浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新

张志聪

[摘 要]当前，医疗改革日益深化，档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，随着信息化时代的到来，对于如何加强医院档案管理，将面临新的机遇与挑战。医院的档案管理工作和传统档案管理截然不同，而档案信息是当今现代化医疗卫生管理手段之一，将是各级医院面临的新问题。本文从医院档案管理实际出发，分析了信息化时代医院档案管理工作的特点以及重要性和信息化的新内涵，并有针对性地提出应对措施，为医院档案管理工作提出参考。

[关键词]信息化时代；医院；档案管理；创新

随着社会信息化时代的到来，各行各业对档案信息的需求也日趋增大，社会技术已经渗透到了社会的每一处。作为医疗卫生系统重要资源来源之一的档案管理部门，数据信息化和电子化、信息快速更新，爆炸式地增长、信息共享，医院档案管理信息化的到来，给原始的医院档案管理工作带来了重大的冲击。医院作为公共卫生服务组织，信息量之庞大可想而知，如何应对信息化管理的改革，改进档案管理的方式，加强档案管理工作的创新，将任重而道远。

1.信息化时代医院档案管理的工作特点及创新重要性

1.1信息化时代医院档案管理工作的现状及问题

传统的档案管理工作繁琐而凌乱，档案意识不强，档案利用率较低，信息不能及时共享，最常见各个科室之间界限分明，存在明显的缝隙，在工作中无法实现连接。而信息化时代的到来虽然表面上的这些问题，实现了档案管理来源的多样化、处理信息的时效化、存储方式多样化的飞跃。同时也出现了种种问题，现代化的档案信息建设完全是建立在以电子计算机基础之上的：对设备的依赖性，档案信息需要依赖计算机，从文件的制作、处理及后期的归档都借助于计算机，系统中信息的删除或者是、更改、重新编辑都变得十分容易，修改后看不出改动过的痕迹；信息档案管理中，计算机里的信息如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就不复在。

1.2保密性差

由上述内容可知，目前许多医院的档案工作都是由人工来操作的，加上医院档案管理部门人员流动性较大，从这个角度上来说，接触医院档案工作的人数就比较多，在日常档案工作管理中，就会出现许多意外事故，尤其是对于一些保密级的档案来说，其保密性就得不到有效保障。

1.3档案的更新与保护困难

目前许多医院档案管理工作都是以卷宗的形式进行保存，随着办学时间的增加，档案馆的档案卷宗势必会越来越多，一旦卷宗数量过大，就会给医院档案管理工作带来许多不变，再者卷宗都是以纸为主要材质，时间过久就会出现腐烂等现象，严重威胁着医院档案的管理和储存。

1.4查找效率低

传统的医院档案管理工作都未能得到医院领导的重视，过于重视医务工作者的升学率，医院档案工作对于医院发展来说是非常重要的，良好的档案管理可以让医院了解医院师生人员的生活和思想情况，有助于医院领导根据医院实际情况作出相应的决策。但是目前我国许多医院都有或多或少的因素影响着其档案管理工作的发展。其中查找效率低是最为普遍的一个现状。医院传统的档案管理工作都是以卷宗的形式来开展，并且如果需要查找的话也是人工来操作，在实际工作中，由于卷宗的数量过于庞大，单纯的人工方式效率极低，再者人工寻找的方式会增大寻找的出错率，从而影响了医院档案管理的工作效率和质量。

2.医院档案管理工作现状创新的重要性

数字化信息技术的应用无疑给医院管理信息系统带来巨大便利，从医院管理信息系统的内容来看，数字信息化的发展不仅使医院管理流程更科学，极大地提高了整个医院运行的效率；也系统地规范的医院的信息管理行为，使病人的病历信息和医务人员的信息管理更加明晰；更改变了以往低效的档案传递方式，既减少了不必要的档案遗漏现象，也提高了档案传递的时效性管理的时效性；也同时也减少了运营成本，提高了医院的成本效益，大大提高了医院的综合竞争力。

