条目，然后根据条目，分配给对应的采购人员。

采购人员收到采购分配以后，根据采购分配的条目，进行供应商的选择，供应商+对应的采购条目，生成采购订单。这样就实现了申请流到订单流的转换。

2.2.1 采购分配

在采购分配时，我们应该做到根据条目的各个属性进行排序，这样有利于我们进行批量处理，简化处理大数据；有利于我们分门别类的处理，更有条理性执行分配使我们选择需要的条目给对应的采购人员，所以在执行分配前，要考虑到物料的采购数量、采购日期、运输方式，执行分配时需要根据物料类型指派有相关经验的采购人员，同时也可以分配数量，以达到大笔订单可以分批次、分不同人员采购的目的。采购分配是个重要环节，关系到采购物品是否能够适时、适质、适量、适价、适地的入库[7]。endprint

2.2.2 采购订单

采购人员收到采购分配，根据ERP中的供应商信息，综合考虑有关物价、数量、运输方式、售后服务等要求，来对供应商进行优选，并且填写相关备注，选择支付方式等细节，然后生成订单。该订单要求能够打印，打印出来纸质版作为供应商和企业沟通的依据凭证。采购订单生成，并且国资处审批通过后便可由采购人员电话通知供应商供货。

2.3 订单流：国资处审批+订单入库+订单付款

在订单流中，已采购订单为操作元，一条订单中可能包含多条采购条目，条目以订单的形式存在。

2.3.1 订单入库

供应商将货物运到企业，需要库管人员根据采购订单对货物进行验收。验收不通过则联系换货、补货等，验收通过之后库管人员签收入库，签收之后，及时修改库存，保证ERP数据的准确率。签收入库后，要对供应商的订单进行盖章，以便供应商拿着盖章订单找财务人员经行核算。在此期间，若采购申请人员看到自己的采购申请已经入库，便可携带采购申请单前去领用，库管人员同时亦要做好库存的更改。

2.3.2 订单付款

涉及到资产都是企业的核心问题，采购付款不是简单的结账走人，我简单根据涉及到的其他部门人员总结一下。供应商的货物入库之后，拿着库管人员盖过章的纸质采购订单找财务人员结算。财务人员将其跟ERP系统上的订单数据比对，如属实，则根据订单上的支付方式给供应商结算。结算结束后，修改订单的状态。至此，订单流结束，整个采购活动亦结束。

3 结束语

采购作业流程不在“多”，而在“清”，即：各部门之间的关联与界面清晰、责权分明；各级人员管理清晰、层次分明；新老程序的变更清晰、时间分明；授权与监管同步。清晰的采购作业流程是为了流畅的采购活动做准备。没有哪套ERP系统是万能的，公司要根据实际需要来形成自己的采购作业流程。ERP运行后，要求每一名员工、每一名领导都真正的参与进来，根据外部市场和环境的变化验证采购作业流程，将不适应的地方进行淘汰维护。现代企业正逐步走向虚拟管理和协同商务的运营模式[8]，一套拥有清晰化采购作业流程的ERP系统应用到采购活动中，不但可以保证供应链，同时是企业和供应商建立伙伴关系的桥梁，提高采购管理效率。

参考文献：

[1] 卢文涛.ERP在企业采购管理中的应用[J].商场现代化，2014（8）.

[2] 于凤明.ERP系统中供应商管理研究[J].信息与电脑：理论版，2011（8）.

[3] 王浩天.ERP在企业采购管理中的运用[J].商场现代化，2006（35）.

[4] 鲁少勤.论ERP环境下企业采购管理机制的变革[J].常州信息职业技术学院学报，2014（1）.

[5] 郭德福，满高鹏，王军梅，马军雷.集约化采购管理与电子平台的应用[J].水泥技术，2014（4）.

[6] 王小静.ERP软件采购方法的探讨[J].东方企业文化，2014（11）.

[7] 石刚.浅谈信息化在企业采购管理中的运用[J].经营管理者，2014（6）.

[8] 卞磊.企业物资采购管理创新探讨[J].中小企业管理与科技：中旬刊，2014（7）.endprint