浅议区属综合档案馆现存主要瓶颈及对策

马 晶

（昌邑区信访局信息中心，吉林 吉林市 132002）

浅议区属综合档案馆现存主要瓶颈及对策

马 晶

（昌邑区信访局信息中心，吉林 吉林市 132002）

现行编制体制下，作为区委、区政府直属事业单位的区综合档案馆，肩负着全区重要档案资料的集中保管以及向社会提供服务的双重职能，但由于省、市档案管理配套资金的缺位，以及档案环境、档案意识、档案开发、档案服务等事项的不完善，区属综合档案馆长期处于业务、人才、经费等困境，而难以创新履职。要改变这种状况，必须直面瓶颈、主动作为、多方努力。

区属综合档案馆；资料；服务

1　区综合档案馆现存主要瓶颈

1.1档案环境有待改善

区综合档案馆大多仅限于档案的收集、整理和利用，再加上人们档案意识的弱化，只有涉及某个现实问题时，才会意识到档案管理部门的存在和功用。民众档案意识不足，既是个体认识问题，更是档案意识欠缺的间接外化。

1.2专业人才相对匮乏

区档案馆多建于20世纪80年代，属于区属事业编制单位，档案馆员工虽然多具有档案通道职称，但档案科班出身的员工较少，兼通档案与计算机专业的人才更少。很多处身一线档案管理岗位的员工，自身档案意识也相对缺乏。

1.3经费保障捉襟见肘

区综合档案馆的经费完全依靠财政投入，其主要职责包括档案收集、整理和服务。面对档案数字化管理与服务新趋势，档案馆需要专业人才和先进设备的投入，将大量传统纸质档案进行数字化转换和存储，经费的缺少导致这一工作严重滞后。

1.4基础业务难以展开

服务经济、服务社会是区档案馆的新职责与服务理念，例如为了营造良好的招商引资环境，区档案馆主动将服务平台延伸至新驻企业，指导其建立完善企业档案制度，指导农村档案室建设等，但在实际施行过程中也受到许多现实因素的影响，档案馆基础业务开展受阻。

2　区综合档案馆破解瓶颈对策

2.1主动作为，靠作为赢地位

有作为方能有地位，面临当前的档案发展环境，与其在被动中坐等环境利好，不如直面困境、主动作为。只要心存档案事业，自觉将档案工作融入到服务民生、服务经济的大局中，不计得失，甘于奉献，一定能得到组织和服务对象的一致认可。虽然区档案馆的主动作为即便付出再多，也多是默默无闻的幕后工作，但这也恰好体现出档案工作与其他工作的区别，也是档案工作者的光荣所在。

2.2一岗多责，提高员工素质

区综合档案馆编制少，包括史志科在内，一般不超过12人，每个人的专业、经历各不相同，平时基本分工明确、各司其职，有时史志科遇到突发状况需要人手，还要抽调人选兼顾，再加上区档案馆自身数字化档案转换等大量工作，使一线员工长年处于满负荷工作状态。档案馆可以实行定期轮岗制度，让员工在一岗多责、定期轮岗中，不断提高自身专业技能，确保员工临时请假或休假时，其他同事能够代替完成任务，一岗多责、定期轮岗的益处，还可促使员工不断尝试新业务，克服职业倦怠。

2.3靠前服务，夯实村级档案

近年来，旨在服务经济领域的档案管理，也纳入区档案馆的服务职能，如在招商引资的过程中，为所引进的企业建立档案；在为乡镇服务的过程中，针对村档案室管理不规范问题，加强指导、规范建档。目前，村档案室的管理最为混乱，也是当下亟需规范的，需要归档、建档的档案很多，应安排熟知档案管理要求的人员及时开展归档、建档工作，以便日后查询使用。

2.4延伸平台，规范基层档案

因层次、实力的不同，各区档案馆数字化进程差异很大。近年来，文件材料多采用电子版本，收集时只需统一版本即可，无须另行数字化处理；而早期档案，因为人员变更和电脑过期文件的清理等原因，移交到区档案馆的文件材料多为纸质档案，需要大量的人力、物力投入，进行数字化转换、存档。基区档案馆应该有计划地深入所属基层单位，当面指导归档范围、归档要求、移交要点等细节。从基层的档案源头规范要求，方便后续工作开展。

2.5对接网络，升级服务平台

数字化档案有其先进性的一面，如以婚姻档案为例，未进行数字化管理前，要查找结婚登记档案比较麻烦，要先查目录，再查卷宗，如果当事人不知道相关有效信息作为索引，卷宗查找更是难上加难。婚姻档案实行数字化管理后，只要在检索里输入当事人姓名，即可迅即调出若干相近人名，包括同音、重名者，并从中确认要找的人，实现高效、准确的档案查询。数字化并非档案管理的最终目的，而是为了对接网络、服务经济、服务民生。当前区档案馆网络建设最为紧迫的任务，就是正视现实、着眼重点、对接网络、深化服务。

2.6区分主次，分批数字转换

相比规模承揽、专业团队、高效运转的市档案馆，区档案馆既缺乏经济实力，也没有人才优势，两者差距不可同日而语。因缺乏经费，无法招聘工作人员，只能依靠本馆员工日夜辛劳、处理进程缓慢。以婚姻档案为例，将历年婚姻档案逐一扫描后，将电子版本按时间排序，存入数字化硬盘，并编入电子版目录。这项业务工作量太大，短时间内很难完成，再加上设备有限、业务繁杂，还要兼顾各种随机性工作，数字化进程开展缓慢，只能着眼需求、区分主次、分批分期循序转录。

主要参考文献

［1］杨霞.综合档案馆档案利用与公布中的问题及对策分析［J］.档案学研究，2010（5）：50-54.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.160

G279.27

A

1673-0194（2015）08-0210-01

2015-02-11