2.1适应时代发展的需要

自党中央提出国家信息化发展任务以来，社会中的各行业领域都开始逐渐从发展的传统模式向信息化改革发展，加之以世界数字化进程的推动影响，我国的数字信息化发展速度进步飞快，互联网的全面普及更是从横向有力推动了我国数字信息化建设。从城市至乡村，日渐开始形成形式多样，规模大小不一的数据库统计管理，对于某地域数据进行集中采集处理，数字信息化的投入利用不断满足人们对于信息日渐强烈的需求。档案管理工作对于医院发展来说至关重要，并且随着我国医院现代化建设步伐的加快，传统的档案管理工作已经不能满足医院档案管理工作的要求，因此强化我国医院档案管理工作的数字化信息管理程度是适应时代发展的客观需要。

2.2促进医院科学决策

医院日常工作的管理时刻都离不开医院领导的正确决策，在面对一些重大问题时，医院领导能不能根据医院的实际情况来进行决策关乎着医院未来发展的持久性，也关系着医院当前管理的稳定性。医院档案是领导作出决策所依据的现实基础，只有实现档案管理的信息化，使信息储存及时、有效并得到高速传递，才能为医院领导的正确决策提供信息支撑。

2.3提升档案管理效率

现代医院档案管理工作的构建将会向着数字化模式发展，信息技术将会成为数字医院档案的主要技术力量。医院档案是能够采用计算机科学管理，避免了人工的繁重的工作。高效能计算机能够将复杂的信息有效的整合组织起来，这里需要特别指出的是数字化医院档案管理工作不是像一般人认为的在一个医院档案的主页上就能实现所有的需求。数字化医院档案是有一套完整的高效的数字分析系统，能够实现医院档案资源的高效整合利用，提高医院档案管理工作的效率和质量。

2.4实现信息资源共享

目前许多医院的档案管理工作主要是以卷宗的形式来进行，如果需要对档案进行复制和修改，则会给医院的日常管理带来成本压力，信息资源共享更是难以实现。信息技术不仅能够降低医院档案管理的成本，还能够提高医院档案管理工作的效率。数字化信息技术最本质的应用就是通过数据分析来综合全方为的了解到医院档案管理现有资源的利用情况，为医院档案管理的未来建设提供参考。数字化信息技术能够有效的使医院档案管理资源得到较大程度的优化。首先对于检索记录进行分析，再者就是把传统模式上的人工数据转变为电子数据记录。最大的特点就是利用网络技术更加全面的分析总结数据库资源。帮助医院档案管理管理人员对于医院档案管理信息的补充和调整提供实际参考依据，也为大型医院档案管理工作建设提供有效的引导。

3.信息化时代医院档案管理的创新策略

3.1医院档案管理与服务意识的创新

医院作为社会公众服务性行业，面向社会公众发布信息资源，实现社会公众个性化需求，通过良好周到的档案服务，使档案管理由传统落后的人工管理转变为信息化服务模式。不断创新档案业务服务理念，全面积极提高档案管理部门工作人员的主动性、积极性、服务性，构建科学合理的档案服务体系，树立以医院为整体的档案服务意识，做到与时俱进，以适应信息化时代科学档案管理的创新发展要求。

3.2医院档案管理模式的创新

档案管理的核心部分档案安全的管理，传统的档案管理包括档案室防火、防盗、防潮、防尘等，以及相关档案服务设备，而信息化档案管理工作将会出现网络运行的安全的管理。对于医院档案安全管理不断完善医院网站服务功能，建立院内内部网络的使用，将信息建立在统一的管理平台上，方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料。对医院信息的收集整理及汇总，医院电子信息中心的建立，丰富档案信息资源，实现资源共享，提高档案的使用率。创新医院档案管理模式，实现对医院档案、信息资源的统一管理及整体信息资源的共享，为社会公众提供高质量高快捷的社会服务。

四.结论

随着医疗系统不断的科学化、信息化，科技水平和生活水平的提高使得人们对医疗服务的要求已不仅仅停留在救死扶伤的层面上，还要求医院的管理日益高效透明化，这就要求医院的档案管理既要实现档案管理与服务意识的创新，还要做到档案管理模式和管理体系的创新。因为档案管理工作人员必须不断加强自身的业务学习，提高业务能力，调动管理工作人员的积极性、创造性，提高档案管理全方位要求，才能实现医院的档案管理工作更符合时代要求。

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