刍议人力资源管理工作中人事档案管理的重要性

周丽红

[摘 要]在新时代背景下，企业之间的竞争主要是知识的竞争，在企业管理中的重点是对知识进行管理，人力资源管理是知识管理的重要内容，但在人力资源管理工作，人事档案管理对人力资源管理具有较大的影响作用，做好人事档案管理，可以有效的提高人力资源管理的质量和水平。本文就人力资源管理和人事档案管理进行从分析，对人事档案管理在人力资源管理工作中的重要性和现存的问题对人力资源的影响进行分析研究，以便探讨人事档案管理的优化措施，从而有效的提高人事档案管理在人力资源管理工作中的作用。

[关键词]人力资源；管理工作；人事档案管理；重要性

引言

人事档案是国家机构、社会组织在人事档案管理活动中逐渐形成的，主要是记录并反映个人经历、综合素养、工作表现，以个人为单位集中保存起来的以备查考的文字、表格等其他形式的历史记录。人事档案管理的质量对人力资源的开发和使用具有重要的作用。由于现今是知识经济时代，企业之间的竞争主要是知识的竞争、人才的竞争，因此，尤其需要注重人力资源管理，但人力资源管理工作中，人事档案管理是其核心内容，只有做好人事档案管理工作，才能够有效的提高人力资源管理水平和质量，从而使得人事档案管理在人力资源管理工作发挥出更加重要的作用[1]。

1.人事档案管理和人力资源管理分析

人力资源管理指的是通过结合一定的人力、物力，并以科学方法进行合理的培训、组织和调配，以便有效的确保人力、物力维持在一个相对稳定的最佳状态，通过对人的思想、行为、心理进行有效的控制和协调以及引导，从而有效的发挥出人的主观能动性，做到物尽其用，人尽其才，从而达到组织的目标。从本质上而言，人力资源管理的核心内容是对人进行管理。而人事档案管理指的是记录个人经历、工作表现、综合素养等相关内容的材料，其具有较强的真实性、现实性、动态性和机密性，是全面性的对人才进行考察和了解，对人才进行正确利用和调配的依据[2]。

2.人事档案管理在人力资源管理工作中的重要性

其一，为开发人力资源提供可靠的、真实的数据信息。通过相关人事档案可以对员工的人生经历进行动态的分析，可以充分掌握员工的过去和现在，同时可以对员工整体素养进行评价，以便对员工的发展潜能进行预测。人事档案可以将有价值的信息提供给企业，并帮助企业及时发现人才，并充分利用人才，以便避免对人才的埋没和压制。通过对人事档案的相关信息进行了解，可以对人才的使用进行扬长避短，充分的发挥出人才的作用。

其二，有利于合理的配置人力资源。通过人事档案充分了解人才的个人信息，并根据人才的实际情况制定出科学的管理方式。同时，人事档案管理的有效性能能够做到人力资源信息共享。当企业进行人力资源配置的时候，可以根据人才的不同特点和能力，因事择人，使得人才被合理的利用，将人才的优势充分发挥出来。

3.人事档案管理现存的问题对人力资源管理的影响

其一，目前，在人事档案管理中部分人才的个人信息具有作假的现象，例如档案中经常出现个人信息内容失真的现象，假学历、假年龄、假工龄等现象比较严重。这些不真实的信息将会导致人事部门无法对人才进行正确的评估，因此，对人力资源管理中涉及到的人员配置问题、解聘和退休等问题就无法进行正确的制定，同时对企业当前以及未来的人力资源配置需求预测具有重大的影响，严重者可能会使企业错过较好的发展机遇[3]。

其二，人事档案材料应该全面、客观、真实的反映一个人的面貌，然而部分人事档案材料比较单一，内容比较抽象简单，无法体现出个性特点，对企业选人、用人没有真正意义上的参考价值，会直接影响到员工的选拔和正常的晋升。同时，还会对员工工作的积极性具有一定的挫伤，对组织造成不必要的损失。另外，由于人事档案使用不够规范引起重建档案现象比较多，导致人事档案内容不够完整和统一，使得员工的真实面貌无法全面的反映出来，在一定程度上增加了人力资源管理的成本。

4.人事档案管理的优化措施

其一，优化人事档案管理制度，增强人事档案的真实性和动态性。在人事档案管理工作当中，需要及时对无法适应新形势、新情况的规章制度进行改革创新，在建立新的人事档案管理制度的时候，需要考虑到新形势的实际情况，建立科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案管理工作更加法制化。在档案材料管理的工作中，需要完善档案的传递、登记制度，并做好档案管理的动态性和考核工作。如果发现有遗漏丢失的情况，需要立即查找补缺，以便确保档案材料的完整性和统一性。

其二，有效的提高人事档案管理工作人员的综合素养。要想做好人事档案管理工作，首先，就要提高人事档案管理工作人员的综合素养。人事档案管理工作人员需要具备较高的政治素质、严格的组织纪律性和较高的职业道德水准。同时，还需要加强人事档案管理工作人员的思想建设和业务建设，扩充工作人员的知识，并对工作人员进行有效的培训，以便适应新形势、新要求的档案管理工作。

5.总结

人事档案管理是人力资源管理工作中重要的组成部分，只有将人事档案管理工作做好，才能够有效的提高人力资源管理工作的水平和质量，从而有效的促进企业的可持续发展。因此，在人力资源管理工作，人事档案管理起到至关重要的作用。需要对人事档案管理现存的问题进行有效的分析，以便制定出有效的解决措施，从而充分发挥出人事档案管理在人力资源管理工作中的作用。

参考文献：

[1]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2009，14（04）：145-146.

[2]林海英，刘树清.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].黑龙江档案，2009，13（06）：112-113.

[3]段晓亮，崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].当代经济，2009，24（20）：136-137.