浅谈商业银行档案管理

牛娟娟

（新疆沙湾农村商业银行股份有限公司　新疆沙湾　832100）

浅谈商业银行档案管理

牛娟娟

（新疆沙湾农村商业银行股份有限公司新疆沙湾832100）

金融全球化是一种不可阻挡的趋势，它为世界经济的发展带来了活力，也对发展中国家的金融体系产生了巨大的影响。在对中国经济和金融发展带来了机遇，有利于吸引外资和先进的金融运作经验引入国内，提高金融效率，增强核心竞争力。同时也制造了金融风险环境，加剧了银行的脆弱性，加大了金融监管的难度，对银行业的发展提出了严峻的挑战。银行档案是银行的重要信息资源，加强档案管理，对银行业的发展具有十分重要的理论意义和实践价值。

商业银行银行档案档案管理

银行是现代金融业的主体，是国民经济运转的枢纽。作为金融业的核心，银行档案密切地关系到客户、企业法人、公共利益和组织的权益，关系到银行发展前景和保障自身权益，更关系到国家金融安全和社会稳定。随着经济社会的高速发展，国家对于金融产品和金融交易的安全性要求越来越高，因此，银行业对银行档案，特别是对最核心的业务档案管理的安全性和稳定性方面提出了更高的要求。

一、商业银行档案管理现状

（一）现状分析

某商业银行的前身是农村信用合作社，它是通过股份制改造成为商业银行。目前商业银行的档案分类，主要有文书、会计、基建、声像、照片、实物档案等类；其机构设置的一般情况是，银行总行办公室下设有综合档案室，负责各类档案的统一管理；设有专职和兼职档案员；在保管方式上，银行档案采取由总行集中统一保管的方式；档案工作评级情况，XX银行正在积极准备新疆维吾尔自治区档案工作二级评定相关工作；档案数字化情况，XX银行的档案管理使用了档案管理系统软件，档案目录实现了数字化，对永久保管的档案实物进行了扫描归档。

1.业务的扩展带来档案管理的多元化与复杂化。近年来，受国际经济、金融环境变化的影响，国际银行业经历了一个金融创新的高潮。大量的金融新业务被创造出来，商业银行的业务范围得到了极大拓展，银行业的混业经营已成为一种全球性的发展趋势。业务拓展是商业银行持续发展的关键，各大银行业务的创新相继出现，如黄金业务、基金理财业务、投资业务和中间业务等新品种，同时大量银行业务文件材料也随之产生。在市场经济环境下银行内部控制和审计工作逐步加强，金融分线管理受到高度重视，由此也形成了大量银行内部管理档案。甚至一些商业银行的档案库房面积的增长速度还是赶不上档案数量的增加。

2.机构的转型带来的档案管理难度。新时期、新形势下，伴随着金融领域改革步伐的迈进，商业银行档案工作虽然取得一定成绩，但仍存在不足和短板。同时，档案管理工作中管理体制、管理方式、管理模式、管理流程、管理队伍、管理设施等方面也暴露出一些问题。这些问题涵盖管理活动的各个环节，并且对档案管理工作的开展形成不小的阻力。

3.信息化的快速发展对商业银行档案管理带来的冲击。随着信息技术的变革和企业管理的创新也对企业档案管理提出了挑战。银行业务的发展加快了银行业务档案信息化的推进速度，也对档案信息化建设提出了更高更严格的要求。业务的迅速拓展在一定程度上制约了银行档案信息化建设的进程。

4.商业银行的快速发展使档案人员严重不足。当前的银行业务档案管理，仍然处于被动局面。由于业务档案的收集、整理、编目、保管等基础工作的滞后或脱节，使得业务档案的数字化和档案著录数据库建设无法正常地开展，以至档案信息化系统难以正常运行；同时也使得档案人员不得不应付积存档案，难以集中精力投身于档案信息化发展和信息资源开发利用中去；日积月累，积重难返，要使商业银行档案管理工作步入正轨更是难上加难。

（二）当前银行档案管理存在的问题

1.档案意识薄弱。首先是领导对档案工作的重视和支持程度不够。从形式上看是一项软任务，因此在领导繁多的重要议事日程上难以占据优先位置，存在着重业务，轻档案的倾向。

其次，干部员工对档案工作认识不足。由于对档案工作的认识不足，致使一些兼职档案人员仅将收集的票证资料简单装订就算完事，真正从事档案工作时间少之甚少，更谈不上归档质量以及档案的开发利用了。

2.档案利用效率低下。保管档案是开发利用的前提，而利用又是档案工作的重中之重。平时的实际工作中，对档案都是重管理，轻利用，只注重收集、整理、保管等环节，而忽视了对档案资源的开发利用。

3.档案提供利用服务不到位。服务手段落后，缺乏横向交流。虽然大多数档案已引进计算机等先进设备，但档案的加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段，档案信息资源相对封闭，在开发利用上没有很好的展开横向协作交流。

4.档案信息资源开发不力。档案编研存在重整编、轻研究深化的现象，缺乏深层次的、能紧跟社会经济发展，满足市场需求以及切合社会热点问题，适应社会形势的编研成果。

5.信息交流平台不畅。商业银行档案查阅利用只能通过档案管理人员查阅，缺乏一个安全、通畅、共享的信息交流平台，反而抑制了银行档案的利用、交流。

二、商业银行档案的重要作用

商业银行在整个经营管理过程中积累的档案资料，是对经济社会发展历程的真实记录，是对社会文明的传承，是整个社会的宝贵财富，其价值主要体现在：

1.通过管理档案来记录经营管理活动全过程。银行档案人员通过连续地对记录在各种载体（如纸质、胶片、光盘等等）上的各门类档案的收集、整理、鉴定、保护、利用，能够使银行档案真实、全面、系统地再现银行经营管理活动。

