电网建设项目档案管理信息化

龚 顺

（广东电网有限责任公司清远清新供电局，广东 清远 511800）

电网建设项目档案管理信息化

龚 顺

（广东电网有限责任公司清远清新供电局，广东 清远 511800）

信息化技术不仅改变了人们的生活方式和管理手段，而且让很多企业开始使用计算机来进行档案管理的工作，但传统的档案管理方式让企业浪费了不少资源。因此，信息化技术让电力企业的档案管理工作变得迅速高效，且更为准确。

电网建设；档案管理；信息化

1　档案管理信息化建设

1.1档案管理的含义

档案管理又称作档案工作，是指档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是档案的收集、整理、统计等的一种活动。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。随着档案管理现代化的发展，将对档案管理工作的结构产生新的影响。

1.2信息化建设概述

随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，企业信息化已成为能够实现可持续化发展和提高市场竞争力的重要保障。信息化建设包括了企业规模，电话通讯、网站和电子商务方面，在客户资源管理、质量管理体系方面的建设成就等。随着信息技术在企业中的应用的不断深入显得越来越重要，未来甚至许多企业就是只依靠信息化建设而生存。

1.3档案管理信息化的作用

1.3.1档案信息化作用

（1）资源共享。不管是电网企业还是其他行业，有时候对于相关的档案可能会被不同部门随时查阅，甚至是同时查阅。将档案同时共享给所需的不同部门，不但提高了工作效率，而且节省了人力和时间。

（2）提高效率。在项目档案管理的工作中，常常会需要对相关的文件进行及时的记录。只需要在计算机内录入指令便可快速完成，大大地减少了工作量和工作时间，提高了工作效率。

1.3.2档案信息化的实际应用

省公司在2002年创立OA系统，实施信息化技术的管理方式。对于电网建设项目的档案管理的收集、移交、归档等操作都可以进行全过程管理，具有巨大的灵活性。实施后，减少了管理人员的重复工作，且大大地提高了企业的信息管理水平。同时，也方便不同部门在网上查找档案资料，极大地节约了时间和费用。

2　项目档案整理要求

第一，归档文件材料应以原件归档，不得使用复印件（立项批复文件及不能粘贴的设备、材料合格证的复印件等除外），文件材料幅面要求采用A4纸（297 mm×210 mm）尺寸。

第二，文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批。

第三，归档的竣工图必须是设计单位重出的工图。

3　项目档案移交归档管理流程

3.1项目档案移交时间、移交数量、移交内容

第一，各参建单位在工程竣工投产后45天内向建设单位移交项目档案；移交数量为一式两套原件；移交内容分别是文件材料、竣工图、照片、OAK电子目录及电子化移交数据及光盘（OAK电子目录数据、电子化移交数据及数码照片）的人，建设单位在45天内，汇总全套项目档案（已通过项目档案内部验收，并整改合格）移交档案室。第二，建设单位在项目立项、设计、建设准备、建设实施、竣工验收、后评价各阶段完成后20天内，同步移交相应阶段的项目文件。

3.2项目档案移交归档3个步骤

3.2.1各职能部门向业主项目部移交

移交人：相关职能部门项目档案移交人签字盖章。审核人：相关职能部门负责人签字盖章。移交手续：基建项目档案移交表、移交清册、案卷移交目录等。

3.2.2各参建单位向业主项目部移交

移交人：参建单位项目档案移交人签字盖章。审核人：参建单位负责人签字盖章。移交手续：基建项目档案移交表、移交清册、案卷移交目录、卷内目录（各文件按顺序装订成册，一式两份，交接双方各存一份）。

3.2.3业主项目部向档案室、运行单位移交

（1）应在45天内汇总全套项目档案（包括项目的文件材料、竣工图、声像资料及OAK电子目录数据、数据刻录光盘）。

（2）汇总完毕后，向档案室、运行单位移交。

（3）档案室检查项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求，符合要求的，在电网建设项目档案移交表及移交清册上的 “接收人”上签字盖章。

4　档案管理信息化建设的好处

4.1以信息化档案为重心，科学运用网络整理方式

信息化在各个行业的应用和普及，推动了数字化的进步，也为基建档案的整理提供了捷径。档案管理人员不用再手动整理海量的档案，这为档案信息管理注入了新的力量。在基建档案整理信息化的过程中，需要采用科学的方式进行统一格式、统一标准的网络归档，这样才能提高信息化档案的便捷性，达到预期的效果和资源共享的目标，也可以为以后基建档案的科学使用提供可靠的服务。

4.2安全完整性

随着信息化技术逐渐进入到项目档案管理工作中，其工作制度也要适当的与时代发展相呼应，要符合其信息技术发展需要的制度。在实际的操作中，所有部门都要按照规章制度按时地将工程建设中的所有文件及时分类、整理和归档，再利用信息化技术上传到系统之中，确保档案的安全完整性。

主要参考文献

［1］丁艳娟.基于信息化环境的电力企业档案管理［J］.才智，2012（10）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.163

G270.7；F426.61

A

1673-0194（2015）08-0213-01

2015-02-17