浅谈加强道路运输行业档案管理工作的几个问题

刘丽梅

随着经济体制和道路运输管理体制改革的不断深入，国有专业运输企业的生产经营方式已由独家经营的计划经济体制转向社会主义市场经济体制；国营、集体、个体等多种运输经济成份如雨后春笋蓬勃发展。这种历史性的伟大变革，使原来的国有专业运输企业档案已失去了指导行业管理的作用。因此，如何加强道路运输行业的档案管理已经成为行管工作的重要内容，只有加强档案管理，才能更好地发挥各级交通运管部门对全行业的监督、调控、协调、服务的职能。本文拟从本行业的特点出发，浅谈一下道路运输行业档案管理所涉及的一些问题和不成熟的看法：

一、道路运输行业档案管理的作用

道路运输由企业管理向行业管理职能转变以后，原来的企业档案管理内容，已从质的方面发生了变化，即由管一个企业到管理全行业。而全行业的管理，既要贯彻落实好党和国家的方针政策，又要运用行政的、经济的、法律的手段来实施行业管理，涉及人、车、路、站、场及运输服务管理。而道路运输行业不同于一般行业，同人民生命财产密切相关。特别是行车安全，直接关系到人民的生命财产安全，而从业人员素质的高低，车辆技术状况的好坏，修理质量的优劣，直接影响企业效益和社会效益。因此，建立和健全道路运输行业档案，是道路运输行业发展的客观需要。其作用可概括如下几个方面：

1、建立文书档案，是机关领导进行科学决策和科学管理赖以咨询的重要信息，对于机关实行科学决策和管理有着重要的参考和评据作用。

2、建立文明单位档案，是为了真实的记载和反映创建工作情况的原始材料，为创建工作提供可靠的考核依据。

3、建立车辆技术档案，为车辆的发展、造型、更新、报废提供可靠的依据。

4、建立车辆维修档案，可以正确贯彻车辆适情修理的方针，节约原材料和修理费用。

5、建立站场建设档案，为规划本市的站场建设蓝图、制定本部门中长远发展规划提供可靠的依据。

6、建立专业技术人员档案，可以掌握从业人员的文化素质，业务素质，行业素质。

7、建立维修企业档案，为掌握全市的维修能力，搞好宏观调控，避免盲目建厂，重复建厂和审批企业提供科学的依据。

8、建立行业统计档案，可以为各级政府提供准确的统计数字，为领导决策提供依据。

有此可见，建立和完善道路运输行业档案势在必行。

二、道路运输行业档案管理工作现状

全市运管系统建立统一的档案管理制度以后，要求各市县运管部门都要建立档案室。目前看，从上到下基本形成了网络，人员也都有了具体分工，对档案的内容和各种规章制度都作了比较明确的规定。但根据《档案法》的要求和道路运输事业发展的需要，我们感到还存在一些急待解决的问题：

1、档案规范化管理程度不够，上下对应性不强。市运管处管理工作比较好，但基层的档案管理工作，在基础建设和组织程序上没有具体落实。

2、管理人员水平欠佳，专职人员较少。全区有档案专业职称的人员太少，基层档案管理人员多为兼职，且缺乏专业知识，有时其他工作忙，就忽略了档案管理工作。

3、资金短缺，档案室建设达不到规定的要求。主要原因是上级没有专门款项，因此，档案室的基础设施建设往往排不上号。

4、档案的内容不全、不准。例如车辆技术档案，由于老旧破车流入市场，从交警建档落户开始，厂牌型号就不准，有些车辆出厂日期则无从考核。特别是放开搞活运输市场之后，个体车运力和运量不好考核、行驶里程和燃料消耗也无从考核、修理次数、时间也不好计算，因此，给全方位、全过程管理工作带来很大的困难。

5、领导重视不够，档案工作发展不平衡。如市运管处十分重视档案工作，配备了专业档案工作人员，管理制度比较健全，档案管理已晋升省一级档案室。但从整个行业来看，特别是有些市县运管站和运输企业对此项工作重视程度还不够，没有把档案管理工作纳入重要日程。因此，制约了档案工作的开展。

