加强人事档案管理工作的几点建议

乔东媛

[摘 要]人事档案中所记载的均是我国公民的人生中重要的阅历。人事档案更是现在市场竞争中，公民们在找工作、就业方面能够让单位招聘人员快速了解自己能力的一个证明书。由于人事档案中所记录信息的特殊性，从而导致了人事档案管理工作的重要性。

[关键词]人事档案；管理工作；意见创新

1.人事档案的基本介绍

1.1人事档案的内容

人事档案中所记载的信息资料，正是我们平常的生活中重要的阅历，就是我们生活中所发生的一些大事件。这些都是我们能力的见证。同时，在记载我们荣耀的同时，人事档案中也会大公无私地记载着我们生活中所犯的错误，以及我们平常所出现的一些重要违纪情况。如同美国的信用体系一样。在美国，他们国家的公民能够从银行手里拿到钱，靠的就是信用体系所提供给银行的自己信用级别证明。人事档案也和这些信用体系一样，具有法律效益。受到国家的机密文件保护，以免出现外泄导致居民日常生活活动受到干扰。

1.2人事档案管理的特点

从中国交通每年、每月的承载量来看，我国目前的人口流动量还是处于一个高峰时段。如此大的人口流动量势必也就造成我国人事档案管理的流动性特点。人事档案一旦离开了具体的人，那么它的存在意义也毫无价值。另外，如前所述，人事档案的作用是为了能够让对面可以在短时间内掌握住自己的基本信息以及自己的才华，那么人事档案的另一个重要特点就是真实有效性。同时，在人事档案的信息记录中，还有一个重要的特点就是其的信息记录应该是具有全面性的。现在的市场竞争压力直接导致了我们的就业人员要了解十八般武艺，门门精通倒也处于其次，只需精通其一即可。片面的人事档案记载很难满足对方了解你过去的需求，也很难在短时间内判断出你的能力。人事档案的记载中，需要记录好员工的成长感悟心得，政治面貌，个人履历等。

1.3人事档案的管理制度

为了能够更好的发挥出人事档案中所记录的信息的作用，不让有真正有才华之人冤枉地被埋没，国家设立了相关的人事档案保管制度以及使用制度。之所以要设立这两个制度，是因为人事档案的基本特点所导致的。人事档案的机密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的档案要更仔细。今天的我们之所以能够再现过去伟人的辉煌历史，正是在于对于他们的人事档案我们一直都是小心翼翼地保管着。同时，现在的人事档案还是采用最为古老的方式，即纸质的人工手誊的方式。这样的人事档案性质要格外注意其的发潮、损坏等。正是由于人事档案的脆弱性，使得人事档案的管理需要一定制度来进行约束。保证人事档案的完整性以及有用性。

2.加强人事档案管理的方案

2.1机密性导致的工作谨慎必要性

人事档案的机密性特点使得管理人事档案工作的员工需要一定的工作心细度。人事档案的机密性特点，是因为它的唯一性。也就是说，一个人的人事档案一般情况下不会有备份。所以说，一旦遗失了某位工作人员的人事档案，我们要再对其进行还原，后续的工作量会很大，需要经过层层的证明等。为了保证人事档案的完好性，对从事于人事档案管理的人员就需要进行严格地筛选。保证从事于这项工作的员工其的工作素质能力合格。同时，高素质的管理人员，在保证人事档案质量的同时，还能够将人事档案进行有效地归类、分档。中国每年都有好几百万的学生毕业，有好几百万的学生考研、出国。他们的档案记录要怎么去分派，以及怎么存储，都是影响我们后面对其的人事档案查询的一个重要影响因素。人事档案的管理需要谨慎，其中所涉及的人事信息也绝对不能够随便外泄。

2.2真实性导致的信息更新及时性

由于人事档案中所记录的信息是要全面、真实地反映这个人的工作学习情况的，所以说，我们需要及时地对该本人生活中所发生的一些事件进行及时更新。保证人事档案中的信息是可靠地、有效地。如果人事档案中所记载的信息是些陈年往事，很难就针对现在的这个人的基本情况进行介绍的话，那么人事档案也就失去了它本来的意义所在。例如，一个曾经蹲过大牢，进行过改造的劳改人员，曾经的他的确是罪孽深重，但是经过改造之后的他，却也慢慢地变得想要为这个社会奉献出自己的一份绵力。但是一旦他拿着自己改造之前的人事档案走入社会，人家看见档案中的内容，对于该人的认识了解也就只能怪停留在他改造之前，其结果是可想而知的，必然地会四处碰壁。人事档案中的信息要及时地进行更新处理，保证人事档案中所体现的信息是近现段时间内，该人的基本情况信息以及个性特征。这样的人事档案才能够发挥了我们最初赋予它的权能。另外，流动性导致的档案管理动态性。人事档案就像是他主人的影子。现在的人事档案数量繁多，光光地靠着我们平常的手记，就想着能够管理这些流动文档，实在是力不从心。为了更好地管理好流动的人事档案，我们完全可以利用起现在强大的互联网通讯管理手段。

3.结语

人事档案的高效管理工作，不仅需要高素质的管理工作人员，还要有着完善的管理监督法制。但是，目今来说，其的管理工作依旧是弊端重重，还得再努力。面对如此庞大的档案系统，加强、使得其能够被科学化得管理，才能够发挥出档案袋的最初地提高人事部工作效率的作用。

参考文献：

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[2]徐君.加强企业人事档案管理工作的几点建议[J].人力资源管理.2013（04）.

[3]沈洪香.关于做好人事档案管理工作的几点建议[J].经营管理者.2013（04）.

[4]王雪.对加强人事档案管理工作的几点建议[J].才智.2013（21）.