档案管理信息化建设的重要性

王洁颖

摘 要：当代档案管理工作是企事业单位的重要组成部分，能够给企业带来很大的帮助，为其全面管理提供参考和依据。如今，信息化的使用比较频繁，在档案管理中也有很多的应用，档案管理在其帮助下也有很大的发展和进步。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下薄础。该文就档案管理信息化建设的重要性进行了探讨，对其更好的建设提供了一些参考建议。

关键词：档案管理  信息化  档案资源

中图分类号：G27    文献标识码：A  文章编号：1674-098X（2014）11（b）-0203-01

1 档案和档案管理的现状

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。主要分为八种：文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。

档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其他文献管理活动样、包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。

档案管理目前因为其作用的凸显，开始受到越来越多的关注，加上现代技术的不断进步和更新，其发展步伐也是比较快的。但是同社会的发展相比，仍然有距离，导致了档案管理工作出现了问题，这些问题主要体现在档案队伍建设、领导的态度、档案工作的经费投入、档案设施的完善等等诸多方面，因为大家的档案意识并没有达到足够的高度，仍然有忽略档案重要性的情况存在。

2 档案管理信息化建设的重要性

档案信息化体系由档案信息资源建设、基础设施建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成，基础设施建设和档案信息资源建设两项内容尤为重要。档案管理重要性如下。

（l）档案管理信息化可以有效改善档案管理工作;（2）档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。（3）决策的及时，正确管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。

3 档案管理信息化建设的制约因素

《中华人民共和国档案法》实施以来，广大档案工作者依据《档案法》，依法治档，取得了很大成绩，但管理档案同时也遇到了很多阻碍，如下。

（1）档案人员的相对素质不高，工作待遇较低，这是档案管理工作受到的较大的阻碍。档案人员因为其专业要求比较高，且需要掌握其他的一些技能，对于工作人员素质的要求严格，可是我国的档案技术人员专业面比较窄，复合型的人才相对比较缺乏，因此，档案管理技术的应用普及仍然存在问题。

（2）档案信息安全问题是现代档案信息建设的基础问题。档案信息的安全性需要有足够的保障，档案信息系统是电子档案和文件等有价值信息的重要保障，其安全性直接影响额档案信息的安全性，这个问题也是制约了档案信息化建设进程的一个大难题。

（3）档案信息的开发和利用是档案价值得以体现的主要途径，而这一过程也受到了一定的阻碍，以至于，其价值不能够最大化的利用。现代科技和生产发展的爆炸式增长，信息的产生也是非常巨大的，因为每天都会有大量的信息数据产生，可是这些信息却还不能够很好的得到筛选和利用，我国主要停步于浅层的检索和查询，并没有很多关于利用的内容。

（4）档案管理信息化建设需要得到领导的支持。领导如果对档案信息管理工作不给予支持，那么工作很难开展，也会受到重重的阻碍影响。

4 档案管理信息化建设的具体途径

（1）对现有档案人员的知识结构进行调整，致力于提升整个队伍的素质。目前，我国档案管理机构能够以培养和引进的方式来对档案人员进行调配，提供多渠道的提升方式，给档案人员获取提升的机会，以自学、培训、深造为主要内容来进行队伍建设，提升他们的信息技术能力，获取更多的复合型管理人才，这样才能够达到现代档案管理的要求，对档案信息工作进行提升。

（2）以档案信息安全性和完整性来作为档案管理的命脉。档案信息设计很多的问题，因此安全性是其首先必须保证的。档案信息的安全受到软件、硬件等等的影响，还有信息的传播和利用，需要对这些方面给予重视，保证档案的完整性。

第一，安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手，以维护计算机系统的物理安全。硬件方面的问题可以通过技术于段来解决，在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安奈性把它作为一个重要的指标。第二，大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络建网时就应实行物理隔离，以保证网络的基本安全。还可通过数据库加密、用户分类、数据备份等手段保护计算机数据安全第气，在企业档案信息化建设中针对档案。信息系统实施等级保护的方法，通过企业物流、信息流运动中的重要性、完整性保密性及这此属性消失之后可能造成的损失，确定其应有的安全等级和信息安全要求，然后根据划分的信息安全要求确定信息系统是否在安全允许范围内运行，防止未受权者进行违规操作。

（3）对档案业务流程重组给予重视。档案信息化建设以网络为主要的大环境，计算机和网络技术是其主要的技术，在管理中需要经常涉及。传统的手工模式已经不适合使用，需要使用自动化的管理模式，以集成管理为主，这些变化都是非常重要的。

第一，档案信息收集以及档案管理模式的变化。数据的处理在文件处理的时候就已经完成，而后期需要将文件和档案管理进行结合，实现自动归档和统计的功能。第二，档案信息检索和利用的改变。网络给档案信息的利用提供了便利途径，在网络环境下进行分类、标引、编目等等工作，能够极大的提升工作效率。第三，档案的指导和编研工作虚拟化。信息技术是信息档案管理的基础，因为传统的档案管理影响，一时不容易转变，需要重新进行审视，转变思想，将业务流程和内容进行重新的组合，满足需求。

总之，目前的档案管理人员应该以档案的收集和管理为基础，继续保持该项工作的完成，同时对可提供的服务内容进行进一步的扩张，为不同群体提供针对性的内容，满足各方的需求，档案信息化建设也正是为了实现这一目标而建立的。endprint