浅谈中小企业库存商品的内部控制设计和执行

李菊梅

（中石化江汉石油管理局财务处，湖北 潜江433124）

库存商品是指企业已完成全部生产过程并已验收入库，合乎标准规格和技术条件，可以按照合同规定的条件送交订货单位，或可以作为商品对外销售的产品以及外购或委托加工完成验收入库用于销售的各种商品。库存商品在企业中的重要性要求加强对其内部控制的讨论和研究。在国内，目前尚未有十分健全的专门针对库存商品的内部控制措施研究，国际上虽然有很多库存商品内部控制做得很好的案例，由于各个国家的具体经济环节不同，我们也不能够完全借鉴其研究成果来运用于国内的库存商品管理。中国石油大学王芳在《内部控制》中发表的关于中小企业内部存货控制的诊断及其改进策略，主要论述了存货的内部控制缺陷和一些改进措施，而且他的理论基础主要是中小企业，所涉及的面也受到严格的限制；郜帆在《机械管理开发》一书中关于企业存货内部控制的研究，更多的是针对太钢集团的具体情况进行的研究，在国内不具备广泛的可行性。一些关于内部控制的专注，如张跃进编著的《企业内部会计制度设计》和西南财经大学胡世强编著的《内部会计控制规范有问必答》，都只是从宏观上阐述了存货内部控制的原则，而没有对库存商品的内部控制做更为具体的研究。库存商品只是存货的一个部分，和其他类型的存货相比，它具有更快的变现速度和更高的变现价值，所以其内部控制就显得更加的重要和复杂。

1 库存商品的特征及其内部控制执行现状

库存商品作为企业流动资产的重要组成部分，在企业中占有举足轻重的地位，其存在形态的复杂性也让其表现出一定的特征。并且正是由于库存商品的特殊性，让其内部控制的有效执行显得更加的困难。

1.1 库存商品的特征

1）是企业实现收入的主要途径。通过销售库存商品，企业直接获得主营业务收入。在正常运转的企业，主营业务收入是实现收入的主要途径，所以库存商品也是企业实现收入的主要途径。

2）是企业存货的最终形态。存货包括原材料和自用材料，半成品和产成品等，库存商品通常是指从外部购入的或者自制的可以直接出售的商品。库存商品一旦出库，就直接转化为收入，商品形态就发生了根本的变化，所以库存商品是存货的最终形态。

3）流通性强。库存商品属于流动资产，因为可以直接用以出售，并直接满足消费者的需求，所以能够较容易地被消费者接受，较强的流通性，也增加了库存商品的内部控制压力。

4）变现价值大。由于库存商品直接带来了企业的收入，它将直接改变商品的价值存在形式，所以变现价值大，如果内部控制不当，给企业带来的损失也更大。

1.2 库存商品内部控制容易出现的控制缺陷

1）内部控制制度不健全。很多企业都没有指定自己行之有效的内部控制体系，在2010年，全国内部控制体现规范没有出台之前，企业更多的是依靠简单的章程来管理库存商品。

2）对库存商品的控制过于依赖现有经验。在有了内部控制规范过后，很多企业也没有很好地去执行，而是更多的习惯性依赖于经验来管理库存商品。

3）控制过程中忽视重要细节，导致控制效果打折。由于我国内部控制的规范起步较晚，企业的内部控制很多都是在很快的过程中仓促制定出来的，没有很好的考虑到企业的实际，控制过程中也存在很多细节不当。

4）人为因素破坏内控制度。中国现行环境下，人为因素更多的影响了内部控制的执行，人情经常越权取代制度的地位，使得内控制度的执行受到影响。

2 完善内部控制内容，明确控制流程

2.1 库存商品内部控制的主要内容

1）控制商品的入库程序。商品入库前，根据国内公司发货信息表核对商品信息，经核对无误后，经办人填制《商品验收入库单》，注明商品信息（商品厂家，商品名称，规格型号、数量、单价、金额、入库时间等）一式三联，由经办人、财务、经理共同签字认可，商品入库。《商品验收入库单》第一、二联交财务记账，第三联交保管员登记《库存商品明细表》，并存档备查。仓库保管部门在货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法来证明存货单上所列到的数量。仓库还应该在其能力范围之内对货物的质量进行检验，在货物质量检验需要有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，仓库应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行鉴定。每一项受到的存货必须在检验以后填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称等内容的收货报告单，该单及时报告给会计部门，以防止少计应付账款或成本以及存货。