三、道路运输行业档案管理工作的内容和特点

道路运输行业档案管理工作的内容是比较广泛的，但主要包括以下内容：

（一）行管业务方面的内容

室藏档案的内容应包括综合、科技、文书、组织、人事、财务、统计、客货运输、汽车维修、车辆管理等文字材料。另外，还有其它专业档案及有价值的资料、文件汇编、工具书、大型图册等。

（二）精神文明建设方面的内容

经过十多年的创建工作，全区运管系统的文明单位建设都在提档升级，处机关是省级文明单位标兵，各市县运管站都已进入地级、厅级文明单位行列。因此，在创建文明单位的过程中，必然形成文明单位建设档案，包括文字档案、声像档案、图片档案以及各种奖杯、奖状等。

（三）行业档案的特点

道路运输行业档案管理工作，有着同其他行业不同的几个特点：

1、专业性强。特别是车辆档案，其内容较多，包括：车辆简历、车辆变动记录、驾吮员调换记录、车辆改装记录、交通技术责任事故记录、技术检验记录、行驶里程记录等，都需记录清楚。

2、涉及面广。总的说有车辆档案、有从业人员档案、有管理人员档案、还有站场建设档案、有道路运输统计数字档案，有修理企业档案，而且一二三级企业档案内容又有所不同；另外，还有运输代理业、运输中介服务组织等都需要建立档案。

3、变化性大。需要随时记录、填充、建档。

四、搞好道路运输行业档案管理工作的措施

道路运输行业档案管理工作具有自己的特性，但就其工作的内容、工作规律、工作方法和工作任务，与其它行业的档案管理工作，也是大同小异。因此，要搞好道路运输行业的档案管理工作，应当采取以下几条措施：

一是加强领导，摆上位置。在全行业广泛宣传贯彻《档案法》，充分认识加强行业档案管理工作的重要作用，把档案管理工作纳入各级领导的议事日程和主管业务部门的工作规则，并将其工作职责范围落到实处，保证档案管理工作与其他业务工作同步进行。

二是完善档案管理工作的各项规章制度。主要是根据《档案法》的要求和档案管理工作的实际，建立健全档案管理工作制度，以实现档案工作的规范化管理。档案管理工作规范的内容主要包括（1）立卷归档规范（2）档案管理规范（3）数字统计规范（4）档案保管和借阅制度（5）档案的保管和销毁制度（6）档案的接交制度等等，并将其装订成册，发至各基层单位贯彻执行。

三是建立全区运管系统档案工作网络。地区处机关和各基层单位都要设立专职人员负责档案管理工作，形成一级抓一级的管理网络。同时，要抓好档案管理人员业务培训工作，这是提高档案工作人员素质，搞好档案管理工作的关键。主管部门要把培训业务人员纳入工作日程，有针对性的拟定培训大纲和培训教材，定期和不定期的对档案管理人员进行培训，努力提高档案工作人员的业务素质。

四是筹措资金，加强各级档案室的建设。为了加强档案室的建设，其中包括档案室的规模、档案柜的购置、管理图板的制做以及档案工作实行微机管理等等，都需要一定的资金。因此，全区要制定一个统一的建设标准，每年投放一部分资金，争取在几年内，使全行业档案管理基础工作达到各级档案部门要求的标准。

五是探索档案信息工作有偿服务的新路子。这项工作需要同上级有关部门协调，使提供信息、查档服务等合理合法收取费用，促使档案工作逐步走向市场，并为市场经济发展服务。

六是开发科技档案，促进我区道路运输事业的发展。道路运输行业随着新技术广泛应用，车辆在不断更新，新设备、新工艺在不断得到推广，因此，要求我们广泛搜集新的资料、开发信息资源，更好地为科研成果转化，为科学决策和发展运输生产力服务。

七是根据行业特点建立交通运输档案信息杂志，定期或不定期地将科技信息和行管信息进行交流，通过新闻媒价和各种形式宣传档案管理工作，宣传各地的经验，以此推动档案工作的发展。

八是以本行业为主，组建档案协会，定期开展活动，并且同省、地同行业建立起业务联系，交流经济、交流信息，不断提高行业档案管理工作水平。

道路运输行业的档案管理工作是一项新生事物，它是伴随着道路运输改革开放的步伐发展起来的。到目前为止，还有很多需要探索和加强的地方。我们深信，在行业主管部门的指导下，只要各级领导重视，档案管理工作一定能创出新路，使其更好地为经济建设服务，为振兴道路运输事业服务。