加强高等院校后勤档案管理的制度化建设

文/宁夏大学后勤集团 张淑红

一、前言

在高等院校后勤部门的日常管理中，会形成数量巨大、门类多样的后勤档案。它既是高校科技档案管理工作中不可或缺的重要部分。加强和完善后勤档案管理的规范化、信息化和制度化建设，不仅可以有效促进高等院校的发展改革，而且对提高高校档案管理水平、教学质量以及科研实力等都有至关重要的作用。

二、高等院校后勤档案管理中存在的问题

（一）后勤档案资料的收集和整理混乱，管理方式落后

在高等院校日常的后勤档案收集和整理工作中，档案资料被遗漏、散失或缺档的现象非常严重。究其原因主要体现在以下两方面：其一，资料管理员的档案管理专业知识匮乏，没有掌握先进的、科学化的方法，仅凭简单的手工记录根本无法满足庞杂的高校后勤档案资料整理和归档工作，导致档案管理工作混乱不堪、事倍功半。其二，高等院校的后勤档案归档范围较广，归档工作很难做到面面俱到。

（二）后勤档案管理规章制度不健全，阻碍了档案的标准化和规范化管理进程

目前，我国的大多数高等院校都缺乏一套较为完整的后勤档案管理制度，使得后勤档案管理工作无章可循、无法可依，进一步恶化了档案资料管理混乱、无序的局面。导致这一现象发生的根本原因是高等院校的相关监管部门没有及时对后勤档案管理的各项工作进行严格检查和仔细考核，无法制定具体工作要求，使得后勤档案管理规章制度不健全，阻碍了高校后勤档案的标准化和规范化管理进程。

（三）后勤档案管理人员的专业知识储备不足，专业技能匮乏

高等院校的后勤档案管理人员中，有很多并不是专业的档案管理人员而是兼职。这些兼职人员没有系统地学过档案管理的专业知识，对科学化的档案管理技能也相当缺乏，更没有掌握分门类、分载体的档案管理方法，再加上没有特别熟悉档案管理工作中的各个环节和步骤，就导致高校后勤档案的管理工作质量大打折扣。

三、解决高等院校后勤档案管理问题的具体措施

（一）加强高等院校后勤档案管理的信息化建设

在科技信息技术迅猛发展的当今社会，档案管理的信息化建设已经逐步发展成为一种必然趋势。国家档案局也提出了“以档案信息化促进档案事业发展目标”的号召，因此，档案信息化及其信息化建设已然成为实现档案信息服务社会的最佳技术手段。后勤档案的信息化管理，就是指通过利用科学技术手段和电子网络，将传统介质的档案文件转化为可统一进行管理的电子文档。具体操作方法为，充分利用先进的数据压缩技术、高速扫描技术和数据库技术等信息化手段，将纸质和声像文件转化为电子文档，建立系统的、有序的后勤档案数据库。这样不仅有助于实现高校后勤档案信息接受、传递、存储和利用的一体化，而且有助于实现后勤档案管理的数字化、网络化，建立高度的档案资源共享平台。此外，后勤档案管理的信息化建设，还需要档案管理人员的积极配合和参与。

（二）完善和健全高等院校后勤档案的管理制度

完善和健全后勤档案的管理制度，是做好高等院校后勤管理工作的重要前提。高等院校应该再结合自身实际情况的前提下，以国家档案文件规定为基础，充分遵循规章制度合理科学、简明实用的原则，制定一套完善的、既可以约束员工又可以约束领导的后勤档案管理制度。并严格执行制定好的高校后勤档案管理制度，做到“有功必赏，有过必罚”，这样才能真正建立科学、可行的后勤管理和运行机制，明确后勤档案管理工作的责任制，进一步健全和完善后勤档案管理的各项规章和制度，充分体现后勤档案管理制度的权威性。

（三）提高后勤档案管理人员的专业素养和科学化管理技能的储备

提高后勤档案管理人员的专业素养和专业技能，首先，要培养他们无私奉献的工作精神和认真严谨的工作态度，使他们树立起高度的事业心与责任感。有计划地进行档案收集和整理工作，事无巨细保证后勤档案资料的完整，及时查漏补缺避免档案缺页等现象。其次，培养后勤档案管理人员吃苦耐劳和创新的精神。在管理工作中勇于创新，不断提高后勤档案管理的质量和业务水平。再者，定期对后勤档案管理人员开展专业培训，加强他们对档案管理专业知识的学习，使他们具备扎实的业务基础和过硬的业务能力，并且能够熟练运用档案管理的新技术和新管理方法。不断总结工作中的实践经验，确保后勤档案管理的完整、有序进行。

四、结论

高校后勤档案管理工作，是一项长期性、冗杂繁琐、涉及多种门类和载体形式的档案管理工作。它不仅是高等院校科技档案管理的重要组成部分之一，也是建立档案信息服务社会的最佳技术手段和途径。加强后勤档案管理的信息化建设、完善和健全档案管理制度、提高后勤档案管理人员的专业素养和科学化管理技能的储备，是高等院校后勤档案管理制度化建设中存在问题的重要解决措施。这样不仅有助于加强和完善后勤档案管理的规范化、信息化和制度化建设，而且对促进高等院校的发展改革也具有重要作用。

[1] 杨丽萍.如何做好高校后勤档案管理工作[J].郑州牧业工程高等专科学校学报,2013(2).

[2] 路长兰.高校后勤档案管理存在的问题及对策[J].泰山学院学报,2014(3).