2）做好商品的定期盘存。定期盘存制是指各个大为都应该定期盘点，并将盘点结果和会计记录进行比较。当二者不一致时，说明库存商品可能出现了错误、损失或者其他不正常现行，应当及时采取措施予以纠正，并加强管理。定期盘存是保障库存商品的安全完整而采取的控制措施，其控制的主要内容:一是盘点库存商品并与会计记录核对一致，在很大程度上能够保证账实的准确性，一般来讲，盘点结果与会计记录相同，说明单位的库存商品是比较安全的；二是盘点结果与会计记录差异的调查和处理，一般情况下，应由独立于库存商品保管和会计记录的人员执行调查，调查人员要及时查明发生差异的原因，并根据所查明的原因和差异的大小以及有关制度及时予以纠正，为了防止这类差异的再度发生，单位可以修改和加强某些处理程序，解雇不诚实的雇员或者采取其他改进措施。

3）严格控制库存商品的出库流程。销售人员办理出库手续，凭销售发票、订货单，送货单领取商品出库。销售发票注明商品销售信息，由经办人签字。送货单注明送货日期、订货单编号、销售发票编号、商品出库地点、运输地点等，销售发票第一联交由销售人员留底，第四联交保管员登记，第二、三联及订货单，送货单交财务记账，保管。

4）做好库存商品的会计记录。对库存商品要做好严格的会计记录，并及时归档会计资料，定期进行会计资料的分析。要严格限制接近会计记录的人员，以保证保管、批准和记录职务相互分离的有效性。要妥善保存会计记录资料，以尽可能减少会计记录资料丢失、被损坏和被篡改的现象。对某些重要的会计资料，应留有备份资料，以便在其遭受意外损失时能够重新恢复。做好良好的会计控制，首先应该建立会计人员岗位责任制，对会计人员进行科学的分工，形成相互分离相互制约的关系。

5）建立严格的责任制，并做好职责分工控制。对个岗位进行责任制管理，将年终考核与平时业绩紧密联系在一起，同时做好职责分工，具体不相容岗位有:库存商品的保管与会计记录，库存商品发出的申请与审批，申请与会计记录等。

6）做好库存商品的保险管理。要通过对库存商品进行项目投保的方式来保护库存商品的安全，减小意外事故造带来的损失。管理者应该根据单位的经营管理水平和产品入库出库的周期，做出保险覆盖率水平的决策，并随时检查保险覆盖率水平是否得当。

2.2 库存商品内部控制的执行流程

要使库存商品的内部控制起到较好的作用，首先必须建立完善的内部控制系统，在系统建立之后，要成立一个组织对内部控制的执行情况进行监督和日常测评，并不断地进行控制流程的完善，对于在内部控制执行中遇到的障碍要进行严密的分析，并坚决予以排除；对于人为影响内部控制执行的情况，要坚决予以制止，并树立起制度高于人情的理念。适当的时机聘请相关资历的第三方对内部控制系统进行分析并提出建议，以完善控制程序（见图1）。

图1 入库验收流程图

库存商品的内部控制因不同的行业和商品的不同特征而显得各不相同，所以在具体的工作中，其控制程序就显得更为复杂和多元化。在制定控制程序时，既要根据控制的一般原则进行严格的要求，也要根据具体环境进行灵活的变化，以适应企业的运行需要。

3 结论

1）通过对中小企业在存货控制及其相关领域的研究分析，发现了绝大多数中小企业在存货内部控制方面存在的一些问题，提出了改善中小企业存货内部控制的方案，给出了一套合理可行的存货控制的改进方法，为中小企业降低存货成本提高经济效益找到了一条出路。

2）存货的内部控制涉及企业的多个部门、多个环节，贯穿于企业生产经营过程的始终，是企业中最重要的内部控制之一。构建科学、合理、有效的存货内部控制制度，有助于企业实现财务经营管理目标，保证存货信息资料的真实、完整，促进企业生产经营持续稳步健康地发展，最终提高企业的经济效益。

［1］阎德玉.会计制度设计［M］.北京:中国财政经济出版社，2008:184－185.

［2］郑洪涛，张颖.企业内部控制学［M］.大连:东北财经大学出版社，2009.

［3］胡世强.内部会计控制规范有问必答［M］.成都:西南财经大学出版社，2003:62－65.

［4］张跃进.企业内部会计制定设计［M］.北京:经济科学出版社，2002:181－187.