企业档案管理系统的设计与实现

张丽娟

[摘 要]伴随着信息技术的盛行，信息技术的快速发展给人们带来了方便和快捷，企业档案的管理也不再是枯燥无味，信息化的社会为企业档案的管理带来了新的模式，所以根据新时代管理的形势和发展进行了深刻地研究和探讨。企业员工档案管理是人员管理重要的内容，解决现代企业档案管理的问题必须要设计一个好的企业档案管理系统，能更好的解决系统实现过程中数据库的操作和网络连接技术的运用。

[关键词]档案管理；技术开发；机制

本文根据如何对企业档案管理系统进行设计做了深刻地研究，并提出了具体的方案来实现管理信息化的运行，因此能开拓企业档案管理的各种优点。档案管理是企业经营不可缺少的一部分，它对管理和决策有重要的作用，电子档案系统的运用可以减少传统纸质档案在管理上存在的问题，同时也增加了安全的保障，不会因为损坏而失去资料，工作人员查找时也更加方便快捷，因此企业档案管理系统的设计与实现成了企业工作的重中之重。

1.企业档案管理的意义

当我们采用新型的计算机技术以后，企业档案的处理速度大幅度地提高，对于查阅和辨认有重要的意义。计算机管理系统信息容量比较大，对于资料的保存延长资料的使用寿命有相当有效的作用。

实现企业档案管理的信息化减少了大量的人力，物力，财力，维护了日常的管理工作，大大地节约成本，为国家财政减少了很大的开支，因此档案管理由传统的形式转变成创新型管理方式对企业的发展有重要的意义。

2.档案管理系统的设计

2.1资料的收集与保存

档案是企业的信息资源是企业生产，发展，经营时应该真实记录的资料，全面的收集资料对企业的管理起了重大的作用。档案收集是全部档案工作中重要的环节，提高档案的使用率就要提高企业档案管理系统的安全性，只有通过行之有效的档案收集工作，建立完备的档案管理收集保存的机制才能更好的发挥档案管理的作用，才更好地体现档案室的工作程度和质量，才能形成统一的档案信息保管基地，这样才可以有效地开展收拾、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。

2.2档案的查询

目前在信息化的时代信息是最重要的资源，网上档案管理平台较多用于登记、编撰档案文件目录等事务，网上查询、借阅等功能应用率不高，削弱了档案信息化建设与管理的效能。伴随着信息化的深入，企业在发展中对数字化越来越重视，档案管理的核心内容应该是档案信息资源的建设，传统的档案管理已经不能满足企业档案保管的需要，在查询时管理员只要通过计算机操作便可以找到相应的结果，从繁杂的档案整理工作中解脱出来，提高档案管理工作效率。所以信息化的时代档案系统设计必须以查询档案方便快捷为主旋律，最近几年档案管理的信息化不断发展，越来越多的企业建立了局域网，以前查找档案、检索档案费时费力的状况已经明显改善。档案信息化管理不仅可以保存各类资料，而且数据一次录入计算机储存、备份，可方便以后利用查找。电子文件更容易管理不用担心文件的丢失，提高了档案管理的安全性和效率。

2.3功能的设计

企业档案管理系统的开发是符合时代特征的，它的总体任务是实现企业员工档案管理的系统化和自动化，档案管理为企业单位提供人员信息管理，考勤管理，档案存取，员工考核，依据档案出具各类证明材料等服务。档案管理系统还可以录入和维护企业员工人事资料，例如个人基本信息，家庭成员情况，工作经历，奖惩情况，职称评定情况，培训情况等等。

此外它还可以对部门进行管理，主要记录的信息有部门名称，部门负责人以及部门联系电话等，用于建立公司部门结构信息，还可以增加部门，修改部门，删除选择部门。

3.企业档案管理系统的实现

3.1.档案管理系统的重要性

为加强档案管理的进程，首先要强化档案管理的队伍，更全面的提供档案信息化服务，档案管理的信息化是为工作量大而且种类多的工程服务的，它要求档案管理工人员必须要具备扎实的理论知识，不断扩展其自身知识领域，对信息的意识提高，掌握基本的知识，与此同时还要增加业务的水平和计算机的操作技能，只有这样才能更好的完成档案管理的重任，满足新时代对人类信息化技术使用的要求。为了对信息化知识深刻的理解，管理人员还应该积极参加有关方面的讲座，实践是检验真正知识的标准，提高对信息的管理能力才能更好的解决所遇到的问题。

由于档案与人们的生活密切相关，它包括了个人信息等资料，所以管理时要认真核对信息，保证数据的真实性和详细性，这对推动信息化工作的发展是有优势的，各地信息的共享和网络的融合也会加强信息化管理的进程。所以我们要充分认识档案管理现代化的重要性，紧迫性。

3.2档案管理的创新

现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案管理工作要适应现代企业的制度，所以必须对企业档案工作进行创新的设计。大量的档案基础工作包括繁杂的整理、编目、统计、检索、信息加工等但是如果仅仅用手工完成是非常困难的，因此要对企业档案管理进行创新，才能适应当今社会的发展进程。各个部门要协调合作，因此必须创建档案信息化管理工作运维机制和制度，做到有章可循。

在档案管理时我们要加强自身素质，档案信息化管理与应用，不仅要求管理人员要有敬业精神、高度的工作责任感和求真务实的工作态度，吃苦耐劳的精神，还要有档案信息化管理和计算机操作的技能。

4.结束语

加强档案管理系统的设计与实现是企业发展所需要的，提高档案人员的工作积极性，推动档案工作的进程都是必不可少的。因此我们要树立先进的管理思想，关注档案管理工作时所面临的新形势和新变化，跟紧时代的步伐加快改革和建设。积极寻找有效的管理手段来提高和完善管理的工作效率，用正确的管理理念培养高素质的人员充分发挥工作人员的工作潜能和积极性。

参考文献：

[1]徐拥军，从档案收集到知识积累[M].工业出版社，2008

[2]张寅玮，甘肃省电子档案管理研究[D].兰州大学，2011