试论人事档案信息化管理

陈思源

【摘 要】本文首先对人事档案管理由传统档案管理向信息化档案管理的转变进行了阐述；其次分析了人事档案传统化管理向现代人事档案信息化管理转变的优势，及信息化管理体现着人事档案管理社会化得程度。符合人事档案管理的正确发展方向；从而进一步论证了档案信息化管理不是对传统档案管理的否定，而是对传统档案管理的继承和发展。

【关键词】档案管理；传统；信息化

随着科学技术的飞速发展，计算机应用已经渗透到社会的各个领域。大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，使利用计算机技术进行档案管理成为必然趋势。现代化的档案管理工作以信息技术应用为支撑，不但可以提高档案管理工作的效率，减轻档案管理工作的任务量，还可以方便档案信息的查找与使用，改变传统档案管理工作的模式，促进我国档案管理工作质的飞跃。

留意或者关注我国人事档案管理的同志不难发现，当前我国的人事档案管理由传统型向电子信息化方向转变的发展趋势。对此有些同志提出如下不同的见解。有人认为档案信息化管理是对传统人事档案管理原则的否定，这充分的说明了对档案信息化管理的科学涵义、基本作用等缺乏正确的理解。显然对人事档案管理信息化背景下实施传统形式的档案管理方式是不正确的，我们有必要对之进行深入分析和探讨。

一、新形势下，信息化管理体现着人事档案管理社会化的程度

社會主义市场经济的发展使得我国经济成分呈现出多元化的格局，人事档案管理必须也应适应这一时代潮流，并形成一个完整的体系。传统档案管理是档案管理的基础环节，而档案信息化管理是目前档案管理社会化的最佳形式。通常使用档案时，人们只要求能够提供档案内的相关信息。唯有将传统档案管理模式向档案信息化管理模式转变才能减少用人成本，方便档案使用，使其发挥最大价值。所以档案信息化管理正是顺应这一社会需求的时代产物。可以这样说，新形势下的档案信息化管理体现着人事档案管理社会化的程度。

二、人事档案传统化管理向现代人事档案信息化管理转变的优势

传统的档案管理，就是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，依靠手工操作为主，完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计和提供、利用等方面的档案管理制度。其工作量巨大、步骤繁琐。档案信息在很大程度上被闲置，甚至浪费。而档案信息化管理，是新时代依靠传统档案管理为基础的档案管理新模式。将信息化管理应用到传统档案管理当中去，使得档案管理可以更加科学化、更加系统化、更加方便化；通过档案的信息化管理，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，降低档案管理的成本，同时更方便于档案的查阅，减少人力、物力的消耗。将传统档案管理的所有流程以及相关的工作进行更有效、更快捷的管理与控制。真正实现了档案资料方便快速检索，大大提高了工作效率。

三、人事档案信息化管理适用于档案管理，并不是对传统人事档案管理原则的否定，而是方便人事档案保管与利用基础上的继承和发展

有人也许会认为，既然在人事档案管理社会化背景下，我们应该强调现代技术信息化管理，那么传统人事档案管理的原则就可以抛弃了。我们认为这样的理解存在某种片面，现代化档案管理与传统档案管理并不矛盾，只有在传统档案管理的基础上才能更好的、更有效的实施现代技术信息化管理。人们主要考虑到担心信息化档案管理的安全性及档案信息的准确性。人事档案信息化管理主要是借助计算机系统来实现的，但是在网络环境的影响下，人事档案信息安全面临着威胁。只要相关档案管理人员的安全意识和保密意识增强，提高计算机安全知识，及时对档案数据采取安全保密工作，并配备专业的计算机管理人员。以纸质档案材料为基础，以现代化信息技术为手段，以保证安全为原则，才能使档案信息化管理更加成熟。

所以人事档案信息化管理与传统档案管理并不矛盾，在人事档案现代化的前提下后者是档案管理基础，前者是信息时代的重要特征。

当然，档案信息化管理是一项长期、全面而又具体的工作。档案信息化的着眼点应该是传统的纸质文档，然后通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，实现档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化，才能更好的适应社会和时代发展的需要，更好的服务社会。