论高校科研档案管理工作

文/河北联合大学党委、校长办公室 高峰

科研能力不仅是当代高校学术水平和实力的突出体现，也是高校的核心竞争力之一，更从侧面记载着一所高校科研和教学的发展历史及现状。科研档案在学校的发展建设等方面发挥着越来越重要的作用，必须高度重视，不断提高管理水平，以适应学校的发展。

一、目前高校科研档案管理工作存在的问题

高校科研档案是高校从事科研活动的基础，是通过文字、表格、影像等对科研过程和结果进行的记载。科研档案可以反映一所高校的学术水平，是高校实力的直观表现形式。它不仅可以为今后的实际科学研究提供理论依据，也可以对学校的人事、教学安排等提供重要参考。在教育制度不断深化改革的今天，做好科研档案管理工作具有更加重要的意义。在目前的实际工作中，高校科研管理工作仍存在以下几个问题：

（一）档案资料收集不全

受到固有观念的影响，很多档案工作管理者把档案整理简单定义为人事档案、学校活动记载等文件的归档，忽视了对于高校教师科研活动的记载和档案整理。而在广大科研人员的科研过程中存在片面强调科研实践活动和科研成果、获奖情况的现象，缺乏对研究过程的详细记录和资料积累。又或者有部分科研人员对科研资料的归档工作不理解、不信任，认为多此一举或担心重要资料不能得到安全保管，不愿上交。这些都导致了科研档案资料收集难的问题，给档案管理工作造成障碍。

（二）高校科研档案制度不健全

我国在1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》，该规定对科研档案的归档与管理进行了科学有效的规范。但很多高校仍然忽视了科研档案的管理，导致管理制度中没有对科研资料整理的相关规定，管理工作没有完善的制度保证，造成档案管理工作在科研资料归档方面的空白。这样的漏洞致使高校的科研档案管理水平止步不前。

（三）科研档案管理手段落后

现当代，计算机和互联网在办公领域迅速普及，但部分高校科研档案管理却未能顺应现代化发展的要求，大多数工作都是手工完成，且档案保存设备简陋，安全性差，纸质档案多、电子档案少。除此之外，很多活动影像、著作手稿、获奖证书等重要资料不能完好保存，更无法对档案资料进行开发利用，科研档案无法发挥更大价值。

二、加强高校科研档案管理的对策

（一）要确保每一所高校都有一支健全的科研档案管理队伍

科研档案管理人员必须加强自身素质建设，强化服务意识，掌握科学的科研档案管理方式。此外，科研档案工作又具有其特殊性，这要求相关工作者不仅要有档案整理工作方面的知识储备，还要掌握自然科学、人文社科、经济管理、信息技术等其他学科知识，这样才便于科研档案的了解、管理、开发。要突破档案管理工作中传统观念的束缚，将目光更多的关注到科研档案的整理中，同时，要开拓创新，运用科技手段实现档案管理综合开发，积极适应信息化发展要求。还要加强对科研资料归档重要性的宣传，帮助科研人员充分认识到科研资料归档的价值。科研人员对科研档案管理工作的支持将成为档案整理工作的巨大助力，而科研档案也同时对科研人员的进一步科学研究提供参考，这样的良性循环对学校科研水平和管理水平的提高都有着至关重要的作用。

（二）要规范高校科研档案的管理模式，保护知识产权

必须建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，完整记录所有科研活动的立项（包括科研课题申请书、审批文件、项目计划书、开题报告和调研报告等材料）、研究（包括实验报告、原始资料记录、计算材料、项目进展报告、专利申请等）、成果获取（包括工作总结、科研报告、科研人员名单、著作及论文、专利证明、成果和奖励申报材料及审批材料等）。

要保证归档材料内容真实完整，还要按照科研单位、专业及学科、研究方向、资料展示形式等进行整理分类，便于日后检索及更新，不断追求科研档案的规范化管理。

（三）做好重要科研档案的保密工作是实行现代化管理的重要环节

因此，一定要树立现代化的管理理念，维护知识产权，避免不必要的纠纷和损失。在科学技术迅猛发展的今天，档案管理工作依托网络信息技术和多媒体设备的应用走上了现代化发展的轨道，现代办公手段与科研档案管理的结合使科研档案管理向着网络化、系统化又迈进了一步。例如：电子档案的应用使档案收集、整理、检索、再利用更加便捷。这样既节省了人力、物力和时间，也使很多重要材料得以更完整的保存。但同时，作为高校科研档案信息的管理者，还应树立法律意识，严格遵守国家在科技保密方面做出的相关规定，改善科研档案保存环境，合理规定档案的使用权限及时间，保证机密文件和档案的安全。

三、结语

高校科研档案管理水平的提高关系到其科研水平的提高，也因此使得科研资料归档得到了越来越多高校的重视。科研资料归档是高校档案管理工作中面临的新的挑战，全面实现科研资料归档仍需要一个过程，广大科研人员和科研管理人员要共同为之努力，助力高校可持续发展。

[1] 张群.高校教育科研论文档案管理存在的问题与对策[J].淄博师范高等专科学校学报,2005(2).

[2] 孙晓云.高校科技档案管理工作与高校科研工作[J].黑龙江高教研究,2004(8).