2.档案是提供服务的保障。银行档案所具有的专业内容，若再加上专业化的管理，就能在银行的经营管理工作中起到服务、保障等关键作用，为业务人员办理业务、为商行领导的决策、信贷资产管理、资产保全、债权追索、各类经济案件的清查等提供了原始翔实的依据，更为防范和化解金融风险、提升优质文明服务发挥了重要的作用。

3.通过整理档案促进内部控制。银行档案的收集、整理、交接、利用过程，就体现为对本单位经营管理活动的监督和控制。在案件查处和责任追究工作中银行档案具有的举证作用，又促进了银行的依法合规经营和工作效能的提升。

4.维护银行自身与客户的合法权益。业务档案是银行资产和权益的重要凭证，完整齐全的档案有利于维护银行自身与客户的权益，明确地处理业务纠纷，并有效地防范和化解风险。

5.通过档案编研来弘扬企业文化。通过银行的文书档案、照片档案、声像档案和实物档案的梳理、编研，可以宣传银行的悠久发展史、良好信誉度和骄人的业绩，有利于银行树立良好的社会形象，增强市场竞争力。同样，通过对档案的整理，可以开辟专门的行史陈列室或荣誉陈列室，通过定期的参观来教育员工，增强他们的责任感和使命感，激励他们为企业未来发展献计献策，积极投身到企业壮大发展的队伍中。

三、加强商业银行档案管理的对策

商业银行的档案工作，不同于银行的业务经营，不能给银行带来直接的收入和利润，相反还需要耗费银行一定的人力、物力和财力。在商业银行追求银行价值最大化、股东回报最大化这一新形势下，如何平衡实现银行收益最大化与发挥银行档案在经营管理中价值最大化两者之间的关系，是所有银行档案从业人员职责所在。具体要做好以下几个方面的工作。

1.增强全行员工的档案意识。一方面，要及时搜集本行各类档案的利用效果，积极宣传利用档案成功维护银行权益、为银行经营管理提供优质服务的典型事例，使全行员工了解银行各类档案的内容、作用和收集范围，在日常工作中自觉做好档案的收集整理工作；另一方面，档案室可以采取定期、不定期或集中征集的方式，面向全行员工征集能够记录本行历史、主要职能活动和各项业务发展，具有保存价值的照片档案、实物档案和音像档案，并为员工利用本行档案提供便利。通过这些活动，增强全行上下对档案工作的参与意识和积极支持。

2.经营业绩和档案管理要两手抓。由于档案发挥其价值的间接性，若商业银行只重视经营管理，而没有给予档案工作相应的重视与支持，档案工作就会制约业务发展和风险控制的发展，最终必然影响本单位经营管理整体水平的提高。为促使商业银行各项工作的健康良好开展，应当做到两手抓，建立与现代商业银行发展相适应的银行档案管理体制，从实际出发，因“行”制宜，建立相应的档案工作机构。档案工作应同业务工作一样同计划、同检查、同落实、同总结，将基层支行的档案工作完成情况纳入绩效考核中去，与业务工作一样同步发展，共同提高。

3.增强服务意识，提高服务质量。档案工作只有贴近本行业务，增加服务功能，提高信息服务质量，才能提高档案工作的地位，赢得本行各部门对档案工作的支持。首先，在服务内容上要紧紧围绕商业银行经营发展的需要，优化档案结构，丰富资料种类，积极开发档案信息资源；其次，在服务方式上银行档案部门可以发挥自身档案品种齐全、时间连续、分类科学、检索方便的优势，为领导科学决策献计献策，为各业务口经营需要提供准确、高效、快捷的数据资料。

4.提高从业人员素质。档案工作是一项非常重要的工作，同时也是一项繁琐而又默默无闻的工作。全面加强商业银行系统档案的管理，首先要注意挑选既熟悉银行财会业务，又热爱档案工作的员工来担任档案员；其次要保持档案人员的相对稳定；第三要不断提高档案人员的业务水平。通过组织外出参观学习交流、开展档案工作检查评比等方式，提高档案队伍的整体素质和凝聚力，促进档案工作顺利开展。

5.大力开发档案资源，编研特色材料。在内容上服从于本行的市场竞争策略和发展战略，形成自己有别于同业的独特优势。编研材料要紧密围绕经营管理活动，关注业务发展动态和市场热点，跟踪主流媒体宣传重点，使编研内容客观翔实，题材广泛。同时优化档案结构，丰富资料种类，通过对银行档案资源的深度挖掘和充分利用，使之为银行带来经济效益和社会效益，不断为银行创造价值。

6.优化服务，加强协作交流。（1）大力宣传室藏，亮出家底，有针对性地开展档案陈列展览，开展咨询服务等。（2）要加快网络化建设，将档案文献转化为档案信息数据库，使用户能方便快捷地利用档案信息资源，从而提高档案的服务能力。（3）加强协作交流，建立档案协作小组，定期或不定期开展协作组活动，探讨和交流档案工作。（4）建立计算机检索系统，编制多种检索工具，增加检索途径，最大限度地揭示档案信息，以满足从不同角度查找档案的需求，为档案利用提供条件，使档案的开发利用更方便、快捷、准确、及时，从而更好地提高工作效率和服务质量。

［1］孙红秀.商业银行档案管理现状研究.

［2］张玉芬.银行档案管理的问题与对策.

［3］李良军.浅谈商业银行会计档案管理现状.

［4］李贵义.商业银行档案工作的价值创造.

［5］曹宏.浅谈如何做好银行档案管理工作.